合同签订审核与风险管理记录表

合同签订审核与风险管理记录表工具指南一、适用场景与背景说明本工具适用于各类企业、事业单位或其他组织在合同签订全流程中的审核与风险管理场景，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等多种类型。通过系统化记录审核过程、风险点及应对措施，可帮助组织规范合同管理流程、防范法律与商业风险、明确责任分工，保证合同条款合规、权责清晰，保障企业合法权益。主要使用场景包括：业务部门发起合同申请时，需同步提交审核与风险评估材料；法务、财务、风控等部门协同开展多环节审核时，记录各环节意见与结论；合同签订后对风险防控措施执行情况进行跟踪与归档。二、合同签订审核与风险管理全流程操作指南步骤1：合同发起与资料准备责任主体：业务部门经办人*操作内容：根据业务需求确定合同类型（如采购、服务、租赁等），收集合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人*、联系方式等），核实合作方主体资格（如营业执照、行业资质证书、授权委托书等，保证在有效期内且与合同主体一致）。起草合同文本，明确合同核心要素：标的（名称、规格、型号等）、数量、质量标准、价款或报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、保密条款等。填写《合同签订审核与风险管理记录表》中“合同基本信息”部分，连同合同草案、合作方资质文件、业务需求说明等资料，提交至业务部门负责人*进行初步审核。输出结果：完整的合同草案及配套资料、《记录表》初稿。步骤2：业务部门初步审核责任主体：业务部门负责人*操作内容：审核合同内容与业务需求的匹配度：标的、数量、价格等是否符合业务目标，履行期限是否满足项目计划。核实合作方商业信用：通过公开渠道（如国家企业信用信息公示系统）查询合作方是否存在经营异常、失信记录或涉诉情况，评估履约能力。检查合同条款的完整性：是否遗漏核心业务条款（如验收标准、交付时间、付款条件等），是否存在明显偏向合作方的“霸王条款”。在《记录表》“审核流程记录”中填写审核意见，明确“通过”“不通过”或“修改后通过”，并反馈至经办人*。输出结果：业务部门审核意见、《记录表》更新版。步骤3：法务部门专项审核责任主体：法务专员*操作内容：法律合规性审核：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求，重点关注主体资格、权利义务对等性、违约责任、争议解决方式（如仲裁/法院管辖约定是否明确）等。风险条款排查：识别潜在法律风险点（如格式条款无效风险、知识产权归属不明、不可抗力范围界定模糊等），提出修改建议（如补充“合同解除条件”“数据安全条款”等）。文本规范性审核：保证合同文本表述清晰、无歧义，关键术语定义准确，附件与内容一致。在《记录表》“审核流程记录”中详细记录法律风险点及审核意见，对高风险条款需标注“重点关注”并说明理由。输出结果：法务部门法律意见书、《记录表》法律风险记录。步骤4：全面风险评估责任主体：风控部门（或跨部门评估小组，由风控专员*牵头，业务、法务、财务人员参与）操作内容：风险类型识别：综合业务、法律、财务等信息，识别合同全生命周期可能存在的风险，包括：法律风险：条款违法、主体不适格、诉讼纠纷等；商业风险：市场价格波动、合作方履约能力不足、需求变更等；财务风险：付款方式不合理、资金安排不足、税费承担不明等；操作风险：审批流程遗漏、档案丢失、信息泄露等。风险等级评估：根据风险发生概率及影响程度，将风险划分为高（可能造成重大损失或法律纠纷）、中（可能造成一定损失或履约障碍）、低（影响较小且可控）三级。应对措施制定：针对高风险点制定具体防控措施（如要求合作方提供履约保函、增加“质量保证金条款”等），明确责任人与完成时限。在《记录表》“风险评估详情”中填写风险类型、描述、等级、应对措施及责任人。输出结果：风险评估报告、《记录表》风险防控方案。步骤5：财务部门审核责任主体：财务经理*操作内容：金额与资金安排审核：核对合同价款、税费、支付方式（如预付款、进度款、尾款比例）是否符合企业财务制度，评估资金流动性风险。成本效益分析：对于大额合同，分析总成本与预期收益的匹配度，避免超预算支出。票务与税务合规性：检查发票类型（如增值税专用发票）、税率、开票时间等约定是否符合税法规定。在《记录表》“财务审核信息”中填写审核意见，重点标注资金风险点及修改建议。输出结果：财务审核意见、《记录表》财务信息确认。步骤6：最终审批责任主体：分管领导（或根据合同金额确定审批层级，如总经理、董事会*）操作内容：综合业务、法务、风控、财务部门的审核意见，评估合同整体风险与收益平衡性。重点审批高风险合同（如金额超限、涉及重大合作、存在法律纠纷隐患的合同），保证风险可控且符合企业战略利益。在《记录表》“最终审批”栏签署审批结论（“批准签订”“否决”或“修改后重新审核”），明确审批意见。输出结果：最终审批文件、《记录表》审批结论。步骤7：合同签订与记录责任主体：业务部门经办人、法务专员操作内容：根据审批意见修改合同文本，保证所有审核意见落实到位，最终版本由双方法定代表人*或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）。在《记录表》“合同签订信息”中填写签订日期、签订地点、合同份数及持有方信息，同步更新合同台账。将签订完成的合同文本、审批材料、风险评估报告等整理归档，扫描件至企业合同管理系统（如有）。输出结果：正式合同文本、《记录表》归档信息。步骤8：归档与跟踪责任主体：档案管理员、业务部门跟进人操作内容：合同签订后30日内，将合同正本（至少2份）及配套资料（附件、审批记录、沟通函件等）移交档案管理部门，归档时标注“合同编号”及“保密等级”。业务部门负责跟踪合同履行情况（如交付进度、质量验收、付款节点等），发觉履约异常（如延迟交付、质量不达标）时，及时启动风险应对措施，并在《记录表》“履行跟踪”中记录处理过程及结果。合同履行完毕或终止后，档案管理员办理注销手续，相关资料保存期限不少于10年（重要合同建议永久保存）。输出结果：合同档案、《记录表》履行跟踪记录。三、合同签订审核与风险管理记录表（模板）合同基本信息合同编号（企业统一编码，如“HT-2024-X”）合同名称（如“项目采购合同”“服务合作协议”）合同类型□采购□销售□服务□租赁□合作□其他_________甲方（采购方/委托方）名称：____________________地址：____________________联系人*：________乙方（供应方/服务方）名称：____________________地址：____________________联系人*：________签订日期______年_月_日合同金额大写：____________________小写：￥_________合同期限______年_月_日至______年_月_日履行方式□一次性交付□分期履行□按阶段验收□其他_________附件清单1.________________________________________2.________________________________________审核流程记录审核环节审核人（姓名*+岗位）业务部门初步审核法务部门审核风险评估财务部门审核最终审批风险评估详情风险类型风险描述法律风险（如：“争议解决约定为‘由甲方所在地法院管辖’，但未明确具体城市”）商业风险（如：“合作方过往3年有2次延迟交付记录”）财务风险（如：“预付款比例超30%，存在资金回收风险”）操作风险（如：“合同未约定资料保密范围，可能泄露商业信息”）财务审核信息审核人财务经理*审核日期______年_月_日金额准确性□是□否（备注：____________________）付款方式□一次性□分期（说明：____________________）税费承担□甲方承担□乙方承担□双方约定（____________________）资金安排□符合预算□需调整预算（备注：____________________）其他备注特殊条款说明（如：“知识产权归属：乙方提供的技术成果归甲方所有”等）沟通记录摘要（如：“2024年X月X日，法务与乙方沟通修改违约责任条款”）其他需说明事项归档与跟踪信息归档日期______年_月_日归档人档案管理员*档案编号（企业档案编码规则）履行跟踪记录（如：“2024年X月X日，乙方交付第一批货物，验收合格”等）异常情况处理（如：“2024年X月X日，因质量问题延迟验收，已启动违约条款”）四、使用要点与风险防控提示（一）审核核心要点主体资格审查：严格核查合作方营业执照、资质证书（如行业准入许可）、授权委托书（签字人需有合法授权），避免与“皮包公司”或无资质主体签约。条款完整性：合同必备条款不可遗漏，包括标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等，避免因条款模糊导致纠纷。法律合规性：法务需重点审核格式条款（如“最终解释权归甲方”等可能被认定为无效的条款）、管辖约定、知识产权归属等，保证符合最新法律法规。（二）风险防控措施标准化流程管理：制定《合同管理办法》，明确各环节审核职责、时限（如法务审核不超过3个工作日）及审批权限，避免流程遗漏或越权审批。动态风险库建设：定期梳理历史合同纠纷案例，更新风险类型库（如新增“数据安全风险”“跨境合规风险”等），提升风险识别精准度。痕迹化管理：所有审核意见、修改记录、审批文件需书面或电子留存，保证可追溯；重要合同需通过企业OA系统线上审批，避免纸质文件丢失。跨部门协同机制：建立业务、法务、财务、风控“四方联审”机制，对高风险合同（如金额超100万元/涉及核心业务）召开专题评审会，集体决策。（三）特殊情况处理紧急合同流程：对紧急业务（如突发采购需求），可启动“绿色通道”，由业务部门负责人*书面说明紧急原因，先经法务快速审核核心条款，后补办完整审批手续，但法律风险评估不可。合同变更管理：履行过程中需变更合同内容（如数量、价款）时，应重新履行审核流程，签订《补充协议》，并在《记录表》中记录变更原因及双方确认结果。纠纷处理：发生合同纠纷时，业务部门需第一