企业合同审批与签订标准化流程表

企业合同审批与签订标准化流程表一、适用范围与核心价值本流程表适用于企业各类业务合同的审批与签订环节，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、保密协议等。通过标准化流程，可规范合同管理全流程，明确各环节职责，降低法律风险与操作失误，保证合同条款合规、权责清晰，同时提高审批效率，保障企业合法权益。二、标准化操作流程详解步骤1：合同发起与资料准备责任人：业务部门经办人（如销售专员、采购专员等）操作说明：业务部门根据合作需求，与对方初步沟通合同核心条款（如标的、数量、价格、履行期限等），起草《合同（草案）》。准备配套资料：对方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书等）、前期沟通记录、需求说明（如采购需求、服务范围等），保证资料真实、完整。填写《合同审批申请表》，注明合同名称、编号、对方主体、合同金额、核心条款、预计签订时间及业务部门意见，提交至部门负责人初审。输出物：《合同（草案）》《合同审批申请表》、对方主体资格证明等资料。步骤2：部门初审责任人：业务部门负责人（如销售部经理、采购部经理）操作说明：审核合同业务需求的合理性：是否符合部门年度计划、预算范围，是否满足企业战略目标。审核合同核心条款的初步匹配性：如价格是否在授权范围内、履行期限是否合理、交付标准是否明确等。审核配套资料的完整性：保证对方主体资格有效、需求依据充分。初审通过后，在《合同审批申请表》中签署意见，连同合同草案及资料提交至法务部门；若不通过，注明修改意见退回业务部门调整。输出物：部门负责人签署意见的《合同审批申请表》、初审通过/退回的合同草案。步骤3：法务审核责任人：法务专员/法务部门负责人操作说明：审核合同合法性：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在法律风险（如无效条款、权责不对等、争议解决方式不明确等）。审核条款严谨性：重点审核标的描述是否清晰、权利义务是否对等、违约责任是否明确、保密条款是否完备、知识产权归属是否清晰等。审核对方主体履约能力：必要时通过企业征信平台查询对方信用状况，评估履约风险。法务审核通过后，在《合同审批申请表》中签署意见；若存在法律风险，出具《法务审核意见书》，列明修改建议并与业务部门沟通调整，直至符合要求。输出物：法务签署意见的《合同审批申请表》、（若有）《法务审核意见书》。步骤4：财务审核责任人：财务经理/财务部门负责人操作说明：审核合同财务条款：付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、付款节点、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、税费承担等是否符合企业财务制度。审核资金安排：合同金额是否在预算范围内，资金支付计划是否合理，避免企业现金流风险。审核财务数据准确性：如合同金额大小写是否一致、价格构成是否清晰（含税/不含税）等。财务审核通过后，在《合同审批申请表》中签署意见；若存在财务风险（如超预算、付款方式不合理），提出修改意见并退回业务部门调整。输出物：财务签署意见的《合同审批申请表》。步骤5：分管领导审批责任人：业务分管领导（如分管销售/采购的副总经理）操作说明：综合审核合同的业务价值、风险控制及资源匹配度：如合同是否对企业业务拓展有积极作用，风险是否可控，跨部门协作是否顺畅。审核合同金额是否在其审批权限内：若超出权限，需提交至总经理/总经理办公会审批。审批通过后，在《合同审批申请表》中签署意见；若未通过，注明意见并退回至业务部门重新评估或调整。输出物：分管领导签署意见的《合同审批申请表》。步骤6：总经理/授权代表审批责任人：总经理/授权副总经理（根据企业《合同管理办法》规定的权限）操作说明：对重大合同（如金额超过XX万元、涉及核心业务或重大战略合作的合同）进行最终审批，重点关注合同对企业整体战略、经营目标及长期利益的影响。审核合同审批流程的完整性：保证所有前置环节（部门初审、法务、财务、分管领导）均已通过审核。审批通过后，在《合同审批申请表》中签署“同意签订”意见；若需进一步调整，指定调整方向并退回相关部门。输出物：总经理/授权代表签署意见的《合同审批申请表》。步骤7：合同签订与用印责任人：行政部/综合管理部（用印管理）、业务部门经办人（对接签订）操作说明：业务部门根据最终审批通过的《合同（草案）》，与对方协商确定最终文本，保证双方版本一致（若为多页合同，需加盖骑缝章）。行政部/综合管理部核对《合同审批申请表》及审批流程完整性，确认所有审批人签字齐全后，按规定办理用印手续，严禁“先盖章后审批”或“空白合同盖章”。合同签订份数：一般至少一式三份（企业留存、对方留存、财务/法务归档各一份），根据需要增加份数（如需业务部门备案）。签订完成后，业务部门及时将合同正本移交至法务或财务部门归档。输出物：正式签订的合同文本（加盖双方公章/合同专用章）、用印登记记录。步骤8：合同归档与执行跟踪责任人：法务部/行政部（归档管理）、业务部门（执行跟踪）操作说明：归档：法务/行政部将合同正本、审批资料、对方主体证明等整理成册，编号归档，建立《合同管理台账》（记录合同编号、名称、签订方、金额、履行期限、归档日期等），便于后续查询。执行跟踪：业务部门负责合同履行跟踪，如交付进度、款项收付、质量验收等，及时记录履行情况；若出现违约或履行异常，需第一时间上报分管领导及法务部门，启动争议解决程序。输出物：《合同管理台账》、合同履行记录、（若有）争议解决文件。三、合同审批与签订流程表模板合同基本信息合同编号（企业统一编号规则，如“HT-年份-部门-序号”，例：HT-2024-销-001）合同名称例：《XX产品销售合同》《XX项目服务合同》合同类型□采购□销售□服务□租赁□保密□其他_________对方主体名称对方统一社会信用代码合同签订地合同金额（大写）合同金额（小写）合同履行期限自_年_月_日至_年__月__日核心条款摘要标的：________；数量：________；价格：________；付款方式：________审批流程审批部门/责任人审批意见签字/日期备注业务部门初审部门负责人*法务审核法务专员*（附《法务审核意见书》）财务审核财务经理*分管领导审批分管领导*总经理/授权代表审批总经理/授权代表*重大合同需总经理审批合同签订与用印行政部*用印日期：____年__月__日签订与归档信息签订日期____年__月__日合同份数共___份，其中：企业留存_份、对方留存__份、归档__份合同存放部门□法务部□财务部□业务部门□行政部_________履行跟踪责任人业务经办人*：_________；联系方式：_________（内部联系方式）备注（如补充协议、附件清单等）四、关键控制点与风险提示审批权限分级管理根据合同金额、重要性设定审批层级（如金额≤5万元由部门负责人审批，5万-20万元由分管领导审批，≥20万元由总经理审批），严禁越级审批或简化流程。条款审核重点主体资格：对方需提供最新营业执照、授权委托书（若由代理人签订），保证签约主体真实、有效，避免与无授权主体签约。权利义务对等：避免出现“单方免责”“无限责任”等条款，违约责任需明确具体（如违约金计算方式、赔偿范围）。争议解决：优先约定企业所在地法院或仲裁机构管辖，明确争议解决费用承担方。用印规范严禁在空白合同、空白纸张或审批不全的合同上加盖公章/合同专用章；用印前需由行政部双人核对审批资料与合同文本一致性。归档及时性合同签订后3个工作日内完成归档，电子版与纸质版同