安吉宝仪公司俄罗斯客户接待方案设计

题目：安吉宝仪公司俄罗斯客户接待方案设计产品设计工艺设计方案设计√摘要随着经济的发展，各个国家间的往来越来越频繁，商务活动也日益增多，逐渐变成一项全球化的活动。客户接待作为商务活动的起点，对交易的成功起到了重要的作用。一次优秀的客户接待不仅能充分展示公司职员的业务水平，组织能力以及综合素质，还能充分展示公司的综合实力与品牌形象。此毕业设计通过搜集安吉宝仪公司的背景情况、俄罗斯客户的情况，分析俄罗斯客户的特征，明确客户接待流程中各步骤的工作与注意事项，制定安吉宝仪公司俄罗斯客户接待方案。通过方案的实施，解决安吉宝仪公司当前客户接待流程安排不适宜的问题，为公司本次客户接待提供参考。关键词：客户接待；礼仪；商务活动目录1.设计背景及意义 设计背景及意义1.1设计背景鉴于公司俄罗斯客户接待经验不足，为了使此次接待能圆满成功，特拟定相关方案。安吉宝仪公司位于中国浙江省安吉市，公司成立于2018年，是一家集研发，生产与销售于一体的专业家居企业。旗下在职人员大约57人，主要生产销售酒吧凳、办公椅、餐椅、沙发椅等。公司注重产品质量和产品设计，受到广大顾客的认可，迅速在国内家居市场占有一席之地，在西欧和南美也有大量客户。1.2设计意义在家具行业，产品的同质化程度已经越来越高，市场竞争也已经从产品竞争、价格竞争转向服务竞争，并且日益激烈。在这种市场日趋激烈的竞争形势下，企业通过提高自身的服务质量，来增强竞争优势成为了当务之急。客户接待，是一个持续过程较长的工作，短时间内产生的利益回报较低，而且提供优质的客户接待也需投入较大的成本。但客户是核心竞争力，通过提供优质服务，可以赢得客户的信赖支持，确保留住现有客户的同时，也能不断开拓潜在客户，为企业带来源源不断的效益。作为一家新兴企业，安吉宝仪公司需要珍惜每一位海外客户，通过制定合理的客户接待方案，来确保客户接待工作的顺利开展。设计思路2.1设计的总体思路本次毕业设计作品为安吉宝仪公司俄罗斯客户接待方案设计文本。通过网络搜集安吉宝仪公司的背景情况、俄罗斯客户的情况以及本公司之前的客户接待方案等相关资料，解析俄罗斯客户的特征，熟悉客户接待流程，斟酌客户接待各步骤的工作与注意事项，对比以往客户接待的方案，结合企业客户接待的需要和成本，明确客户接待的预先准备工作、行程安排以及具体事项，最终形成一份切实可行的安吉宝仪公司俄罗斯客户接待方案。2.2设计的依据客户接待是公司运行中的一个基本形式也是重要环节。通过客户接待，企业不仅可以展示企业作风和企业文化，也可以对外树立良好形象、推销自我，达成合作。每家企业都要接待来访的客户，只有掌握应有的客户接待礼仪，做好客户接待的每个环节，才能将企业在形象塑造和文化表达上提升到一个满意的地位。在产品日益同质化的今天，企业仅靠产品品质是难以留住客户的，只有对客户提供满意的服务，与客户维系良好的合作关系才是企业致胜的王牌。此次俄罗斯客户的来访对于安吉宝仪公司是十分重要的，有助于企业未来开拓俄罗斯市场，吸引海外分销商，因此公司十分重视俄罗斯客户接待方案的制定。3.设计目标本次毕业设计的目标是制定安吉宝仪公司俄罗斯客户接待方案，通过方案的设计和实施，确保接待活动顺利开展，展示安吉宝仪公司优质的文化素养与品牌形象。通过本次毕业设计，不仅解决了安吉宝仪公司当前客户接待流程安排不适宜的问题，为公司本次客户接待提供参考，保证公司和俄罗斯客户之间的商务合作能够成功的进行，进而达到公司客户接待预期的效果；还有益于提高企业业务员在客户接待方面的能力，推动公司外贸业务的开展，最终达到互利共赢的效果。4.设计具体内容4.1接待客户前期准备（1）了解来访客人情况：俄罗斯客户来访名单，客户的详细资料，包括性别、个人喜好，饮食习惯等信息。（2）资料收集：整理好此前与俄罗斯客户信件交谈的相关资料，客户的公司实力，经营状况，客户此次来访目的，以及需要注意的细节。（3）接机准备：确认客户搭乘的飞机班次和抵达机场时间，接待人员要提前到达机场，忌让客户久等。（4）住宿安排：为到访客户选择舒适的住宿环境。（5）接待计划：与人事部人员提前协商好，安排接待人员进行对等接待，准备英文欢迎词、公司及工厂情况英文介绍、会议洽谈所需文件资料。4.2日程及人员安排根据双方在邮件中的交流协商，俄罗斯客户计划于2020年5月10号上午九点抵达安吉天子湖机场，我方相关接待人员需提前做好接待准备。接到客户后，安排客户前往酒店休息。按计划俄罗斯客户将会停留3天，这3天的事宜包括客户食宿、参观工厂、洽谈、休闲等。具体安排如下：表4.1客户接待日程安排表日期时间活动安排地点5月10日9：00副总经理和秘书接机安吉天子湖机场10：00-11：30休息安吉悦榕庄度假村酒店11：30-13：00午餐安吉悦榕庄度假村酒店13：00-14：00休息安吉悦榕庄度假村酒店14：00-15：30总经理、副总经理、秘书陪同参观安吉宝仪公司15：30-17：00副总经理、秘书及相关接待人员陪同参观安吉宝仪公司工厂17：30-18：00送客户回酒店休息安吉悦榕庄度假村酒店19：00-22：00客户欢迎晚宴安吉悦榕庄度假村酒店5月11日9：00-12：00双方就合作事宜进行洽谈安吉宝仪公司会议室12：00-13：00午餐安吉悦榕庄度假村酒店13：00-14：30休息安吉悦榕庄度假村酒店14：30-17：30贸易洽谈及合同签订安吉宝仪公司会议室18：00-19：30晚餐朝天门19：30送客户回酒店休息安吉悦榕庄度假村酒店5月12日9：00-12：00参观安吉著名景点中南百草原12：00-13：00午餐安吉三丰酒楼13：00-14：00休息安吉三丰酒楼14：00-17：00副总经理、秘书及相关接待人员陪同漂流黄浦江源第一漂17：30-20：30晚宴、欢送仪式安吉悦榕庄度假村酒店21：00副总经理及秘书送俄罗斯客户登机安吉天子湖机场表4.2接待人员分工职位接待职责总经理洽谈、晚宴副总经理接机、洽谈、晚宴、送机秘书接机、送机、带领客户参观公司及游玩销售经理洽谈以及文件准备工作销售部员工举办欢迎及欢送晚会4.3具体流程4.3.1接机时间：2020年5月10号9:00地点：安吉天子湖机场具体安排：（1）客户于2020年5月10号上午九点抵达安吉天子湖机场，公司安排专车，由副总经理和秘书到机场接机；（2）接机人员至少提前1小时到达机场做好接待准备，携带接机牌，注明来访人员姓名和所属公司；（3）接到俄罗斯客户后，主动握手表示欢迎并做自我介绍，帮助客户拖拉行李箱，并将客户带到专车；（4）在前往酒店的路程中向客户简单介绍即将到达的安吉悦榕庄度假村酒店和住宿安排，并介绍中午的用餐安排和下午的行程。4.3.2公司参观考察地点：安吉宝仪公司及工厂具体流程：（1）总经理在公司欢迎俄罗斯客人，并致欢迎词。接着总经理、副总经理及秘书带领客户参观公司，具体解说公司的组织框架，各部门职工的日常工作，让客户初步了解公司的企业文化；（2）接下来，副总经理、秘书及相关接待人员带领客户参观工厂，详细解说车间内的生产程序、产品的制作材料，简单演示产品的生产过程，使得客户对公司的产品进一步了解；（3）最后，秘书分发公司有关企业文化、运营状况、品牌形象的相关材料，让客户加深对公司的认识。4.3.3会议谈判地点：安吉宝仪公司会议室目的：通过洽谈，交流双方对于合作的意向和商业需求，争取达成合作出席人员：总经理、副总经理、秘书、销售经理以及接待人员会议场所布置：在会议室入口两边放置合适的绿植；在会议桌上放置参与人员座位安排表以及谈话所需要的笔记本电脑、文件、钢笔、记事本、矿泉水、烟灰缸及纸巾；工作人员检查会场所需的电脑、投影等设备，确保洽谈的顺利进行；谈判具体安排：（1）安吉宝仪公司总经理致欢迎词；（2）销售经理对产品进行介绍解说，回答客户提问；（3）安吉宝仪公司洽谈人员与俄罗斯客户开始商谈；（4）双方明确谈判结果，达成协议，拍照留恋；（5）安吉宝仪公司总经理宣布会谈结束。4.3.4宴请地点：安吉悦榕庄度假村酒店具体安排:（1）迎宾：在宾客到达时，接待人员应热情迎接，并引领到休息厅暂坐休息。开宴前，总经理陪客户一起入席。（2）宴会致辞：致辞时总经理手持酒杯，在主桌旁起立讲话，致辞内容要简练，用词明快生动，表明设宴的目的和要求，表示谦虚和敬意。致辞时，参加宴会的人员应暂停饮食，认真倾听，以表示尊重。（3）席间敬酒：在敬酒时，态度要稳重、热情、大方。目的是互致友谊、活跃气氛，应量力而行，适可而止，切忌强制劝酒。（4）热情交谈：在宴会过程中，大家可以互相自由交谈，但仍要注意不失礼仪。宴会上的话题很多，应注意选择些大众性、趣味性和愉悦性的话题。（5）适时结束宴会：宴会时间一般在1～2小时，不宜过长或过短。宣布宴会结束后，同时对客户光临宴会表示感谢。接待人员应护送客户回房休息。（6）服装搭配：男性最好配备职场西装，女士最好是穿上晚礼服。保持微笑问候的态度，以示尊重和礼貌。4.3.5送机时间：2020年5月12号21:00地点：安吉天子湖机场具体安排：（1）为客户订好离开的机票，接待人员需提前把客户送到机场，以防出现特殊情况；（2）副总经理和秘书与俄罗斯客户一一握手道别；（3）副总经理和秘书目送俄罗斯客户通过安检，直至客户消失在眼前，方可离开。4.4接待礼仪和注意事项（1）俄罗斯人很注重礼貌。与客人相见，要相互问好并道：“早安”、“午安”或“晚安”。言谈中“对不起”、“请”、“谢谢”时常挂在嘴边。因此，接待方也要在接待各个环节中注意礼貌用语和礼仪礼节。（2）俄罗斯人时间观念很强，对约会总习惯准时赴约。因此，行程安排中的各项活动需注重守时。（3）俄罗斯人在社交场合与客人见面时，一般习惯握手礼。拥抱礼也为他们常采用的一种礼节。接待人员在与客户会面时，需主动握手，对于客户的拥抱礼也不要拒绝。（4）俄罗斯人由于受地理环境的影响，一般都怕热不怕冷，夏天尤其喜欢餐厅内带有空调设备。公司在选择用餐地点时需注意用餐环境。（5）俄罗斯人主张“左主凶，右主吉”，因此，他们不允许以左手接触别人，或以之递送物品。俄罗斯人忌讳的话题有：政治矛盾、经济难题、宗教矛盾、民族纠纷以及大国地位问题。（6）用餐之时，俄罗斯人多用刀叉。他们忌讳用餐发出声响，并且不能用匙直接饮茶，或让其直立于杯中。通常，他们吃饭时只用盘子，而不用碗。俄罗斯人将手放在喉部，一般表示已经吃饱。（7）俄罗斯人在饮食上，一般都不吃乌贼、海蜇、海参和木耳等食品；俄罗斯人一般对晚餐要求较为简单，对早、午餐较为重视，而且他们用餐时间都习惯拖的比较长。他们用餐大多都使用刀叉，也有个别人习惯用手抓饭吃。他们对中餐较为欣赏，也都乐于品尝不同风味的菜肴。

4.5商务谈判后续工作（1）公司在网上为预定客户回程机票，赠送小礼品和有关公司广告的小册子。在礼品选择上，可以准备有中国特色的小礼品，例如茶叶、工艺品等，或者可挑选俄罗斯人比较喜欢的礼物。（2）当客户走后，公司需及时发邮件给客户，一是表达问候之情，二是将本次访问双方达成的共识，或者会议记录、备忘录发给客户，敦促合作项目的执行。4.6预算 此次俄罗斯客户接待中主要涉及住宿、参与、会场布置、旅游参观、交通等费用，具体预算如下表：表4.3客户接待预算表项目单价总金额住宿800元/间*3人*2晚4800元餐饮早餐400元/桌*2天午餐1000元/桌*3天晚餐1200元/桌*1天5000元欢迎晚宴2200元2200元欢送晚宴2500元2500元会场布置鲜花150元/束*2束饮用水、纸巾60元会议资料、签字笔40元多媒体设备800元水果200元1390元娱乐活动550元/人*6人3300元交通600元600元总计19790元19790元4.7预期效益通过此次接待活动的顺利开展，安吉宝仪公司给俄罗斯客户留下认真仔细、热情友善的印象。俄罗斯客户通过参观公司、生产车间、公司主要产品，了解到了公司的具体情况，并通过更进一步的交谈，与安吉宝仪公司的商务关系更加密切。这有利于推动合作双方的贸易合作及发展，促进公司产业升级，因此提升公司自身竞争力，企业形象和公司影响力也会进一步加强和和提高。同时，通过客户接待，累积了接待人员点的人脉和接待海外客户的经验，激发了员工积极向上的斗志，员工的专业素养和自身能力也能得到提高。5.结论本接待方案针对此次前来公司考察的俄罗斯客户，通过分析客户特征，设计出切实可行的俄罗斯客户接待程序。此方案能够帮助接待人员在接待过程中减少失误，保证接待工作的有序进行，从而更好的提升安吉宝仪公司的公司形象，加深俄罗斯客户对公司的印象，为双方建立良好的业务关系打下基础。但作为外贸新人，制定的方案中也存在一些有待完善的地方，因此在具体实施中，接待工作也应根据具体情况做相应调整。

参考文献如何接待客户精华总结：/thread-57720-1-1.html史青令.商务会议巧安排[M].北京机械工业出版社，2016.杨丽.商务礼仪与职业形象（第二版）[M].大连理工大学出版社，2011.[4]王春柳.接待中的礼仪文化[M].中国铁道出版社，2013.[5]金正昆.接待礼仪[M].中国人民大学出版社，2012.

致谢非常感谢唐菁老师、邓向军老师在我大学的最后学习阶段——毕业设计阶段给自己的指导，从最初的选题，到资料收集，到写作、修改，到毕业设计定稿，他们给了我耐心的指导和无私的帮助。为了指导我的毕业毕业设计，他们放弃了自己的休息时间，这种无私奉献的敬业精神令人钦佩，再次向他们表示我诚挚的谢意。祝老师们培养出越来越多的优秀人才，桃李满天下！

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