项目管理团队沟通会议记录及行动计划模板

一、适用会议类型与场景二、会议记录及行动计划全流程操作指南（一）会前准备：明确目标与材料确定会议核心目标：根据项目当前阶段（如规划、执行、监控、收尾），明确本次会议需解决的核心问题（如进度同步、风险应对、资源协调等），避免议题发散。梳理参会人员：邀请与议题直接相关的角色（如项目经理、开发负责人、测试负责人、业务方代表*等），提前确认参会名单，保证关键决策人到场。收集并分发预材料：提前1-2天收集与议题相关的背景资料（如项目进度报表、风险清单、需求变更申请等），通过项目管理工具或邮件同步给参会者，预留预研时间。（二）会中记录：聚焦议题与共识确认会议基本信息：记录会议名称、日期、时间、地点（线上/线下）、主持人、记录人，以及本次会议的核心目标（可简要写在白板或共享文档中）。逐项议题讨论与记录：按议程顺序逐项讨论，每个议题需记录：讨论背景（如“当前测试阶段发觉3个关键缺陷”）、核心观点（各方提出的解决方案或反馈，标注关键发言人*）、争议点（未达成一致的分歧，需明确后续处理方式）、最终决议（经讨论达成的共识，避免模糊表述）。对于需落地执行的事项，同步记录：任务描述（具体要做什么，如“修复模块的登录缺陷”）、初步负责人（可暂定，会后确认）、期望完成时间（明确截止日期，避免“尽快”“尽快”等模糊表述）。实时同步与确认：讨论过程中，记录人可定期复述关键信息（如“刚才确认由*负责协调开发资源，周五前提交排期，大家是否有异议？”），保证参会者对记录内容无分歧。（三）会后整理：输出记录与行动计划整理会议记录：会后24小时内，根据会中笔记补充完整信息，保证：议题讨论逻辑清晰，决议与行动项对应；人名、任务名称、时间节点等关键信息准确无误（如“负责人：*（开发组长）”“截止日期：2024–”）；语言简洁，避免口语化表述（如将“这个bug得赶紧修”改为“需在2024–前完成缺陷修复”）。分发与确认：将整理后的会议记录通过邮件或项目管理工具发送给所有参会者，明确“如有信息更正或补充，请在小时内反馈”，确认无误后定稿。拆分行动项并跟踪：将决议中的行动项拆分为具体任务，录入项目管理工具（如Jira、Teambition等），明确：任务ID（便于跟进）、任务描述、负责人、截止日期、优先级、依赖关系（如“需等待测试环境部署完成后启动”），并关联至对应项目里程碑。（四）持续跟进：闭环管理定期同步进度：在下次会议中，优先回顾上次会议行动项的完成情况（标注“已完成/进行中/逾期未完成”），针对逾期项说明原因及调整计划。更新状态与预警：负责人需及时更新任务状态，项目经理每周检查行动项整体进度，对可能延期的任务提前预警（如“任务因资源冲突可能延期2天，需协调*（资源负责人）支持”）。归档与复盘：项目结束后，将所有会议记录及行动项清单整理归档，作为项目复盘的输入材料，分析会议效率与行动项落地率，持续优化沟通流程。三、会议记录及行动计划模板表格（一）会议基本信息表项目内容会议名称例：项目V1.2版本开发周例会会议日期2024年月日会议时间14:00-15:30会议地点线上会议（腾讯会议）/3楼会议室主持人*（项目经理）记录人*（项目助理）参会人员（开发组长）、（测试负责人）、（产品经理）、（业务方代表）等缺席人员*（运维工程师）——因紧急故障处理，已同步会议纪要会议目标1.同步V1.2版本开发进度；2.评审测试阶段发觉的2个高风险缺陷解决方案（二）议题讨论与决议记录表序号议题名称讨论背景与核心观点争议点最终决议1V1.2版本开发进度同步（开发组长）：前端完成80%，后端接口联调延迟2天，因第三方支付接口文档变更。（产品经理）：需保证联调不影响测试计划。是否需调整测试上线时间？1.后端团队优先完成核心接口联调，非核心功能延后；2.测试团队同步调整测试用例，优先覆盖核心流程。2高风险缺陷解决方案评审（测试负责人）：发觉“支付金额计算错误”缺陷，复现率100%，可能影响用户支付体验。（开发组长）：需排查数据逻辑层代码，预计1天修复。修复周期与测试时间冲突？1.今日18:00前提交缺陷修复代码；2.测试团队今晚完成回归测试，明日上线验证。（三）行动计划跟踪表任务ID任务描述负责人截止日期优先级依赖关系完成标准当前状态备注T001修复支付金额计算错误缺陷*（开发工程师）2024–高无代码修复通过单元测试，复现率归零进行中需同步联调测试环境T002调整核心流程测试用例*（测试工程师）2024–高依赖T001修复完成覆盖支付、下单等核心场景未开始待开发团队确认接口版本T003第三方支付接口文档更新*（产品经理）2024–中依赖业务方确认邮件同步开发与测试团队未开始已与业务方*初步沟通四、使用过程中的关键要点议题聚焦，避免冗余：单次会议议题建议不超过5个，优先解决“重要且紧急”的问题，避免陷入细节讨论（如具体技术实现方案可另开专题会）。责任到人，避免模糊：行动项必须明确唯一负责人，避免“团队协作”“相关人员”等模糊表述，保证“事事有人盯，件件有着落”。时间节点可量化：截止日期需具体到“年-月-日”，避免“本周内”“月底前”等不可追溯的时间表述，便于进度跟踪。记录客观，避免主观：会议记录需忠实还原讨论内容，不加入记录人个人观点，对争议点需明确标注“未达成共识，需进一步协商”。工具辅助，提升效率：建议结合项目管理工具（如飞书文