企业人力资源流程手册及审批表工具包

企业人力资源流程手册及审批表工具包前言本工具包旨在规范企业人力资源管理全流程，为各部门及员工提供清晰的流程指引和标准化表单，保证人力资源工作高效、合规开展。工具包涵盖员工从入职到离职的关键环节，适用于企业各部门及全体员工，可根据企业实际情况调整细节。一、新员工入职管理（一）适用情形企业新招聘员工正式入职前办理手续；内部员工岗位调动后重新办理入职手续；实习生转正后正式入职手续办理。（二）操作流程详解入职准备用人部门提前3个工作日向人力资源部提交《人员需求审批表》，明确岗位、职责、任职要求及到岗时间；人力资源部审核通过后，发布招聘信息，筛选简历并组织面试；确定录用人员后，人力资源部发放《录用通知书》，明确入职时间、需携带资料（证件号码、学历证书、离职证明、一寸照片等）及注意事项。入职手续办理新员工到岗当日，至人力资源部提交入职资料，HR核对原件并留存复印件；填写《员工入职登记表》，确认个人信息、紧急联系人、银行卡号等信息；签订《劳动合同》《保密协议》（如需），明确合同期限、薪资、岗位职责等；领取办公用品、工牌、门禁卡等，由行政部或用人部门引导至工位。入职引导与培训人力资源部组织新员工入职培训，内容包括企业文化、规章制度、考勤管理、薪酬福利等；用人部门安排岗位导师，介绍岗位职责、工作流程、团队成员及工作目标；培训结束后，新员工签署《培训确认书》，人力资源部存档。（三）相关表单模板表1：员工入职登记表项目内容姓名某性别某出生日期年月*日证件号码号X学历某联系方式X紧急联系人某紧急联系人电话X银行卡号X入职日期年月*日岗位某部门某合同期限年月日至年月日员工签字_______________日期年月*日（四）关键提示新员工入职时需保证身份信息真实，离职证明需原单位加盖公章；劳动合同文本一式两份，企业与员工各执一份，签订后30日内至人社部门备案；入职培训需覆盖所有必要制度，避免因信息不对称引发后续纠纷；用人部门需在员工入职一周内明确岗位职责及考核标准，并报人力资源部备案。二、员工转正管理（一）适用情形试用期员工（合同期限约定试用期）试用期届满前申请转正；特殊岗位员工试用期内表现优秀，提前申请转正（需部门负责人审批）。（二）操作流程详解转正申请试用期员工提前5个工作日填写《员工转正申请表》，附试用期工作总结（含工作内容、成果、自我评价等）；部门负责人审核工作总结，评估员工岗位胜任力，填写《转正评估表》（含工作态度、业务能力、团队协作等维度）。审批流程部门负责人评估通过后，将《转正申请表》《转正评估表》提交至人力资源部；人力资源部审核员工试用期考勤、培训记录及奖惩情况，确认是否符合转正条件；审批通过后，人力资源部更新员工信息，调整薪资待遇（如适用），并通知员工本人及部门。结果反馈转正通过：人力资源部发放《转正通知书》，明确转正日期及薪资调整；转正不通过：人力资源部与员工沟通原因，可延长试用期（不超过法定上限）或解除劳动合同。（三）相关表单模板表2：员工转正申请表项目内容姓名某部门某岗位某入职日期年月*日试用期至年月*日试用期工作总结（附页）员工签字_______________申请日期年月*日部门负责人意见□同意转正□不同意转正（说明原因：_______________）签字：_____________日期：年月*日人力资源部意见□批准□不批准（说明原因：_______________）签字：_____________日期：年月*日（四）关键提示试用期工资不得低于转正后工资的80%或同岗位最低档工资的80%，且不得低于当地最低工资标准；试用期内员工离职需提前3天提交申请，转正后离职需提前30天（试用期外）；延长试用期一次不超过法定上限（劳动合同期限1年以上不满3年的，试用期不超过2个月；3年以上固定期限或无固定期限，试用期不超过6个月）；转正评估需客观公正，避免主观臆断，评估结果需经员工签字确认。三、岗位调动管理（一）适用情形企业内部因组织架构调整、业务发展需要，员工岗位变动；员工因个人能力提升或职业发展申请岗位调动（需原部门及新部门同意）。（二）操作流程详解调动申请企业内部调动：由用人部门提交《岗位调动申请表》，说明调动原因、新岗位职责及任职要求，经原部门负责人确认后，提交至人力资源部；员工申请调动：员工填写《岗位调动申请表》，附个人职业规划及对新岗位的理解，经原部门负责人评估同意后，提交至人力资源部。审批与沟通人力资源部审核调动申请的合理性（如是否符合企业战略、员工能力是否匹配）；与新部门负责人沟通确认岗位需求、薪资待遇及到岗时间；人力资源部将审批结果反馈至员工及相关部门，如需调动，明确生效日期。手续办理调动生效前，员工与原部门办理工作交接清单（含工作内容、资料、客户资源等）；人力资源部更新劳动合同变更条款（如岗位、薪资），双方签字确认；新部门安排岗位培训及工作交接，保证员工顺利适应新岗位。（三）相关表单模板表3：岗位调动申请表项目内容员工姓名某原部门某原岗位某调动至部门某调动至岗位某调动原因□企业调整□员工申请□其他：_______________生效日期年月*日原部门负责人意见签字：_____________日期：年月*日新部门负责人意见签字：_____________日期：年月*日人力资源部意见签字：_____________日期：年月*日员工签字_______________日期年月*日（四）关键提示岗位调动需遵循“人岗匹配”原则，避免因盲目调动影响工作效率；劳动合同变更需采用书面形式，未经协商一致不得单方变更；调动后薪资待遇按新岗位薪酬体系执行，需在调动申请表中明确；工作交接需清晰完整，交接双方及监交人（部门负责人或HR）签字确认，避免责任不清。四、员工离职管理（一）适用情形员工主动辞职（个人原因）；企业因员工不胜任工作、违反规章制度等依法解除劳动合同；劳动合同到期终止，双方不再续签。（二）操作流程详解离职申请员工主动辞职：试用期员工提前3天，正式员工提前30天提交《离职申请表》，说明离职原因及预计离职日期；企业解除劳动合同：人力资源部根据《员工手册》及相关制度，向员工发出《解除劳动合同通知书》，说明解除原因及依据；合同到期终止：人力资源部提前30天向员工发出《劳动合同终止通知书》，确认是否续签。审批与交接员工提交离职申请后，部门负责人审核工作安排，确认离职日期及交接人；员工与部门、相关部门（如财务、行政）办理工作交接，填写《工作交接清单》（含资料、物品、未完成工作等），交接双方签字确认；人力资源部核对员工考勤、薪资、社保、公积金等，确认无未结款项后，审批离职申请。手续办理与薪资结算行政部收回工牌、门禁卡、办公用品等，确认资产无遗失；财务部结算员工最后一个月工资、未休年假工资（如适用），离职当日或约定日期发放；人力资源部办理社保、公积金停缴手续，出具《离职证明》（注明入职日期、离职日期、岗位、合同期限等信息）；档案管理员将员工档案转交至指定部门（如人才市场或新单位）。（三）相关表单模板表4：离职申请表项目内容员工姓名某部门某岗位某入职日期年月*日预计离职日期年月*日离职原因□个人发展□薪资待遇□工作压力□其他：_______________工作交接清单（附页，含交接内容、接收人、交接日期）部门负责人意见签字：_____________日期：年月*日人力资源部意见签字：_____________日期：年月*日员工签字_______________日期年月*日（四）关键提示《离职证明》需加盖企业公章，不得记载与劳动关系无关的信息（如离职原因、评价等）；员工离职前需完成所有工作交接，避免因交接不清影响企业运营；企业单方解除劳动合同需符合法定情形，履行法定程序，避免劳动纠纷；离职薪资需在离职当日结清，不得无故拖欠，未休年假工资按法律规定折算。五、假期申请管理（一）适用情形员工因个人原因申请事假、病假、年假、婚假、产假、丧假等法定或企业规定假期；部门因工作需要安排员工调休（适用于加班后未休情况）。（二）操作流程详解假期申请员工提前填写《假期申请表》，注明假期类型、起止时间、事由及工作安排（如需）；病假需提供医院出具的病假条（急诊可后补），产假需提供准生证、出生证明等材料；调休需提供加班记录（经部门负责人确认），明确调休时间及时长。审批流程事假、调休：部门负责人根据工作安排审批，人力资源部备案；病假：部门负责人审批后，人力资源部审核病假条，确认假期时长；法定假期（婚假、产假等）：部门负责人审批，人力资源部核对材料，按企业规定及国家法律法规执行。假期管理与记录员工假期结束后，及时至人力资源部销假，更新考勤记录；人力资源部每月汇总员工假期情况，保证假期余额准确，超假按旷工处理。（三）相关表单模板表5：假期申请表项目内容员工姓名某部门某岗位某假期类型□事假□病假□年假□婚假□产假□调休□其他：_______________起止时间年月日至年月日（共天）假期事由_______________工作安排（休假期间工作交接人：_____________联系方式：X）附证材料□无□病假条□结婚证□准生证□其他：_______________部门负责人意见签字：_____________日期：年月*日人力资源部意见签字：_____________日期：年月*日员工签字_______________申请日期年月*日（四）关键提示法定假期天数需符合国家规定（如婚假3天、产假98天+15天奖励假等），企业可自行增加但不得减少；年假根据员工工龄计算（累计工作满1年不满10年，5天；满10年不满20年，10天；满20年，15天），未休年假按300%支付工资；病假工资按当地最低工资标准的80%支付（具体比例按地方规定），病假期间不享受绩效奖金；员工请假期满未续假且未到岗，按旷工处理，连续旷工3天以上可解除劳动合同。六、加班申请管理（一）适用情形因工作任务紧急，在标准工作时间外延长工作时间；法定节假日或休息日需正常工作，无法安排补休；部门集体加班（如项目攻坚期）。（二）操作流程详解加班申请员工加班前填写《加班申请表》，注明加班时间、地点、事由、工作内容及预计时长；部门负责人审核加班必要性，确认是否可安排调休或支付加班费；集体加班需部门负责人提前3天提交加班计划，人力资源部备案。加班记录与确认加班期间，员工需通过考勤系统打卡或填写《加班签到表》，记录实际加班时间；加班结束后，部门负责人确认加班内容及时长，签字确认《加班申请表》；人力资源部每月汇总加班记录，核对考勤数据，保证加班时长准确。加班补偿工作日加班：按小时工资的150%支付加班费；休息日加班：未安排调休的，按日工资的200%支付加班费；法定节假日加班：按日工资的300%支付加班费；员工可选择调休，调休期限为加班后3个月内，逾期未休视为放弃。（三）相关表单模板表6：加班申请表项目内容员工姓名某部门某岗位某加班类型□工作日加班□休息日加班□法定节假日加班加起时间年月日时*分加至时间年月日时*分预计加班时长小时加班事由_______________工作内容_______________部门负责人意见□同意加班□不同意加班（说明原因：_______________）签字：_____________日期：年月*日实际加班时长小时（经部门负责人确认签字）加班费/调休选择□支付加班费□调休（调休至：年月*日）员工签字_______________申请日期年月*日（四）关键提示加班需提前申请，紧急情况可后补申请，但需在加班后2个工作日内提交；加费计算基数为员工正常工作时间工资（不包括奖金、津贴、补贴等）；企业不得以“自愿加班”为由拒付加班费，需保留加班审批及记录凭证；调休需优先安排，员工申请调休需提前3天提交《调休申请表》，经部门负责人同意后执行。七、培训管理（一）适用情形新员工入职培训；岗位技能提升培训（如专业技术、管理能力等）；企业文化及规章制度培训；外部培训（如行业研讨会、认证课程等）。（二）操作流程详解培训需求调研人力资源部每年底通过问卷、访谈等方式收集各部门培训需求；结合企业战略目标及员工发展需求，制定年度培训计划，明确培训主题、时间、对象、预算等。培训组织实施内部培训：由内部讲师或部门负责人授课，提前通知参训人员，准备培训资料、场地及设备；外部培训：选择优质培训机构，签订培训协议，明确培训内容、费用及服务条款；培训过程中，人力资源部负责签到、纪律维护及记录培训内容。培训效果评估与反馈培训结束后，通过笔试、实操、问卷等方式评估员工培训效果；收集参训人员反馈，分析培训内容、讲师表现、组织安排等方面的优缺点；人力资源部撰写《培训总结报告》，向管理层汇报培训成果，并根据反馈优化后续培训计划。培训记录与档案管理建立员工培训档案，记录培训名称、时间、内容、成绩及证书等信息；培训证书（如职业资格证、结业证）由人力资源部统一保管，员工晋升或调岗时作为参考依据。（三）相关表单模板表7：培训签到表培训主题某培训时间年月日时分