项目部周例会流程及纪要模板

项目部周例会流程及纪要模板项目部周例会是统筹项目进度、协调资源配置、解决执行难题的关键管理工具。通过规范的会议流程和清晰的纪要模板，可有效提升团队协作效率，确保项目目标稳步推进。以下结合实战经验，梳理周例会全流程及配套纪要模板，供项目管理团队参考。一、周例会核心流程（一）会前准备：夯实会议基础会议质量的前提是充分的会前筹备。项目秘书（或指定负责人）需完成两项核心工作：资料归集：向各岗位（如施工组、技术组、物资组、安全组等）同步“周工作汇报模板”，要求各责任人围绕“上周任务完成度、问题卡点、本周计划、资源需求”四个维度整理材料，提前1个工作日提交；同时汇总“上周问题跟踪表”，标注未闭环事项的进展状态。（二）会议召开：聚焦问题解决与目标推进会议时长建议控制在90分钟内，主持人（通常为项目经理）需把控节奏，围绕“回顾-分析-部署”逻辑推进：1.开场定调（5分钟）：主持人简要回顾上周会议部署的核心任务，点明本次会议需重点解决的3-5个关键问题（如“本周需敲定3号楼混凝土浇筑方案”“协调钢结构进场滞后问题”），明确会议目标。2.岗位汇报（20-30分钟）：各岗位负责人依次汇报，要求“数据化+场景化”呈现：施工组：“上周完成地下室底板钢筋绑扎80%，因暴雨延误2天；本周计划完成剩余绑扎及模板支设，需物资组周三前配齐止水钢板。”技术组：“BIM模型已完成二次优化，发现2处管线碰撞，需设计方周五前反馈调整方案。”汇报需直指问题，避免流水账式描述。3.问题研讨（30-40分钟）：针对汇报中暴露的卡点（如资源不足、方案争议、外部协调难题），采用“问题-原因-行动”三步骤研讨：例：“钢结构进场滞后”问题→原因：供应商排产冲突→行动：商务组今日内联系备选供应商，周三前提交比价方案；项目经理同步与甲方沟通工期缓冲可能。研讨需明确责任人、完成时间、交付标准，避免“再研究”“再沟通”等模糊表述。4.工作部署（15-20分钟）：主持人结合项目总进度计划，拆解本周核心任务，明确各岗位的“作战地图”：例：“施工组：周一完成3号楼基坑验槽，周四前提交隐蔽工程验收申请；物资组：周二前完成防水材料进场验收，同步跟踪钢材供应进度。”部署需与项目里程碑节点强关联，避免任务碎片化。5.总结确认（5分钟）：主持人复述本次会议确定的3-5项关键行动（如“①商务组周三前提交钢结构备选方案；②技术组周五前完成管线碰撞优化”），要求全体参会者复述关键任务的责任人和时间，确保信息无偏差。（三）会后跟进：闭环管理保落地会议结束≠管理结束，需通过三项动作确保决策落地：纪要整理（4小时内）：项目秘书需在会议结束后4小时内完成纪要初稿，内容需“可追溯、可执行”（模板见下文），经项目经理审核后，同步至项目管理群及公司OA系统。任务督办（每日/隔日）：责任人需每日16:00前在群内反馈任务进度（如“钢结构备选供应商已联系3家，今日内完成比价表”）；项目秘书每周五汇总“任务完成台账”，标注滞后事项并预警。资料归档：将会议签到表、汇报材料、会议纪要等文件按“项目-年份-月份”分类存档，便于复盘与审计追溯。二、周例会纪要模板（参考示例）**XX项目第X周周例会纪要**会议时间：202X年X月X日14:00-15:30会议地点：项目部会议室（或腾讯会议XXX号）参会人员：项目经理张XX、施工组李XX、技术组王XX、物资组赵XX、安全组陈XX（请假：商务组刘XX，已提交书面汇报）（一）上周工作回顾责任岗上周计划完成项实际完成情况未完成原因后续衔接------------------------------------------------------------施工组地下室底板浇筑完成80%（因暴雨延误2天）极端天气本周三前完成剩余20%技术组BIM模型优化完成（发现2处管线碰撞）-周五前提交设计方优化需求（二）本周工作部署责任岗本周核心任务完成时间交付标准协作需求----------------------------------------------------施工组3号楼基坑验槽周一监理签字确认技术组提供验槽方案物资组防水材料进场验收周二符合设计规范施工组到场协同（三）问题解决措施问题描述责任岗行动方案完成时间跟踪人----------------------------------------------钢结构进场滞后商务组联系3家备选供应商，提交比价方案周三项目经理现场用电隐患安全组今日内完成配电箱整改，张贴警示标识今日18:00施工组李XX（四）其他事项1.下周例会时间调整为周四14:00（因甲方巡检）；2.物资组需同步跟踪混凝土供应商的原材料储备情况。纪要整理人：XXX审核人：XXX分发范围：项目管理群、公司工程管理部三、会议管理关键注意事项效率优先：汇报需“抓重点、抛问题”，避免冗余描述；研讨需聚焦“是否影响进度、是否有可行解”，超时问题可“会后专项研讨”。责任闭环：所有行动项需明确“责任人+时间+标准”，杜绝“集体负责=无人负责”。动态复盘：每月初回顾上月周例会纪要，分析“问题重复率、任务完成率”，优化后续会议议题与决策机制