财务报销审批流程范本

财务报销审批流程范本为规范企业费用报销管理，确保资金使用合规、透明，提升审批效率与财务管理水平，结合企业实际运营需求，特制定本财务报销审批流程，适用于企业各部门及员工的日常费用报销、专项支出报销等业务场景。一、报销申请：凭证合规，填报清晰报销申请人需按以下要求完成申请准备：1.单据填写使用企业统一格式的《费用报销单》，逐项填写报销事由（需明确业务背景，如“XX项目差旅费”“XX会议办公费”）、报销金额（大小写一致，精确到分）、附件张数（含发票、合同、审批单等所有支撑材料），并签字确认。2.票据粘贴将发票、收据等原始凭证按“上齐下不齐”原则粘贴在粘贴单上，同类票据（如差旅费的车票、住宿费发票）集中粘贴，确保票据平整、编号清晰，避免折叠、覆盖关键信息（如发票代码、金额、开票日期）。3.特殊费用要求差旅费：需附加《出差审批单》（注明出差人员、时间、地点、事由）、行程单（飞机、高铁票或订票凭证）、住宿费水单（需与发票金额、日期匹配）；招待费：需附加《招待费审批单》（注明招待对象、人数、事由）、消费明细（如餐饮小票、菜单摘要）；采购类支出（如办公设备、物料）：需附加采购申请单、合同（或报价单）、验收单（由使用部门或仓库签字确认）。二、部门初审：真实性与合理性把关报销申请完成后，由部门负责人（或指定初审人）进行首次审核，重点核查：业务真实性：报销事由是否与实际工作相关（如出差地点、时间是否与项目需求一致），票据是否为业务发生时的原始凭证（避免后补、虚假票据）；填报合规性：报销单填写是否完整（如签字、日期、金额逻辑），附件是否齐全（如招待费无审批单则退回补充）；预算符合性：费用是否在部门预算范围内（如超预算需提前走预算调整流程，或附特批说明）。若初审不通过，部门初审人需书面反馈修改意见（如“发票日期与出差时间不符，请补充说明”“报销单金额与票据合计不一致，请重新核对”），退回申请人整改；初审通过的，在报销单“部门初审”栏签字，转交财务部门复核。三、财务复核：合规性与准确性校验财务部门（或指定复核会计）对单据进行专业审核，核心工作包括：1.票据合规性核查发票真伪（可通过税务系统查验）、发票类型是否符合要求（如增值税专用发票需完整填写税号、开户行等信息）、票据是否存在涂改、挖补等违规情形。2.金额准确性报销单金额与票据合计是否一致，计算逻辑是否正确（如差旅费补贴按天数×标准，需核对出差天数）。3.财务制度匹配费用归属科目是否正确（如办公费不得计入差旅费科目），是否符合企业费用标准（如招待费单次消费超限额需附总经理特批）。复核中发现问题的，财务人员需与申请人或部门沟通确认（如“发票抬头有误，请重新开具”“差旅费补贴标准超上限，需按制度调整”），整改后重新提交；复核通过的，在“财务复核”栏签字，提交最终审批。四、最终审批：权责匹配，分级决策根据企业《费用报销审批权限表》，按报销金额或费用类型确定审批人：小额日常费用（如办公费、市内交通费）：由部门总监或授权人审批；大额支出（如差旅费超标准、专项采购）：需总经理（或分管副总）审批；超预算或特殊事项支出：需董事会（或预算委员会）审批（需附详细说明及特批申请）。审批人需结合业务必要性、预算执行情况、财务合规性等维度决策，在报销单“审批意见”栏明确签署“同意”“不同意”或“修改后再报”，并签字、注明日期。若审批不通过，由财务或部门反馈申请人，说明原因（如“业务非必要支出，不予报销”“超预算未获特批，退回重审”）。五、付款执行：资金安全与效率兼顾财务部门根据审批通过的报销单安排付款，操作要求：付款方式：优先采用银行转账（需与报销人或供应商的对公/个人银行卡信息一致），特殊情况（如小额零星支出）可申请现金报销（需附收款收据）；付款登记：在报销单上标注“付款日期”“付款方式（转账/现金）”“付款金额”，并由出纳签字确认；同时更新《费用报销台账》，记录报销单号、申请人、金额、状态等信息；通知反馈：付款完成后，财务需及时告知申请人（或供应商），确保资金到账确认。六、档案归档：可追溯，防风险报销流程结束后，财务部门需按以下要求归档：1.单据整理将报销单、原始票据、审批单等按“报销单号+日期”排序，装订成册（或放入档案盒），封面注明“XX年XX月报销凭证”“部门/项目名称”。2.保存期限按《会计档案管理办法》要求，记账凭证及附件保存不少于十年，涉及合同、专项支出的凭证需长期保存。3.查询与审计归档后需建立索引目录，便于内部查询或外部审计（如税务稽查、审计机构核查）时快速调阅。注意事项1.票据时效：原始票据需在业务发生后30日内提交报销（特殊情况如跨年发票需附情况说明，经审批后可报销）；2.虚假报销追责：若发现伪造票据、虚报金额等行为，企业将按制度追究责任（如扣罚绩效、通报批评，情节严重者解除劳动合同并追究法律责任）；3.紧急借款衔接：因业务需要提前借款的（如出差借款），需在借款后15日内完成报销冲账（多退少补），超期未冲账将暂停后续借款申请；4.制度更新适配：本流程将随企业《财务管理制度