影视协会印章使用管理实施办法

影视协会印章使用管理实施办法第一章总则第一条为规范XX市影视协会（以下简称“协会”）印章管理使用，维护协会合法权益和公信力，保障各项工作有序开展，根据《社会团体登记管理条例》《民办非企业单位印章管理规定》等法律法规，结合协会实际，制定本办法。第二条本办法所称“印章”，指协会依法刻制并经备案登记的各类专用印章，包括但不限于：协会公章、法定代表人姓名章（含电子签名章）、财务专用章、合同专用章、分支机构（专业委员会）印章及其他经批准刻制的专项业务印章。第三条本办法适用于协会机关、各分支机构（专业委员会）及所属单位（以下简称“各部门”）的印章刻制、保管、使用及监督全过程管理。第四条印章管理遵循“统一规范、分级负责、严格审批、用印留痕”原则，确保印章使用合法合规、责任可追溯，切实服务于协会服务会员、推动影视行业发展的核心职能。第二章印章种类及管理职责第五条协会印章按用途分为以下六类：（一）协会公章：代表协会法人主体资格，用于以协会名义出具的公文、证明、协议、申报材料等正式文件；（二）法定代表人姓名章：用于需法定代表人签署的合同、报表、授权书等文件（与法定代表人亲笔签名具有同等效力）；（三）财务专用章：用于协会银行账户管理、财务票据开具、税务申报等财务相关业务；（四）合同专用章：用于协会对外签订的各类经济合同、合作协议；（五）分支机构（专业委员会）印章：用于各分支机构（专业委员会）职责范围内的业务联系、会员服务等事项，印章名称需标注“XX市影视协会XX专业委员会”；（六）专项业务印章：因特定工作需要刻制的临时或专项印章（如活动专用章、资料审核章等），需经会长办公会批准并明确使用期限及范围。第六条印章管理实行“专人保管、专柜存放”制度，具体管理职责划分如下：（一）协会公章、法定代表人姓名章由协会办公室统一保管，办公室主任为第一责任人，指定1名专职人员（以下简称“公章管理员”）负责日常使用；（二）财务专用章由财务部保管，财务负责人为第一责任人，指定出纳或会计人员（以下简称“财务章管理员”）负责；（三）合同专用章由办公室协同法务部门管理，办公室主任与法务负责人共同监督，指定专人（以下简称“合同章管理员”）保管；（四）分支机构（专业委员会）印章由各分支机构负责人指定专人（以下简称“分支章管理员”）保管，分支机构负责人为直接责任人；（五）专项业务印章由主办部门指定专人保管，主办部门负责人为直接责任人。第七条印章保管人员应具备良好的政治素质和责任意识，熟悉协会规章制度，签订《印章保管责任书》，明确保管责任。保管人员因出差、休假等原因离岗时，需经部门负责人批准，办理临时交接手续并登记备案，严禁转交非指定人员代管。第三章印章刻制与启用第八条印章刻制需严格履行审批程序：（一）新刻印章：由需求部门提交《印章刻制申请表》，注明印章名称、用途、样式（附设计稿），经分管副会长审核后，报会长办公会审批；（二）补刻印章：因丢失、损毁需补刻的，由原保管部门提交情况说明及登报挂失证明（公章、财务章等重要印章需登市级以上报刊），经办公室核查后，按新刻流程审批；（三）分支机构（专业委员会）印章刻制：需提交分支机构成立批复文件，按前款流程审批；（四）专项业务印章刻制：需明确使用期限（最长不超过1年）及使用范围，到期后需及时缴销。第九条经批准刻制的印章，由办公室统一到公安机关备案的刻章单位制作，严禁任何部门或个人私自刻制。印章刻制完成后，办公室需留存印模备案，建立《印章管理台账》（含印章名称、刻制时间、保管部门、保管人、启用时间等信息），并下发《印章启用通知》。第十条新印章启用前，保管部门需组织保管人员学习本办法及相关制度，明确使用规范；过期或废止印章由办公室统一收缴，登记后送公安机关指定机构销毁，销毁记录存档备查。第四章印章使用审批流程第十一条印章使用实行“一事一申请、分级审批”制度，所有用印需填写《印章使用申请表》（附件1），注明用印事由、文件名称及内容摘要、用印数量、申请人及所属部门等信息，经审批通过后方可用印。第十二条审批权限划分如下：（一）协会公章：1.一般性文件（如会员通知、活动方案、常规报表等）：经部门负责人审核，办公室主任审批；2.重要文件（如合作协议、资金使用超过5万元的事项、对外推荐材料、行业标准制定等）：经部门负责人、办公室主任、分管副会长逐级审核，报会长审批；3.涉及法律风险的文件（如诉讼文书、重大合同等）：需经法务部门审核并签署意见后，按前款流程审批。（二）法定代表人姓名章：1.与财务无关的授权书、证明类文件：经办公室主任审核，分管副会长审批；2.财务相关文件（如银行票据、税务申报等）：需与财务专用章联签，由财务负责人、分管副会长、会长逐级审批。（三）财务专用章：1.日常费用报销、小额转账（5万元以下）：由财务负责人审批；2.大额资金支付（5万元及以上）、银行账户开立/变更/注销等：需经财务负责人、分管副会长、会长逐级审批；3.所有财务用印需与《财务审批单》配套使用，严禁空单用印。（四）合同专用章：1.标的额5万元以下的合同：经业务部门负责人、法务部门审核，办公室主任审批；2.标的额5万元及以上的合同：经业务部门负责人、法务部门、分管副会长逐级审核，报会长审批；3.涉外合同或涉及知识产权、股权等重大权益的合同：需提交会长办公会审议通过后用印。（五）分支机构（专业委员会）印章：1.本机构会员通知、活动组织等常规业务：由分支机构负责人审批；2.涉及跨机构合作、资金使用（5000元及以上）或行业影响较大的事项：需经分支机构负责人审核，报协会办公室备案后用印；3.严禁用于以协会名义签署合同、出具担保或超出分支机构职责范围的事项。（六）专项业务印章：仅限用于审批时明确的具体事项（如“XX电影节证件专用章”仅用于电影节证件制作），使用时需由主办部门负责人审批，超出范围或逾期使用无效。第十三条特殊情况下需紧急用印（如突发事件需立即出具证明、时效性极强的合作文件等），申请人可通过电话或OA系统先行向审批人说明情况，经审批人同意后由保管人员登记用印，24小时内补交书面《印章使用申请表》。第十四条用印操作规范：（一）保管人员用印前需核对《印章使用申请表》与文件内容是否一致，检查文件内容是否完整、签字是否齐全（需领导签字的文件须先签字后用印）；（二）严禁在空白纸张、空白合同、空白证明等无具体内容的文件上用印；（三）用印位置需清晰、端正，骑缝章需覆盖文件每页边缘并保持连贯；（四）用印数量需与申请数量一致，多页文件需加盖骑缝章，作废文件需注明“作废”并留存备查；（五）电子印章使用需通过协会指定的电子签章系统操作，严格遵循系统权限设置，禁止账号共用或越权操作。第五章监督与责任追究第十五条协会办公室负责统筹印章使用的监督检查，每季度对各部门印章管理情况进行抽查，检查内容包括：（一）印章保管是否符合“专人、专柜”要求；（二）《印章使用申请表》《印章管理台账》登记是否完整、规范；（三）用印文件与审批内容是否一致，是否存在违规用印行为；（四）过期或废止印章是否及时缴销。第十六条分支机构（专业委员会）需每半年向办公室报送《印章使用情况统计表》（附件2），内容包括用印时间、文件名称、审批人等信息，办公室汇总后向会长办公会汇报。第十七条严禁以下违规行为：（一）未经审批擅自用印；（二）伪造、篡改《印章使用申请表》或用印文件；（三）出借、出租、转让印章；（四）保管不当导致印章丢失、损毁；（五）其他违反本办法的行为。第十八条对违规行为的责任追究：（一）因保管不当导致印章丢失的，保管人员需立即报告并配合调查，登报挂失并承担补刻费用；造成经济损失或不良影响的，由责任人承担相应赔偿责任；（二）未经审批用印或伪造审批的，视情节轻重给予批评教育、扣除绩效、暂停职务等处分；造成严重后果的，依法追究法律责任；（三）出借、转让印章或利用印章谋取私利的，直接解除劳动关系（对兼职人员取消任职资格），并依法追偿损失；构成犯罪的，移交司法机关处