合同审批与签订流程管理工具

合同审批与签订流程管理工具一、适用业务场景本工具适用于企业各类合同的规范化管理，涵盖但不限于以下场景：新业务合作签约：与外部客户、供应商或合作伙伴签订的新项目合作合同、服务协议等；日常采购签约：原材料采购、设备采购、服务外包等采购类合同；内部协议签订：部门间协作协议、项目责任书等内部约定文件；合同变更与续签：已签订合同的补充协议、延期续签等流程管理；合同归档与查阅：合同签订完成后的分类存储、调阅权限管理等。二、操作流程详解（一）合同发起与起草发起主体：业务部门负责人或合同经办人（如经理、专员）；操作内容：根据业务需求，明确合同类型（如采购合同、服务合同）、签约主体（甲方/乙方）、核心条款（金额、履行期限、违约责任等）；参考企业标准合同模板或法务部提供的范本，起草合同文本，保证内容完整、表述清晰；收集附件材料（如对方资质证明、报价单、技术协议等），与合同文本一并提交审核。时限要求：发起流程后1个工作日内完成材料准备。（二）部门初审审核主体：业务部门负责人（如*总监）；审核重点：合同内容是否符合业务需求，条款是否与前期沟通一致；合同金额、履行期限等关键信息是否准确；附件材料是否齐全、有效（如对方营业执照复印件需加盖公章）；是否存在超出部门权限的条款（如大额资金支付、特殊免责条款）。操作结果：审核通过：流转至下一环节（法务审核）；审核不通过：退回经办人修改，注明修改意见，重新提交。时限要求：收到材料后1个工作日内完成审核。（三）法务审核审核主体：法务部负责人或法务专员（如*法务）；审核重点：合同主体是否合法（如签约方是否为法人主体，是否有签约权限）；合同条款是否符合法律法规及企业内部制度，是否存在法律风险；违约责任、争议解决方式等条款是否明确、合理；是否涉及知识产权、保密等特殊约定，条款是否完备。操作结果：审核通过：流转至下一环节（领导审批）；审核不通过：退回业务部门，出具《法务审核意见书》，明确修改建议。时限要求：收到材料后2个工作日内完成审核（复杂合同可延长至3个工作日）。（四）领导审批审批主体：根据合同金额及重要性，由对应层级领导审批（如总经理、分管副总）；审批重点：合同是否符合企业战略规划及年度经营目标；合同金额是否在预算范围内，资金来源是否落实；合作方的资信状况、履约能力是否评估通过（如需）；合同条款是否对企业整体利益有利，风险是否可控。操作结果：审批通过：流转至下一环节（用印申请）；审批不通过：退回业务部门，终止流程或重新协商。时限要求：收到材料后1-3个工作日内完成审批（根据领导层级调整）。（五）用印申请与合同签订用印申请主体：合同经办人；操作内容：登录企业OA系统或填写《用印申请表》，已审批通过的合同文本及《审批流程表》；注明用印份数（如正本2份、副本4份）、用印类型（合同专用章、公章）；经行政部审核用印材料无误后，安排用印。签订操作：用印后，由经办人携带合同文本与签约方对接，双方签字盖章（如为线上签订，需通过企业指定的电子签约平台）；保证合同文本与审批版本一致，无涂改（如有修改需双方盖章确认）；签订完成后，收回合同正本，及时归档。时限要求：用印申请后1个工作日内完成，签订后2个工作日内提交归档。（六）归档与管理归档主体：行政部或档案管理员（如*档案员）；操作内容：对签订完成的合同进行分类编号（如“合同-年份-类型-序号”）；整理合同正本、附件、《审批流程表》等材料，建立《合同台账》，记录合同编号、名称、签约方、金额、签订日期、履行期限等信息；将合同扫描存入电子档案系统，设置查阅权限（如仅相关部门可查看）；定期对合同履行情况进行跟踪，提醒业务部门按时履行或续签。时限要求：收到合同材料后3个工作日内完成归档。三、配套工具表单（一）合同审批流程表环节责任部门/人操作内容完成时限备注（附件要求）合同发起业务部门经办人起草合同，准备附件签发起1日内对方资质、报价单、技术协议等部门初审业务部门负责人审核业务需求与条款准确性收到材料1日内初审意见书（如有修改）法务审核法务部审核合法性与风险收到材料2日内法务审核意见书（如有修改）领导审批对应层级领导审批战略与利益风险收到材料1-3日内审批批件用印申请经办人提交用印申请，审批材料签订前1日内《用印申请表》、审批流程表合同签订经办人、签约方双方签字盖章用印后1日内保证文本一致，无涂改归档管理行政部/档案管理员分类编号、建台账、电子存档签订后3日内合同正本、附件、审批流程表原件（二）合同基本信息表字段名称填写说明示例合同编号按规则自动或手动填写HT-2023-CG-001合同名称简明扼要反映合同内容XX原材料采购合同合同类型采购/服务/合作/内部协议等采购合同签约主体（甲方）企业全称、统一社会信用代码XX有限公司911101XXXXXXXXXX签约主体（乙方）合作方全称、统一社会信用代码YY科技有限公司913101XXXXXXXXXX合同金额大小写一致，含币种人民币伍万元整（¥50,000.00）履行期限开始日期至结束日期2023-10-01至2024-09-30主要内容摘要核心条款（标的、数量、质量等）采购XX材料100件，单价500元附件清单列出所有附件名称及份数附件1：报价单（1份）；附件2：技术协议（1份）审批状态起草中/审核中/已审批/已签订/已归档已签订经办人业务部门合同负责人*专员归档日期合同归档完成的日期2023-10-05四、关键注意事项合同内容规范性：严禁使用模糊表述（如“大概”“左右”），关键条款（金额、期限、违约责任等）必须明确、量化；涉及金额、数量等数字信息，需同时填写大小写，避免篡改风险；参考企业标准模板，如需自定义条款，需经法务部特别审核。审核流程完整性：任何环节不得跳过审核或逆向流转，如遇特殊情况需变更流程，需经分管领导书面批准；法务审核或领导审批不通过的，需修改后重新提交，不得擅自调整核心条款。用印与签订安全：合同文本必须与审批版本完全一致，未经批准不得擅自增减条款；用印时需核对《用印申请表》与合同文本信息，保证无误后方可盖章；线上签订需通过企业指定平台，保证签约主体身份真实及合同法律效力。归档与保密管理：合同正本需由行政部统一保管，副本按需分发至业务部门、财务部等；电子档案需设置分级权限，严禁非授权人员查阅或导出合同信息；合同档案保存期限按企业档