采购申请审批流程规范化表格模板

采购申请审批流程规范化表格模板一、适用范围与典型场景二、流程操作步骤详解1.采购申请发起操作主体：采购需求部门申请人（如行政专员、生产计划员）操作内容：（1）申请人根据实际需求，填写《采购申请审批表》（见模板表格），详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望到货日期及供应商推荐（如有）。（2）附件准备：如涉及技术参数复杂或需特殊定制的采购，需附技术规格书、图纸或比价需求说明；若为重复性采购，可引用历史采购合同或价格协议作为参考。（3）提交申请：将填写完整的表格及附件通过OA系统或纸质版提交至部门负责人处进行初审。2.部门负责人初审操作主体：需求部门负责人（如行政部经理、生产部主管）审核要点：（1）核对采购需求的必要性：是否为部门日常工作或项目推进所必需，是否存在替代方案（如内部调配、租用等）。（2）审核预算匹配度：采购金额是否在部门年度预算额度内，超预算采购需说明理由并标注“超预算”标识。（3）确认需求合理性：数量、规格是否符合实际工作需要，避免过度采购。操作结果：审核通过后签字确认，提交至财务部门；若不通过，需注明退回理由并反馈给申请人调整。3.财务部门复核操作主体：财务专员或财务经理审核要点：（1）预算合规性：检查采购项目是否纳入公司年度预算，未预算项目需提交《预算外采购申请说明》。（2）价格合理性：对常规采购项目，参考历史价格或市场均价进行比价；对大额采购，要求提供至少3家供应商的报价单（或询价记录）。（3）资金支付安排：确认采购资金来源（如部门预算、专项拨款）及支付方式是否符合财务制度。操作结果：复核通过后签字，转交至分管领导或审批权限对应领导；若发觉预算或价格问题，退回需求部门补充说明。4.分管领导/权限领导审批操作主体：根据采购金额划分审批权限（例如：金额≤5000元：部门负责人+财务专员*审批；5000元＜金额≤20000元：分管副总*审批；金额＞20000元：总经理*审批）。审核要点：（1）战略匹配性：采购是否符合公司年度战略规划或重点项目目标。（2）风险控制：对供应商资质、采购合同条款（如质保、违约责任）进行重点关注。操作结果：审批通过后，流程流转至采购部门；若未通过，由行政部门或申请人同步退回并说明原因。5.采购部门执行操作主体：采购专员*操作内容：（1）供应商选择：根据审批通过的申请，通过公开招标、询价比价或定点供应商采购等方式确定合作方，保证供应商资质合法（营业执照、相关行业许可证等）。（2）合同签订：拟定采购合同，明确标的物、价格、交付时间、验收标准及违约条款，经法务部门（如有）审核后签订。（3）订单下达：向供应商下达正式采购订单，同步跟踪生产/备货进度，保证按期交付。6.物品验收与入库操作主体：需求部门申请人+仓库管理员*操作内容：（1）到货核对：供应商送货后，需求部门与仓库共同核对物品名称、规格、数量、外观质量是否与订单一致，并填写《验收单》。（2）技术验收：对设备或需技术参数确认的物品，由技术部门（如设备工程师*）出具验收合格报告。（3）入库登记：验收合格后，仓库管理员办理入库手续，更新库存台账；不合格物品则联系供应商退换货，流程同步反馈至采购部门。7.财务结算与归档操作主体：财务专员+采购专员操作内容：（1）发票核对：收到供应商发票后，财务部门核对发票信息与采购订单、验收单是否一致，保证“三单匹配”。（2）付款审批：按合同约定支付方式，提交付款申请，经财务负责人及审批权限领导签字后安排付款。（3）资料归档：采购申请表、审批记录、合同、验收单、发票等资料由采购部门统一整理存档，保存期限不少于3年。三、采购申请审批表模板采购申请基本信息申请部门申请日期申请人联系方式采购类型（□物料□设备□服务□其他）期望到货日期采购明细序号物品/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明供应商推荐（可选）12合计金额大写：________________________元整小写：________________元审批意见部门负责人签字：___________日期：______财务审核意见：___________签字：___________日期：______审批意见分管领导/权限领导审批：___________签字：___________日期：______采购部门执行意见：___________签字：___________日期：______验收与归档验收结果（□合格□不合格，不合格原因：___________）验收人签字：___________日期：______入库单号：___________四、使用要点与常见问题提示信息填写规范：采购物品名称需具体，避免使用“一批办公用品”等模糊表述；规格型号、技术参数应清晰可辨，保证供应商准确理解需求。预估金额需贴近实际，虚高或低估均可能影响审批效率，可通过市场调研或历史数据参考确定。附件完整性：技术复杂采购必须附技术规格书，大额采购（≥10000元）需提供至少2家供应商的报价单，否则审批流程将被退回补充。审批时限要求：常规采购审批流程应在3个工作日内完成；紧急采购需在申请表右上角标注“加急”，并说明紧急原因，审批时限缩短至1个工作日。特殊情况处理：预算外采购需提前提交《预算外采购申请说明》，经总经理*审批后方可启动流程；分期交付