影视协会会议室管理实施制度

影视协会会议室管理实施制度第一章总则第一条为规范影视协会会议室使用管理，提高场地及设备使用效率，保障各类会议、活动有序开展，维护公共环境与设施安全，结合协会实际工作需求，制定本制度。第二条本制度适用于协会所属全部会议室（含主会议室、小型研讨室、视频会议室等）的申请、使用、维护及监督管理，涵盖协会内部各部门、会员单位、合作机构及经审批的外部单位。第三条会议室管理遵循“统筹规划、合理分配、责任到人、文明使用”原则，以服务协会核心工作、促进会员交流合作为目标，确保资源高效利用与规范运行。第二章管理职责第四条行政部为会议室管理的主管部门，负责以下工作：（一）制定并更新会议室使用规则、开放时段及预约流程；（二）统筹协调各部门及外部单位的会议室使用申请，审核预约需求，避免时间冲突；（三）监督会议室使用情况，检查设备及环境状态，记录违规行为；（四）组织日常清洁、设备维护及安全隐患排查；（五）建立会议室使用台账，定期汇总使用数据并向协会管理层汇报。第五条技术部负责会议室设备的专业维护，包括投影仪、音响系统、视频会议终端、灯光设备等的调试、检修及故障处理，确保设备正常运行。第六条使用部门或个人职责：（一）提前按流程提交申请，如实填写使用需求；（二）遵守会议室使用规范，爱护设施设备，保持环境整洁；（三）使用完毕后及时归还钥匙（如有）、关闭设备电源、清理现场；（四）发现设备故障或安全隐患时，第一时间向行政部报告。第三章使用申请与审批第七条申请方式（一）协会内部部门使用需通过协会OA系统提交《会议室使用申请表》，注明使用日期、时段、人数、会议主题、设备需求（如投影、音响、录音等）及申请人联系方式；（二）会员单位使用需由会员负责人签字确认后，通过会员服务系统提交申请；（三）外部单位（含合作机构）使用需提供单位介绍信、活动方案（含参与人员名单、内容概要），经协会分管领导审批后提交行政部。第八条申请时效（一）常规使用需提前24小时提交申请，大型会议（参会人数50人以上）或需特殊设备调试的会议需提前3个工作日申请；（二）临时紧急使用（如突发工作会议）可提前4小时口头报备行政部，事后24小时内补交书面申请；（三）同一部门或单位每周累计使用时长原则上不超过20小时（主会议室），小型研讨室不超过10小时，特殊情况需经分管领导批准。第九条审批流程（一）行政部收到申请后2小时内完成初审，重点核查时间冲突、设备可用性及申请内容合规性（如是否涉及敏感话题、是否符合协会宗旨）；（二）内部部门申请由行政部负责人直接审批；（三）会员单位申请经行政部初审后，提交会员服务部复核，确认无违规记录后审批；（四）外部单位申请经行政部、法务部初审后，报协会分管领导终审；（五）审批结果通过OA系统或短信通知申请人，未通过需说明理由。第十条预约变更与取消（一）申请人需变更使用时间或设备需求时，需提前4小时提交变更申请，重新审批；（二）取消使用需提前2小时通知行政部，未及时取消导致场地空置的，3个月内限制其优先预约权；（三）因协会重要活动或临时任务需调整已预约时段的，行政部应提前2小时通知申请人并协调替代方案。第四章使用规范第十一条时间管理（一）使用人员需提前10分钟到场完成准备工作，会议结束后10分钟内离场并归还钥匙（如有）；（二）无特殊原因不得超时使用，确需延长的需提前30分钟向行政部申请，经同意后方可延长（延长时长不超过1小时）；（三）未在预约开始时间后15分钟内到场且未提前说明的，视为自动放弃预约，行政部可将场地另作安排。第十二条人员管理（一）会议室使用人员仅限申请表中登记的参会人员，禁止无关人员进入；（二）外部单位使用时，需由协会对接人全程陪同，确保活动内容符合约定；（三）未成年人（18周岁以下）进入需由监护人或协会工作人员陪同，禁止单独滞留。第十三条设备使用规范（一）使用人员需按操作说明使用设备，禁止擅自拆卸、改装或连接外接设备（如私接插线板、U盘等）；（二）视频会议设备使用前需提前1小时联系技术部调试，确保音视频信号稳定；（三）使用结束后需关闭投影仪、音响、灯光等设备电源，切断插线板总闸；（四）禁止在会议桌上放置重物、刻画或使用油性笔标记，设备遥控器、麦克风等物品用后需放回指定位置。第十四条卫生与环境管理（一）使用期间禁止吸烟、饮食（茶歇除外），茶歇需使用一次性餐具，垃圾集中放置；（二）会议结束后需清理桌面杂物、恢复座椅摆放，确保无遗留物品；（三）禁止在墙面、门窗张贴未经审批的宣传资料，临时布置需提前向行政部报备，活动后立即拆除。第十五条安全管理（一）严禁携带易燃、易爆、腐蚀性等危险物品进入会议室；（二）消防通道、安全出口需保持畅通，禁止堆放物品；（三）使用期间如遇设备短路、火灾等紧急情况，需立即切断电源并拨打协会安全值班电话（XXX-XXXXXXX），组织人员有序撤离；（四）离开时需检查门窗是否关闭，确认无安全隐患后方可离场。第五章设备维护与管理第十六条设备清单与台账行政部需建立《会议室设备清单》，列明设备名称、型号、购置时间、存放位置及责任人，每季度更新一次。第十七条日常维护（一）技术部每周对设备进行一次全面检查，记录运行状态；（二）行政部每日使用前30分钟开启设备预热（如投影仪），检查灯光、空调等基础设施；（三）设备出现故障时，使用人员需立即停止使用并报告行政部，技术部应在2小时内到场检修，24小时内完成修复（复杂故障可延长至48小时）。第十八条损坏赔偿（一）因使用不当造成设备损坏或丢失的，由使用部门或个人承担维修或赔偿责任；（二）赔偿标准按设备维修成本或重置价值（扣除折旧）计算，由技术部出具评估报告，行政部核定后执行；（三）外部单位造成损坏的，除赔偿外，协会有权终止其6个月内的会议室使用资格。第六章监督与考核第十九条行政部每月汇总《会议室使用记录表》，内容包括使用部门、时段、设备状态、违规情况等，提交协会管理层。第二十条对以下违规行为，行政部将视情节轻重予以处理：（一）未按流程申请使用的，首次警告，二次限制1个月预约权；（二）损坏设备未及时报告的，除赔偿外，通报批评；（三）严重违反安全或卫生规定（如吸烟引发警报、堵塞消防通道）的，取消3个月使用资格，并计入会员单位信用档案；（四）因违规行为造成重大损失（如设备报废、人员受伤）的，依法追究责任。第二十一条