原材料采购招标管理流程说明书

原材料采购招标管理流程说明书一、目的为规范企业原材料采购招标活动，保障采购过程公平、公正、公开，有效控制采购成本并确保原材料质量符合生产需求，结合企业实际运营需求制定本管理流程。二、适用范围本流程适用于企业生产运营所需各类原材料的采购招标活动（单项采购预算达到规定限额的项目）。未达限额的采购项目可参照本流程核心原则执行。三、职责分工（一）采购部牵头组织招标全流程，包括需求对接、文件编制、公告发布、投标组织、合同洽谈等工作，确保流程合规推进；负责协调各部门间的工作衔接，跟踪招标进度与履约情况。（二）需求部门提供原材料的技术参数、质量标准、交付周期等需求信息，参与评标环节的技术评审，对招标结果的技术符合性负责；配合采购部完成原材料到货后的验收工作。（三）财务部门审核采购预算的合理性，参与投标单位的财务状况评估（如资产负债率、信用记录等），保障招标资金的合规使用及合同款项的支付管理；监督招标过程中的费用支出（如公告发布费、专家评审费等）。（四）法务部门审核招标文件、投标文件及采购合同的法律合规性，规避合同风险与法律纠纷；对招标过程中的法律疑问提供专业支持，如资格条件设置的合法性、评标规则的合规性等。（五）招标小组由采购、需求、财务、法务人员及外部行业专家组成（成员数量根据项目规模确定），负责投标单位的资格审查、投标文件评审及中标候选人推荐；评审过程需独立、客观，确保结果公平公正。四、流程步骤（一）招标策划采购部联合需求部门梳理采购需求，明确原材料的规格参数（如材质、型号、精度等）、采购数量、质量标准（如行业标准、企业内控标准）、交付要求（如交货地点、周期、包装规范）及预算范围等核心要素；结合项目特点（如采购规模、技术复杂程度）确定招标方式（公开招标、邀请招标等），制定《招标工作计划表》，明确各环节时间节点（如公告发布时间、投标截止时间、开标时间等）。（二）招标文件编制采购部主导，联合需求、财务、法务部门共同编制招标文件。文件内容需包含：项目概况：原材料采购的背景、用途、数量等；技术要求：详细的技术参数、质量标准、验收方法；商务条款：付款方式（如预付款比例、付款节点）、交货期、违约责任、争议解决方式；评标标准：明确技术分、商务分、价格分的权重及评分细则（如技术方案合理性占比、类似项目业绩加分规则、报价偏离扣分标准）；投标文件要求：格式模板、签署要求、密封要求及递交截止时间、地点。法务部门需对合同条款部分进行合规性审核，确保无法律漏洞（如知识产权归属、不可抗力条款的合理性）。（三）招标公告发布若采用邀请招标，采购部向3家及以上符合资质的潜在供应商发送《投标邀请书》，邀请书内容与公告一致，需留存邀请记录（如邮件回执、快递签收单）。（四）资格预审与投标报名潜在供应商按要求提交报名资料（营业执照、资质证书、近3年类似项目业绩证明等），采购部会同招标小组对报名单位进行资格预审：核查资质合规性（如营业执照经营范围、资质证书有效期）；评估生产能力（如产能规模、设备配置）；验证类似项目经验（如合同复印件、用户反馈）。确定合格投标人名单后，通过邮件或公告形式公示（公示期不少于3个工作日），接受社会监督。（五）招标文件发售与答疑向通过资格预审的投标人发售招标文件（可收取工本费，金额不超过成本价），同时开通答疑通道（线上答疑平台或线下答疑会），集中解答投标人对文件的疑问。答疑结果以《答疑纪要》形式书面反馈给所有投标人，确保信息对称（答疑纪要需由采购部盖章确认，作为招标文件的补充文件）。（六）投标文件编制与递交投标人按招标文件要求编制投标文件，需包含技术方案（如生产工艺、质量控制措施）、商务响应（如付款方式承诺、交货期承诺）、报价单（需加盖公章、法人章）等内容。投标文件需在规定截止时间前密封递交至指定地点，采购部需做好接收登记（记录递交时间、投标人名称、文件密封情况），确保递交过程可追溯。（七）开标与唱标在招标文件规定的时间、地点组织开标，邀请所有投标人（或其授权代表）、监督人员（如法务、审计人员）到场。开标现场流程：1.检查投标文件的密封情况，确认无误后拆封；2.宣读投标报价、交货期、质量承诺等关键信息，全程录音录像留存证据；3.唱标结果由投标人代表签字确认，若有异议需当场提出，采购部负责记录并核实。（八）评标与定标招标小组依据招标文件的评标标准，对投标文件进行技术、商务、价格的综合评审：技术评审：需求部门主导，评估技术方案的合理性、质量标准的符合性；商务评审：财务、法务部门主导，核查商务条款的响应度（如付款方式、违约责任）；价格评审：采购部主导，分析报价的合理性（如是否低于成本价、是否存在恶意低价）。评审可采用打分法（按权重计算总分）或综合评议法（集体讨论确定优劣），必要时可要求投标人进行现场答疑（答疑内容需形成书面记录）。评审结束后，招标小组推荐1-3名中标候选人，报企业决策层（如总经理办公会）审批确定中标单位。（九）中标通知与合同签订向中标单位发出《中标通知书》，同时以书面形式通知未中标单位（说明未中标原因，如报价偏高、技术方案不符合要求等）；中标单位需在规定时间内（如10个工作日）与采购部签订采购合同，合同条款需与招标文件、投标文件的实质性内容一致（如价格、质量标准、交货期）。法务部门再次审核合同文本的合规性，确保无歧义、无漏洞。（十）履约管理与验收履约跟踪：采购部跟踪供应商的生产进度、物流安排，定期与供应商沟通，确保按约交付；若遇不可抗力或生产异常，需及时协调解决方案（如调整交货期、更换原材料批次）。到货验收：需求部门联合质检部门对到货原材料进行验收，对照合同要求核查质量（如抽样检测）、数量、规格等，验收合格后办理入库手续；若验收不合格，需出具《验收不合格报告》，由采购部牵头与供应商协商退换货或索赔。付款管理：财务部门根据合同约定及验收结果，办理款项支付（如预付款、到货款、质保金），确保资金合规使用。五、关键控制点（一）资格预审环节严禁“围标串标”，需通过实地考察（如参观生产车间）、第三方征信查询（如天眼查、企查查）等方式验证投标单位资质的真实性；对关联企业（如母子公司、同一实际控制人企业）参与投标的情况，需严格核查是否存在利益输送风险，必要时限制其同时入围。（二）评标环节评标标准需在招标文件中明确且量化，避免模糊表述（如“技术先进”需细化为“符合XX行业标准且具备XX专利技术”）；评审人员需签署《保密及廉洁承诺书》，杜绝人为干预评审结果；若发现评审人员与投标人存在利益关联，需立即更换并追究责任。（三）合同签订环节严格遵循“招标结果与合同条款一致”原则，禁止中标后擅自变更核心条款（如价格、质量标准、交货期）；合同中需明确违约责任（如逾期交货的违约金计算方式、质量不合格的赔偿标准），保障双方权益。（四）履约验收环节建立《原材料验收台账》，留存验收记录