企业行政文档管理规范手册

企业行政文档管理规范手册前言为规范企业行政文档的、流转、归档及使用流程，保障文档信息的完整性、安全性和可追溯性，提高行政工作效率，特制定本手册。本手册适用于企业各部门及全体员工，旨在统一管理标准，降低运营风险，为企业高效运营提供文档支撑。一、适用范围与场景本手册涵盖企业行政管理全流程中的各类文档，包括但不限于：制度类文档：如《办公行为规范》《会议管理制度》等；事务类文档：如通知、通报、请示、报告、函件等；会议类文档：如会议议程、会议纪要、决议事项跟踪表等；合同协议类：如办公场地租赁、服务采购等行政相关合同；档案类文档：如人事档案、资质文件、历史文件等。适用场景包括：日常行政事务处理、跨部门协作、重要决策记录、审计检查、历史资料查阅等。二、文档全流程操作规范（一）文档创建与审批需求发起各部门根据工作需要发起文档创建需求，明确文档目的、适用范围及核心内容，填写《文档创建申请表》（见附件1）。示例：行政部因优化办公环境，需制定《办公区域管理规定》，由行政主管*发起申请。文档起草起草人需根据需求内容，按照企业统一的文档格式（见附件2）撰写文档，保证内容准确、条理清晰、语言规范。关键要素：标题需明确（如“公司2024年春节放假通知”），需包含目的、适用对象、具体事项、执行要求、生效日期等。部门审核起草完成后，提交至部门负责人*进行审核，重点审核内容的合规性、部门职责匹配度及可行性。审核通过后，在《文档审批单》（见附件3）中签字确认；不通过则退回起草人修改，并注明修改意见。跨部门会签（如需）涉及多部门职责的文档（如《差旅费报销管理办法》），需由相关部门负责人*会签，保证内容无冲突、职责清晰。领导审批根据文档重要性确定审批层级：一般事务类文档（如部门通知）：由部门负责人*审批；重要制度类文档（如《信息安全管理制度》）：由分管副总*审批；重大决策类文档（如公司年度行政工作计划）：由总经理*审批。审批通过后，文档正式生效；审批不通过，退回发起部门重新梳理。发布与存档生效文档由行政部统一编号（编号规则：部门代码-文档类型代码-年份-流水号，如“XZ-ZD-2024-001”），通过企业内部OA系统或书面形式发布。发布后3个工作日内，电子版至企业文档管理系统，纸质版交档案室归档。（二）文档归档与存储归档范围已生效的正式文档、审批过程中的关键版本（如会签稿、终审稿）、具有保存价值的会议纪要、合同原件等。归档时间日常事务类文档：每月最后一个工作日汇总归档；项目类文档：项目结束后15个工作日内完成归档；年度类文档：次年第一个月内完成归档。归档要求电子文档：命名格式为“编号-文档名称-版本号-日期”（如“XZ-ZD-2024-001-办公区域管理规定-V1.0-20240301”），存储于指定服务器文件夹，按部门分类管理；纸质文档：使用统一档案盒，标注“编号-文档名称-年份-密级”，盒内附《文档归档清单》（见附件4），按时间顺序排列。存储安全电子文档：定期备份（每周一次增量备份，每月一次全量备份），设置访问权限（仅相关人员可查看/编辑）；纸质文档：存放于防火、防潮、防虫的档案柜，涉密文档单独存放并加锁。（三）文档借阅与使用借阅申请员工因工作需要借阅文档，需填写《文档借阅申请表》（见附件5），说明借阅目的、文档名称、借阅期限（一般不超过7个工作日）。审批与登记一般文档：由部门负责人审批；涉密文档（如未公开的财务数据、战略规划）需由分管副总审批。审批通过后，档案管理员*核对信息，在《文档借阅登记表》（见附件6）中记录借阅人、借阅时间、预计归还时间等信息。使用规范借阅人仅可在指定区域查阅文档，不得涂改、勾画、抽取、撤换页面；严禁擅自复制、拍照、外传涉密文档，确需复制的，须文档所属部门负责人*书面批准。归还与核销借阅到期后，借阅人需在2个工作日内归还文档，档案管理员*检查文档完整性，确认无误后在《文档借阅登记表》中标记“已归还”；如需续借，需在到期前1天重新提交申请，续借期限不超过3个工作日。（四）文档更新与销毁更新触发条件国家法律法规、行业标准发生变化；企业组织架构、业务流程调整；实施过程中发觉文档存在重大缺陷或可优化内容。更新流程由文档所属部门发起更新申请，参照“文档创建与审批”流程执行，更新后重新编号发布，并注明“更新日期及版本号”；原文档自动作废，由行政部在文档管理系统中标记“已废止”，纸质版加盖“作废”章后单独存放。销毁管理销毁范围：已超过保存期限且无留存价值的文档（如过期通知、临时性会议纪要）；销毁流程：部门提出销毁申请，附《文档销毁清单》（见附件7），注明文档名称、编号、数量、销毁原因；行政部会同档案管理员、监察专员共同审核，确认无留存价值；由档案管理员*负责销毁，电子文档彻底删除，纸质文档采用粉碎或焚烧方式；销毁后，三方在《文档销毁记录表》（见附件8）中签字确认，记录销毁时间、方式、监销人等信息。三、常用示例附件1：文档创建申请表申请部门申请日期文档名称文档类型（□制度□事务□会议□其他）创建目的主要内容概述涉及部门申请人联系方式部门负责人意见签字：日期：附件2：文档格式规范二号黑体，居中；一级三号黑体，左对齐；二级小三号楷体GB2312，左对齐；小三号宋体，行距1.5倍，首行缩进2字符；页码：页脚居中，格式为“第X页共Y页”；页边距：上2.5cm，下2.5cm，左3cm，右2cm。附件3：文档审批单文档编号文档名称起草部门起草人部门审核意见签字：日期：跨部门会签意见（如有，请各部门签字）分管领导审批意见签字：日期：总经理审批意见签字：日期：附件4：文档归档清单归档日期归档部门序号文档编号文档名称版本号12附件5：文档借阅申请表借阅人所在部门文档编号文档名称借阅目的借阅期限自年月日至年月日部门负责人意见签字：日期：档案管理员意见签字：日期：附件6：文档借阅登记表借阅日期文档编号文档名称借阅人借阅部门预计归还实际归还经手人备注附件7：文档销毁清单申请部门申请日期序号文档编号文档名称数量12审核意见行政部：签字：日期：档案室：签字：日期：监察部：签字：日期：附件8：文档销毁记录表销毁日期销毁地点文档名称销毁方式（□粉碎□焚烧□其他）监销人经手人销毁详情：监销人签字：经手人签字：见证人签字：日期：日期：日期：四、管理与使用关键提示责任明确：各部门负责人为本部门文档管理第一责任人，保证文档内容真实、流程合规；档案管理员负责文档的日常维护、安全保管及借阅服务。保密要求：涉密文档的、流转、归档、借阅需严格遵守企业保密制度，严禁通过非加密渠道传输（如个人公共邮箱）。时效管理：重要文档（如制度类）需每两年review一次，过期未更新的文档由行政部提醒发起更新流程。违规处理：对擅自复制、外传、销毁重要文档，或因管理不当导致文档丢失、泄露的，将按企业《奖惩管理制度》追究相关人员责任