行政公文写作与审核规范指南

行政公文写作与审核规范指南一、适用情境本指南适用于各级机关、企事业单位在日常行政管理中需拟制、审核的各类行政公文，包括但不限于：传达上级重要决策部署、部署具体工作任务、请示事项批准、通报工作进展与情况、协调跨部门事务、回复来函询问等正式书面文件。无论是日常办公中的常规发文，还是涉及重要事项的专项公文，均可参照本规范保证公文的规范性、严肃性与有效性。二、规范操作流程（一）准备阶段：明确需求与基础要素明确发文目的与文种根据需解决的核心问题确定文种，如“请示”适用于向上级请求指示批准，“通知”适用于发布规章、部署工作，“函”适用于不相隶属机关商洽工作等。避免文种混用（如“请示”与“报告”不得混用，“报告”中不得夹带请示事项）。收集整理基础材料收集与公文内容相关的政策依据、数据事实、背景资料等，保证信息准确、来源可靠。例如部署工作的通知需附上级文件原文或相关会议决议；请示事项需附可行性分析报告或初步方案。确定受众与主送机关明确公文的发送对象（主送机关），保证主送机关唯一或明确（如“请示”一般只写一个主送机关）。若需知晓公文内容的其他机关，应在“抄送机关”中列明，避免主送过多导致责任不清。（二）起草阶段：规范结构与内容表达规范标题格式标题应准确概括公文主要内容，一般采用“发文机关+事由+文种”格式（如“公司关于2024年春节放假安排的通知”）。标题应简洁明了，字数一般不超过50字，除法规、规章名称加书名号外，不使用标点符号。构建逻辑框架开头：简明说明发文依据或目的，如“根据会议精神”“为做好工作，现就有关事项通知如下”。主体：内容需条理清晰，采用“一、（一）、1.、（1）”层级序号分点表述；每部分内容聚焦单一主题，避免交叉重复；涉及具体措施或要求的，需明确责任主体、完成时限、标准（如“各部门需于X月X日前完成工作，保证指标达标”）。结尾：根据文种规范表述，如“请遵照执行”“特此请示”“妥否，请批示”等，避免使用模糊用语（如“大概”“可能”）。规范语言表达与标点使用语言应庄重、准确、简洁，使用书面语，避免口语化、网络用语或歧义表述；数字用法应符合《出版物上数字用法的规定》（如“2024年”不写“二零二四年”，“10%”不写“百分之十”）；标点符号使用规范，除引号、书名号外，标题内一般不使用标点，中的分项之间用分号隔开。统一格式排版采用A4纸张，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；一般用3号仿宋_GB2312字体，一级标题用3号黑体，二级标题用3号楷体_GB2312，行距设置为28磅；页码位于页脚居中，用阿拉伯数字标注（如“-1-”）。（三）审核阶段：多级把关保证质量起草人自审完成初稿后，起草人需对照以下内容自查：内容是否符合发文目的，是否覆盖所有必要信息；政策依据是否准确，与上级文件是否存在冲突；语言是否规范，有无错别字、标点错误；格式是否符合本指南要求，层级序号是否正确。部门负责人审核部门负责人重点审核：内容与本部门职责的匹配性，是否存在越权或推诿情况；业务逻辑是否清晰，措施是否可行；涉及其他部门的事项是否已充分沟通并达成一致（如需联合发文，需附会签记录）。分管领导审核分管领导重点审核：事项是否符合单位整体战略或年度工作计划；涉及重大决策、资金安排、人事调整等事项的程序是否合规（如是否经集体研究讨论）；风险评估是否充分（如政策风险、舆情风险等）。最终校对经领导审核通过后，由办公室（或综合管理部门）对公文进行最终校对，重点检查：文稿与领导审批意见是否一致；格式、排版、页码等细节是否规范；印章使用是否符合规定（如联合发文需所有发文机关印章齐全）。（四）定稿与印发阶段：规范管理与存档编号与登记公文定稿后，由办公室统一编号（如“办发〔2024〕X号”），并录入公文管理系统，记录发文日期、文号、标题、主送机关、印发范围等信息。印发与分发根据公文密级和印发范围，通过机要渠道、内部办公系统或书面形式分发；涉密公文需严格按照保密规定登记、传递，严禁通过普通邮件、社交软件发送。归档管理公文印发后，原件（含领导审批签批页、修改痕迹稿）由办公室按照“一文一档”原则整理，定期移交档案部门归档；电子公文需同步备份至单位档案管理系统，保证长期可读。三、模板与工具清单（一）行政公文通用格式模板要素格式要求示例标题2号小标宋体字，居中编排公司关于开展2024年度安全生产大检查的通知主送机关3号仿宋_GB2312字体，顶格编排，后加冒号各部门、各子公司：3号仿宋_GB2312字体，首行缩进2字符，行距28磅为深入贯彻落实上级关于安全生产工作的决策部署，切实消除安全隐患，现就开展2024年度安全生产大检查有关事项通知一、检查时间2024年X月X日至X月X日。二、检查内容……附件说明如有附件，在下空一行左空2字符编排“附件：”，后标附件名称全称附件：1.2024年度安全生产大检查评分表2.检查组名单发文机关署名联合发文时，发文机关名称按顺序编排，一般主办机关在前公司办公室（印章）成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（如“2024年5月1日”）2024年5月1日印章单一机关发文时，印章用红色，不得出现“印章”“印鉴”等字样；联合发文时，印章依次排列（加盖在成文日期上，骑年盖月）抄送机关如需抄送，在印发机关和印发日期下一行标注“抄送：”，后列抄送机关名称抄送：集团办公室，市应急管理局（二）公文审核流程表审核环节审核内容审核人审核时限备注起草人自审内容完整性、政策合规性、文字准确性、格式规范性起草人*1个工作日内修改后标注“已自审”部门负责人审核业务逻辑、职责匹配性、跨部门沟通情况部门负责人*1个工作日内涉及多部门事项需附会签单分管领导审核战略符合性、程序合规性、风险评估分管领导*2个工作日内重大事项需附集体研究记录办公室终审格式统一性、文种准确性、印发范围合理性办公室主任*1个工作日内涉密公文需保密部门会签最终校对文稿与审批意见一致性、细节规范性办公室文秘*半个工作日内定稿前完成，保证无错漏四、关键注意事项（一）写作规范内容务实：避免空话、套话，公文内容需具体明确，具有可操作性。如“加强安全管理”应细化为“每月开展1次安全培训，每季度组织1次应急演练”。逻辑严谨：部分需遵循“提出问题—分析问题—解决问题”或“依据—措施—要求”的逻辑顺序，避免内容跳跃或前后矛盾。引用规范：引用上级文件或政策时，需注明文件名称、文号和具体条款（如“根据《公司财务管理办法》（财字〔2023〕X号）第十条规定”）。（二）审核要点政策合规性：保证公文内容符合国家法律法规、上级政策要求及单位内部规章制度，避免出现与现行政策相抵触的表述。程序规范：涉及重大事项、敏感问题或需多个部门协同的工作，需履行集体研究、会签等程序，杜绝“一言堂”或程序倒置。信息准确：数据、名称、日期等关键信息需反复核对，保证与原始资料一致，避免因信息错误导致工作失误。（三）常见问题规避文种混淆：如“请示”需一事一请，不得在报告中夹带请示事项；“函”仅用于不相隶属机关间沟通，不得向上级机关使用“函”。多头主送：请示类公文只写一个主送机关，如需其他机关知晓，应在抄送机关中列明，避免因多头主送导致责任推诿。表述模糊：避免使用“尽快”“适当”等模糊词汇，需明确具体时限、标准或数量（如“尽快完成”改为“于X月X日前完成”）。（四）归档要求及时归档：公文印发后1个月内，由办