供应链采购管理作业标准化模板

供应链采购管理作业标准化模板适用场景说明标准化操作流程第一步：采购需求发起与审批需求提报：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额、用途说明等信息，部门负责人签字确认。需求审核：采购部门收到需求后，审核需求的必要性、合理性及预算匹配度（如超预算需提交《预算调整申请表》），审核通过后提交至分管领导审批；重大项目/高金额采购需提交至总经理办公会审批。需求归档：审批通过的《采购需求申请表》由采购部门统一编号存档，作为后续采购活动的依据。第二步：供应商选择与管理供应商寻源：采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商，优先选择已纳入《合格供应商名录》的供应商；新供应商需提交《供应商准入申请表》（含营业执照、资质证明、生产能力、质量体系认证等资料）。供应商评估：组织技术、质量、财务等部门对供应商进行综合评估，评估维度包括：价格竞争力、产品质量合格率、交付及时率、服务响应速度、财务状况、社会责任等，形成《供应商评估报告》。供应商确定：根据评估结果选定合作供应商，签订《供应商合作协议》，明确合作期限、价格条款、质量要求、违约责任等内容；定期对供应商进行复评，动态更新《合格供应商名录》。第三步：采购订单执行订单下达：采购部门根据审批通过的《采购需求申请表》及确定的供应商信息，填写《采购订单》，明确订单号、物料/服务信息、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准等，经采购负责人及需求部门确认后盖章发送至供应商。订单跟踪：采购专员定期跟进订单生产/备货进度，与供应商沟通交付时间，保证按时交付；如遇延期风险，及时协调供应商调整计划或启动备选方案，同步更新《订单跟踪表》。异常处理：若供应商无法满足订单要求（如质量不达标、交付延迟），采购部门需立即启动《采购异常处理流程》，组织相关部门协商解决方案（如更换批次、调整交付时间、终止订单等），并保留书面沟通记录。第四步：物料/服务验收与入库到货核对：物料/服务送达后，由需求部门、采购部门、质检部门共同参与验收：核对物料名称、规格型号、数量是否与《采购订单》一致；检查外包装是否完好，有无破损、遗漏。质量检验：质检部门按照《质量检验标准》进行抽样检测或全检，出具《质量检验报告》；合格物料由需求部门签字确认《收货验收单》，不合格物料则填写《不合格品处理单》，启动退货或换货流程。入库管理：验收合格的物料由仓储部门办理入库手续，填写《入库单》，更新库存台账；同时将《采购订单》《收货验收单》《质量检验报告》等资料整理归档，传递至财务部门。第五步：付款结算与合同归档发票核对：供应商开具合规发票后，财务部门核对发票信息与《采购订单》《收货验收单》是否一致（含物料名称、数量、金额、税率等），确认无误后登记《应付账款台账》。付款审批：采购部门提交《付款申请表》，附发票、合同、验收单等资料，经财务部门审核、分管领导审批后，按合同约定方式（如电汇、承兑汇票）办理付款。合同归档：采购合同、订单、验收单、发票、付款凭证等资料由采购部门统一整理，按“一单一档”原则归档保存，保存期限不少于合同终止后5年，保证资料完整可追溯。核心工具表单表1：采购需求申请表申请部门申请日期订单号需求类型（□原材料□办公用品□设备□服务）物料/服务名称规格型号单位需求数量质量标准交付时间交付地点用途说明需求部门负责人签字：采购部门审核意见：分管领导审批意见：表2：供应商评估表供应商名称评估日期评估类型（□准入□年度复评□专项评估）评估维度评分标准（10分制）得分价格竞争力同类产品市场均价对比产品质量合格率、认证资质、检验报告交付能力及时率、产能、物流保障服务响应售后服务、问题解决效率财务状况资信等级、负债率、现金流综合得分评估结论：□合格□不合格□有条件合格评估小组签字：表3：采购订单订单号签订日期供应商名称供应商地址物料/服务名称规格型号单位订单数量交付时间交付地点付款方式（□货到付款□月结30天□其他）质量要求包装标准运输方式需求部门确认：采购负责人签字：供应商盖章：表4：收货验收单验收日期验收地点订单号供应商名称物料名称规格型号批号应收数量质量检验结果：□合格□不合格（不合格描述：____________________）验收人：需求部门确认：采购部门确认：表5：付款申请表申请日期供应商名称合同号订单号付款金额大写：付款方式付款事由附单据：□发票□合同□验收单□其他（请注明：____________________）财务部门审核：分管领导审批：总经理审批：关键实施要点需求准确性：需求部门需明确物料/服务的具体参数，避免因描述模糊导致采购错误；如需变更需求，需重新提交《采购需求变更申请表》，经原审批流程确认后方可执行。供应商资质审核：严禁与无资质、超范围经营的供应商合作；对涉及安全生产、食品卫生等特殊行业的供应商，需审核其行业许可证及认证文件。合同条款严谨：合同中需明确质量标准、交付时间、违约责任、知识产权等条款，避免口头约定；重大合同需由法务部门审核。验收标准明确：质量检验标准需提前与供应商约定，验收时需留存样品、检验记录等证据，保证可追溯；不合格品需明确处理方式（退货、换货、