财务报销申请及审批流程标准模板

财务报销申请及审批流程标准模板一、适用情形与范围差旅费用：员工因公出差产生的交通费、住宿费、市内交通费等；办公费用：日常办公所需的文具耗材、通讯费、快递费等；业务相关费用：开展业务活动产生的会议费、培训费、客户接待费（符合公司标准）等；其他经公司认定的因公支出费用。适用对象为公司全体正式员工及符合规定的劳务派遣人员，费用支出需与岗位职责及工作内容直接相关。二、操作流程详解（一）费用发生与凭证整理费用发生：员工因公产生费用时，应优先选择公司合作供应商或符合财务规定的渠道，保证费用真实、合规。凭证收集：费用发生后，及时收集相关证明材料，包括但不限于：费用明细清单、合作方出具的收款凭证、行程单（如差旅）、活动通知（如会议）等。凭证需清晰显示费用发生时间、金额、用途及经办人信息，保证无涂改、无遗漏。（二）填写报销申请单获取模板：员工通过公司内部系统或行政部领取《财务报销申请单》（模板见第三部分），或使用标准化电子表单填写。基础信息录入：准确填写申请人姓名（*某）、所属部门、申请日期、费用归属项目（如适用）及联系方式。费用明细填报：按费用类型分项填写（如“交通费”“住宿费”），每项需注明具体用途（如“市至市高铁票”“会议住宿”）；填写实际发生金额（小写），同时标注大写金额（如“￥1,200.00”需对应“壹仟贰佰元整”）；注明所附凭证数量（如“火车票1张”“发票2份”），保证金额与凭证一致。签字确认：申请人需在申请单“申请人签字”处亲笔签字，并对填报信息的真实性、完整性负责。（三）提交审批部门初审：申请人将填写完整的报销申请单及附件提交至部门负责人*经理处，部门负责人需核对费用与部门预算的匹配性、业务相关性及合规性，确认无误后签字“同意报销”，并注明日期。分级审批：费用金额在500元（含）以下：经部门负责人审批后，直接提交财务部；费用金额在500-5,000元（含）：除部门负责人审批外，需提交分管领导*总监审批；费用金额在5,000元以上：需经部门负责人、分管领导、总经理*总三级审批。审批时限：各级审批人应在收到申请后2个工作日内完成审批，遇特殊情况需及时与申请人沟通，避免流程延误。（四）财务审核材料完整性检查：财务部收到申请后，重点核对报销申请单与附件是否齐全（如凭证数量、签字是否完整）、金额大小写是否一致、费用是否符合公司报销标准（如差旅住宿上限、交通方式规定等）。合规性审核：核查费用支出的真实性、合理性，是否存在超范围、超标准报销情况；对凭证合规性存疑的，可要求申请人补充说明或提供额外证明材料。结果反馈：审核通过后，财务部在申请单“财务审核”栏签字确认，并告知申请人报销进度；审核不通过的，注明原因并退回申请人修改。（五）费用结算与入账付款安排：审核通过后，财务部根据公司财务计划安排付款，原则上通过银行转账至申请人工资卡，特殊情况需注明现金支付原因。账务处理：财务部在完成付款后，及时登记台账，保证费用归集准确，相关凭证按会计档案管理规定存档。三、申请单模板及填写说明《财务报销申请单》模板基础信息内容申请人姓名*某所属部门部申请日期YYYY年MM月DD日费用归属项目（如：项目研发费/部门办公费）联系方式（如：13X）费用明细费用类型——————–—————-交通费住宿费市内交通费金额汇总小写：￥1,150.00大写：壹仟壹佰伍拾元整审批意见部门负责人签字：*经理日期：分管领导签字：*总监日期：财务负责人签字：*财务主管日期：总经理签字：*总日期：备注（如：紧急事由说明/特殊情况备注）填写说明基础信息：需填写完整，不得漏填“费用归属项目”，如无具体项目可填“部门日常费用”。费用明细：每项费用需单独一行，用途说明需具体（如“客户拜访交通费”而非“交通费”），凭证数量需与附件实际数量一致。金额汇总：小写金额前需加“￥”，大写金额末尾加“整”，如金额有小数点，大写后不写“整”（如“￥150.50”对应“壹佰伍拾元伍角”）。审批意见：审批人需亲笔签字并注明日期，不得代签；多级审批按层级顺序签字，不得跳级。四、关键注意事项与常见问题（一）注意事项凭证规范：所有费用凭证需真实、合法，不得使用虚假或过期凭证；凭证抬头需为公司全称，个人消费凭证不予报销。时限要求：费用应在发生后15个工作日内提交报销，逾期需提交书面说明并经总经理批准；跨季度报销需额外说明原因。标准合规：严格执行公司《费用报销管理办法》（如：出差住宿标准为一线城市500元/晚、二线城市350元/晚，超标部分需自理）。信息真实：申请人需对提交材料的真实性负责，若发觉虚报、冒领费用，将按公司规定追究责任。（二）常见问题处理金额不符：若凭证金额与申请单金额不一致，以凭证实际金额为准，需在备注栏说明差异原因。凭证缺失：如因特殊情况无法提供完整凭证（如遗失），需提交书面情况说明，经部门负责人及总经理签字确认后，可凭有效证明（如银行转账记录）报销。审批退回：若申请被退回，申请人应根据