项目合同管理模板规范合同执行流程

一、适用范围与典型应用场景二、合同执行全流程操作指南（一）合同签订前准备阶段需求与可行性确认项目发起部门（如项目部）需明确项目目标、交付范围、预算、时间节点等核心要素，形成《项目需求说明书》。法务部协同业务部门对合作方（供应商/客户）的资质进行审查，包括营业执照、相关行业许可证、过往合作案例等，保证合作方具备履约能力。合同条款拟定业务部门根据需求拟定合同明确双方权利义务、交付标准、验收方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。法务部对条款合规性、法律风险进行审核，重点检查金额、期限、责任划分等关键内容，形成《合同审核意见表》。内部审批项目负责人将《项目需求说明书》《合同草案》《审核意见表》提交至部门负责人审批。涉及重大金额（如超过万元）或高风险条款时，需升级至分管副总或总经理审批，审批通过后方可进入签订环节。（二）合同签订与备案阶段合同签署双方授权代表在合同文本上签字盖章，保证签字人与授权委托书一致，合同份数满足双方及备案需求（如正本2份，副本X份）。电子合同需通过合法电子签章平台签署，保证签署过程可追溯、文件不可篡改。合同分发与备案签署后3个工作日内，行政部将正本分存档案室，副本分发至项目部、财务部、法务部等相关部门。法务部在合同管理系统中录入合同关键信息（编号、签订日期、金额、履行期限等），《合同台账》。（三）合同执行过程跟踪阶段任务分解与责任分配项目部根据合同约定，将项目拆解为可执行的任务包，明确每个任务的责任人、起止时间、交付成果，形成《项目任务分解表》。责任人需每周更新任务进度，在《合同执行进度跟踪表》中记录实际进展与计划的偏差情况。进度与质量监控项目部每周召开项目例会，同步执行进度，协调解决跨部门协作问题（如资源调配、需求变更）。业务部门需按合同约定对交付成果进行阶段性验收，填写《阶段性验收确认单》，由双方签字确认后存档。风险预警与应对当进度滞后超过7天、成本超支超过5%或出现重大质量问题时，责任人需在24小时内提交《风险预警报告》，说明原因及应对措施，报项目负责人审批后执行。（四）合同变更管理阶段变更申请因需求调整、外部环境变化等需变更合同时由需求部门提交《合同变更申请表》，注明变更内容、原因、对成本/进度/质量的影响及双方协商结果。变更审批《合同变更申请表》经原审批流程审核（重大变更需重新走审批），法务部根据审批结果拟定《合同补充协议》，明确变更条款及生效条件。变更执行与备案双方签署《合同补充协议》后，项目部更新《项目任务分解表》和《合同执行进度跟踪表》，法务部在合同管理系统中同步变更信息，保证台账与实际一致。（五）项目验收与结算阶段最终验收项目完成后，项目部组织业务部门、法务部及合作方进行最终验收，对照合同约定检查交付成果的完整性、合规性，填写《项目验收报告》，双方签字盖章确认。结算资料提交乙方（或收款方）根据验收结果开具合规结算凭证（如结算清单、发票扫描件），附《验收报告》《合同执行进度跟踪表》等资料提交至甲方（或付款方）财务部。付款审批与执行财务部审核结算资料的完整性与合规性，确认无误后提交付款审批，按合同约定付款方式（如分期付款、里程碑付款）办理付款，保留付款凭证（如银行回单）存档。（六）合同归档阶段资料整理项目部在合同履行结束后30日内，整理合同正本、补充协议、审批文件、验收报告、结算凭证、沟通记录等全套资料，形成《合同归档清单》。档案移交与保管行政部根据《合同归档清单》接收档案资料，按“一合同一档”原则编号归档，电子档案同步存储至企业档案管理系统，保管期限不少于合同履行结束后5年。三、核心管理模板清单1.合同基本信息表字段名称示例内容填写说明合同编号CG-2024-IT-001按年份-部门-类别-序号规则编制合同名称企业CRM系统开发项目合同需体现项目核心内容甲方信息科技有限公司；地址：市区；联系人：*经理全称、地址、联系人及职务乙方信息信息技术有限公司；地址：市区；联系人：*主管同左签订日期2024年3月15日实际签署日期合同金额人民币50万元（大写：伍拾万元整）需注明币种及大小写履行期限2024年4月1日至2024年9月30日起止日期主要条款摘要交付成果：CRM系统V1.0；验收标准：符合甲方《需求说明书》第3章核心条款简要说明负责人项目部*主管甲方项目负责人2.合同执行进度跟踪表任务名称计划开始时间计划完成时间实际开始时间实际完成时间进度状态（正常/滞后/提前）偏差原因（如有）责任人需求调研2024-04-012024-04-152024-04-012024-04-18滞后3天甲方需求确认延迟*专员系统架构设计2024-04-162024-05-102024-04-162024-05-08提前2天/*工程师功能模块开发2024-05-112024-07-202024-05-11-正常/*开发组长3.合同变更申请表申请编号BG-2024-IT-001申请日期2024-06-10变更合同编号CG-2024-IT-001变更内容增加“数据迁移模块”，开发周期延长15天，费用增加8万元变更原因甲方业务调整，需新增历史数据迁移功能对原合同影响履行期限延长至2024年10月15日，合同金额调整为58万元双方协商结果乙方同意调整，甲方确认补充费用审批意见分管副总：同意，按流程签订补充协议（签字：*总）附件《需求变更说明》《补充协议草案》4.项目验收报告项目名称企业CRM系统开发项目合同编号CG-2024-IT-001验收日期2024-09-28验收地点甲方会议室验收小组成员甲方：经理、专员；乙方：主管、工程师验收内容系统功能完整性、数据迁移准确性、操作便捷性验收结论□合格□基本合格（需整改）□不合格（勾选）合格整改要求（如有）无双方签字甲方（盖章）：经理；乙方（盖章）：主管四、执行过程中的关键控制点条款明确性：合同中需避免模糊表述（如“尽快”“适量”），明确交付成果的标准、时间节点的具体日期（如“2024年9月30日前完成”）、违约责任的计算方式（如“逾期按日万分之五支付违约金”）。沟通机制：建立定期沟通制度（如周例会、月度报告），保证项目组与法务部、财务部信息同步；重大问题需形成书面沟通记录（如《会议纪要》），避免口头约定。风险预警：对进度、成本、质量等关键指标设定阈值（如进度滞后7天、成本超支5%），触发