财务报销标准化流程与审批模板

财务报销标准化流程与审批模板一、适用范围与常见应用情境二、标准化操作流程详解1.费用发生与原始凭证收集费用发生：员工因公开展业务时，需保证费用与工作直接相关（如会议资料采购、客户接待交通费、异地差旅住宿费等），避免与个人消费混同。凭证收集：取得合规原始凭证，凭证需注明日期、金额、消费事项、收款方单位全称及盖章（如“办公用品采购”需附超市购物小票并加盖公章，“出租车费”需附机打发票）。电子凭证需打印并由经办人签字确认，保证信息清晰、无涂改。2.报销单填写与附件整理报销单填写：通过企业财务系统或指定纸质模板填写《费用报销单》，需完整填写以下信息：申请人所属部门、姓名、工号、联系方式；费用发生日期、所属项目（如适用）、费用类型（办公/差旅/招待等）；费用明细（分项列示，如“交通费：打车费80元”“餐费：客户接待200元”）；报销金额（大小写一致，如“人民币叁佰元整”）；费用事由简述（如“项目调研期间交通及餐费支出”）。附件整理：将原始凭证按费用类型分类排序，在报销单“附件清单”中注明凭证名称、数量、金额（如“附件1：超市购物小票1张，金额80元”），并在每张凭证右上角标注“与报销单一致”并签字。3.部门初审申请人将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人（或指定初审人），部门负责人需在2个工作日内完成初审，重点审核：费用是否属于部门预算范围内，是否符合公司费用管理规定；报销单信息与附件是否一致，金额计算是否准确；费用事由的真实性及合理性（如“业务招待费”需注明接待对象、目的及人数）。初审通过后，部门负责人在报销单“部门审核”栏签字并注明日期；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。4.财务复核部门初审通过后，报销单流转至财务部门，财务专员在3个工作日内完成复核，复核内容包括：原始凭证的合规性（如凭证是否有公章、是否在报销时限内等）；报销单填写规范性（如大小写金额是否一致、费用分类是否正确）；预算执行情况（如超预算费用是否已履行提前审批流程）。复核通过后，财务专员在“财务审核”栏签字；若发觉问题，联系申请人补充材料或更正，必要时退回部门重新审核。5.审批权限分级根据报销金额及费用类型，实行分级审批，保证关键环节把控：常规费用（如办公费、差旅费）：金额≤5000元：由部门负责人审批；5000元＜金额≤20000元：由部门负责人及分管领导审批；金额＞20000元：需提交总经理审批。特殊费用（如大额采购、业务招待费）：无论金额大小，均需提前填写《特殊费用申请表》，说明费用必要性及预算依据，经分管领导及总经理审批后方可执行。审批人在“审批意见”栏签署“同意”并签字注明日期，不得涂改审批意见。6.款项支付与归档审批完成后，财务部门在5个工作日内完成款项支付（银行转账至员工工资卡或发放备用金），并在报销单“支付状态”栏标注“已支付”及日期。财务部门将报销单及附件按月整理归档（电子版备份至财务系统，纸质版装订成册），保存期限不少于5年，以备后续审计或查询。三、报销单模板与填写规范费用报销单基本信息申请人姓名*某某所属部门市场部工号2023001联系方式费用发生期间2023年10月1日-2023年10月7日所属项目（如适用）新产品推广项目费用类型□办公费□差旅费□招待费□其他：__费用明细日期事项描述金额（元）备注（如客户名称、地点）交通费2023-10-02市内打车至客户公司80.00接待客户餐费2023-10-03客户午餐招待200.00陪同人员：、办公用品2023-10-05项目宣传册印刷120.00数量：50本合计金额400.00大写金额人民币肆佰元整审批流程审核人职务审批意见日期部门审核*赵六市场部经理同意2023-10-08财务审核*钱七财务专员同意2023-10-09分管领导审批*孙八分管副总同意2023-10-10支付状态□未支付□已支付（日期：2023-10-11）附件清单名称数量金额（元）签字附件1出租车发票1张80.00*某某附件2餐饮发票1张200.00*某某附件3印刷费收据1张120.00*某某四、操作要点与风险提示报销时限要求：费用发生后需在15个工作日内提交报销申请，逾期未提交的需说明原因，经财务部门负责人审批后方可受理（特殊情况如出差在外可延长至30天）。预算控制原则：所有费用支出需符合部门年度预算，超预算部分需提前提交《预算调整申请》，未经审批不得报销。信息准确性：报销单及附件信息需真实、一致，不得虚报、冒领费用，一经发觉将按公司规定处理并追究责任。附件完整性：每笔报销需至少附1张原始凭证，电子凭证需打印并由申请人签字，避免仅提供复印件或扫描件（特殊情况需财务部门确认）。特殊情况处理：如遇紧急费用（如突发客户接待），可先通过电话向部门负责人及财