企业会议室的合理利用与管理规范

企业会议室合理利用与管理规范一、规范适用对象与场景本规范适用于公司全体员工、各部门及经审批的外部合作单位，涵盖以下场景：内部会议：部门例会、项目研讨会、工作汇报会、跨部门协调会等；培训与活动：员工培训、技能分享会、小型团队建设活动等；外部接待：客户洽谈、商务合作会议、面试沟通等；其他正式活动：经公司批准的临时性工作相关集会。二、会议室预订全流程操作指南（一）预订前准备明确会议需求：确定会议时间（精确到开始/结束时段）、预计参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、视频会议系统、白板等）及特殊布置要求（如茶歇、座签摆放等）。确认会议室可用性：通过公司OA系统/会议室管理平台查询目标会议室的实时预订状态，避免与已安排会议冲突。（二）提交预订申请登录预订系统：进入公司OA系统“会议室管理”模块，选择对应会议室。填写预订信息：必填项：会议主题、预订人姓名、所属部门、联系方式、会议开始/结束时间、预计人数、所需设备清单；选填项：特殊布置需求、是否需要茶水服务（需提前2个工作日向行政部申请）。提交审批：部门内部会议：由部门负责人在线审批；跨部门/外部会议：需《跨部门会议审批单》（经相关部门负责人签字），提交至行政部审批。（三）预订确认与公示审批通过后，系统自动发送确认邮件/短信至预订人，同时会议室门口电子显示屏同步更新会议信息（含主题、时间、预订人）。预订人需在会议开始前1小时内登录系统确认“参会状态”，若会议取消或变更，需及时在系统中操作“取消预订”或“修改预订”。（四）变更与取消规则变更：需提前2小时通过系统修改预订信息（如时间、人数、设备需求），并重新提交审批（若涉及跨部门/外部会议）。取消：需提前4小时在系统中取消预订，未按时取消且未说明原因，将记入“会议室使用违规记录”。三、会议室使用行为准则（一）会议前准备提前入场：预订人需提前10分钟到达会议室，开启设备（投影仪、空调、灯光等），检查设备运行状态，按需布置桌椅（如U型、课桌式等）。物品准备：如需使用白板，提前领取白板笔、板擦；如需茶水，联系行政部工作人员协助摆放（仅限申请服务的情况）。（二）会议中管理环境维护：保持会议室安静，关闭手机铃声或调至静音模式；禁止在会议室内吸烟、食用刺激性食物（如韭菜、榴莲等），饮用需密封的饮料（避免泼洒损坏设备）。设备使用：规范操作投影仪、麦克风等设备，严禁随意插拔电源线路；如需使用视频会议系统，提前测试网络连接及音画质。行为规范：会议期间专注会议内容，禁止进行与会议无关的活动（如浏览无关网页、长时间接打电话等），外来参会人员需由公司人员全程陪同。（三）会议后整理清理现场：带走个人物品及会议资料，清理桌面垃圾（如纸杯、文件等），保持会议室整洁。恢复设施：将桌椅、白板等恢复原位，关闭所有设备（投影仪、灯光、空调、视频会议系统等），关闭会议室电源总开关（除需持续供电的设备外）。登记确认：在《会议室使用登记表》中如实填写使用情况（含设备运行状态、遗留问题等），签字确认后离开。四、会议室管理实用模板模板一：会议室预订表预订编号会议室名称预订人所属部门联系方式会议主题开始时间结束时间预计人数所需设备（投影仪/麦克风/视频会议系统等）茶水需求审批人预订状态备注模板二：会议室使用登记表日期使用时段会议室名称使用人会议主题设备使用情况（正常/故障）桌椅布置情况（恢复/未恢复）清洁情况（合格/不合格）签字确认模板三：日常设备检查清单检查日期会议室名称检查项目（投影仪/音响系统/麦克风/白板/空调/照明/电源插座/桌椅）检查情况（正常/异常）处理措施（如报修/更换）检查人五、预订与使用关键提醒（一）预订限制单个会议室单次预订最长不超过8小时（特殊情况需提前3个工作日向行政部申请，经总经理审批）；每人每周同一会议室预订不超过3次，避免长期占用资源；重大会议（如季度总结会、客户发布会）需提前5个工作日预订，优先保障重要活动。（二）时长管理会议需准时开始，超时30分钟以上且未重新预订的，行政部有权安排后续人员入场，原会议需提前结束；预订时段结束后，若需继续使用，需在系统中重新申请（视会议室实时状态而定）。（三）禁止行为严禁私自占用会议室（如长期放置个人物品、未预订却使用）；严禁转借预订权限或冒用他人信息预订；严禁在会议室内进行与工作无关的活动（如私人聚会、商业推销）；严禁随意移动、拆卸会议室固定设施（如桌椅、投影仪支架）。六、设备与维护管理要点（一）设备使用规范投影仪：连续使用不超过4小时，需关闭散热30分钟后再次使用；镜头禁止用手触摸，清洁时使用专用镜头布。麦克风：使用后及时关闭电池仓，长期不使用需取出电池，避免腐蚀设备。白板：白板笔用完归位，干涸笔需及时更换至行政部指定收纳处；白板擦净后归位，避免墨水残留。（二）故障处理流程使用中发觉设备故障，立即停止操作，通过OA系统“设备报修”模块提交故障描述（含设备名称、故障现象、发生时间），或联系行政部（联系人：*师傅，分机：）。行政部收到报修后，2个工作小时内响应，4个工作小时内完成维修（或协调更换备用设备）。（三）定期维护行政部每周对所有会议室设备进行全面检查，记录设备运行状态；每月清洁空调滤网、投影仪镜头及通风口，保证设备散热良好；每季度聘请专业技术人