采购流程标准化管理模板供应商筛选与审批

一、适用范围与应用场景二、标准化操作流程详解1.采购需求发起与供应商准入标准确认操作说明：采购部门根据业务部门提交的《采购需求单》（明确物料/服务名称、规格、预估数量、交付时间、预算等），结合公司《供应商管理办法》，确认本次供应商筛选的核心准入标准（如：营业执照范围、行业资质认证、生产/服务能力、财务状况、质量管理体系、过往合作业绩等）。责任主体：采购专员、采购经理输出成果：《供应商准入标准清单》2.供应商信息收集与初步筛选操作说明：信息收集：通过公开招标、行业推荐、自主寻源等渠道收集供应商信息，要求供应商提交《供应商基本信息表》（含公司名称、统一社会信用代码、注册地址、法人代表、联系方式、主营业务、产能规模等）及附件（营业执照复印件、相关资质证书复印件如ISO9001、行业特许经营许可证等）。初步筛选：采购专员*对照《供应商准入标准清单》，对供应商提交的信息进行形式审查（如资质是否在有效期内、经营范围是否匹配需求等），剔除明显不符合要求的供应商。责任主体：采购专员*输出成果：《供应商初步筛选结果清单》3.供应商资质审核与背景调查操作说明：资质审核：由采购经理牵头，协同质量部门、法务部门*对通过初步筛选的供应商进行资质深度审核，重点核查：资质证书的真实性与有效性（可通过“国家市场监督管理总局”平台验证）；财务状况（如近3年审计报告、资产负债率、有无重大债务纠纷）；质量保证能力（如是否通过质量体系认证、检测设备配置、质量管控流程）。背景调查：对供应商的行业口碑、商业信誉、过往合作案例（可联系其客户进行访谈）进行调查，评估履约风险。责任主体：采购经理、质量工程师、法务专员*输出成果：《供应商资质审核报告》《供应商背景调查记录》4.现场考察（如需）操作说明：对于采购金额较大、关键物料或服务（如核心原材料、定制化服务等），需组织现场考察：考察组由采购经理、质量工程师、技术部门*组成，重点考察供应商的生产/服务环境、设备先进性、工艺流程、仓储物流能力、员工操作规范性等；现场填写《供应商现场考察记录表》，拍摄关键环节照片（需供应商确认），并由供应商负责人签字盖章。责任主体：采购经理、质量工程师、技术专员*输出成果：《供应商现场考察记录表》《现场考察照片（附说明）》5.商务谈判与样品测试（如需）操作说明：商务谈判：采购专员*与供应商就价格、付款方式、交货周期、违约责任等条款进行谈判，形成《商务谈判纪要》，明确双方权利义务。样品测试：对于有样品要求的物料（如原材料、零部件），由质量部门*组织样品测试，依据《物料检验标准》出具《样品测试报告》，确认样品是否符合质量要求。责任主体：采购专员、采购经理、质量工程师*输出成果：《商务谈判纪要》《样品测试报告》（如需）6.综合评估与供应商分级操作说明：成立供应商评估小组（由采购、质量、技术、财务等部门负责人*组成），采用量化评分表（见“核心工具表格模板”）对供应商进行综合评估，评估维度包括：价格竞争力（20%）、质量保证能力（30%）、交付能力（20%）、服务水平（15%）、财务状况（10%）、合作潜力（5%）。根据总分将供应商分为A类（优先合作）、B类（可合作）、C类（暂缓合作）。责任主体：供应商评估小组输出成果：《供应商综合评估报告》《供应商分级结果清单》7.审批上报与结果公示操作说明：审批上报：采购经理将《供应商综合评估报告》《供应商分级结果清单》《商务谈判纪要》等材料提交至采购总监（或公司分管领导）进行审批，明确审批权限（如：A类供应商需采购总监审批，战略级供应商需总经理*审批）。结果公示：审批通过后，由采购部门在公司内部公示结果（含供应商名称、等级、合作范围等），公示期不少于3个工作日，无异议后纳入《合格供应商名录》。责任主体：采购经理、采购总监、分管领导*输出成果：《供应商审批表》《合格供应商名录》8.供应商档案建立与动态更新操作说明：采购专员*将供应商全流程资料（含基本信息、资质文件、审核报告、考察记录、评估报告等）整理归档，建立电子与纸质档案；定期（如每年度）对合格供应商进行复评，更新《合格供应商名录》，淘汰不合格供应商。责任主体：采购专员、采购经理输出成果：《供应商档案库》《年度供应商复评报告》三、核心工具表格模板表1：《供应商基本信息表》序号项目名称填写内容（示例）附件要求1供应商全称科技有限公司营业执照复印件（加盖公章）2统一社会信用代码911101083注册地址北京市海淀区路号4法定代表人张*5联系人及职务李*,采购经理6联系方式7主营业务电子元器件研发、生产、销售8产能规模月产电阻器1000万只9合作客户案例电子、通讯（近3年合作）合作合同复印件（关键页）10资质认证ISO9001:2015认证、环境体系ISO14001认证证书复印件表2：《供应商综合评估评分表》评估维度评估指标分值评分标准（示例）得分备注价格竞争力（20%）报价合理性20低于市场均价5%以上20分，持平10分，高于5%0分对比3家市场均价质量保证能力（30%）质量体系认证10ISO9001得5分，IATF16949得10分需提供证书样品合格率20100%得20分，95%-99%得15分，<95%0分以样品测试报告为准交付能力（20%）平均交付周期10≤3天得10分，4-7天得5分，>7天0分历史数据统计准时交付率10≥98%得10分，95%-97%得5分，<95%0分近6个月数据服务水平（15%）售后响应速度824小时内响应得8分，48小时得4分，超时0分模拟测试或过往记录投诉处理满意度7≥90分得7分，80-89分得4分，<80分0分历史投诉统计财务状况（10%）资产负债率5≤50%得5分，51%-70%得3分，>70%0分以审计报告为准有无重大债务纠纷5无得5分，有0分信用中国查询合计100表3：《供应商审批表》供应商名称科技有限公司申请日期2023-10-08采购项目电阻器年度框架采购预估金额500万元供应商等级A类（优先合作）合作期限1年综合评估得分92分评估小组意见建议纳入合格供应商名录，同意合作。采购经理意见同意评估结果，请审批。签名王*采购总监意见同意，按流程公示。签名刘*分管领导意见同意，纳入《合格供应商名录》。签名赵*四、使用关键要点提示资质审核严谨性：务必核查供应商资质证书的真实性与有效期，对“三无”供应商或资质过期供应商实行“一票否决”，避免因资质问题导致采购风险（如产品质量不达标、法律纠纷等）。评估标准客观性：评分表中的指标与权重需根据采购项目特性动态调整（如质量敏感型物料可提高“质量保证能力”权重，交付紧急型物料可提高“交付能力”权重），避免主观臆断，保证评估结果公平公正。审批权限清晰化：需根据采购金额、供应商等级明确审批层级（如：小额采购由采购经理审批，大额或战略级采购需更高层级领导审批），杜绝越权审批或审批流于形式。信息保密与廉洁要求：参与供应商筛选与审批的人员需遵守公司保密制