工程项目资料档案管理制度

工程项目资料档案管理制度为规范工程项目资料档案的全周期管理工作，确保项目建设、运维及后续管理过程中资料的完整性、准确性与可追溯性，充分发挥档案在项目决策、质量管控、风险防范等方面的支撑作用，结合公司工程项目管理实际，制定本制度。一、适用范围本制度适用于公司新建、改建、扩建及技术改造类工程项目的资料档案管理工作，涵盖项目从立项决策、勘察设计、施工建设、竣工验收至后期运维全周期各阶段产生的各类资料（含纸质、电子、声像等载体形式）。二、管理职责（一）项目管理部门负责统筹项目各阶段资料的收集工作，督促参建单位（勘察、设计、施工、监理等）按要求编制、整理资料；组织对施工过程资料的阶段性审核，协调解决资料管理中的跨部门问题；在项目竣工阶段，牵头汇总各参建单位资料并向档案管理部门移交。（二）档案管理部门负责制定工程项目资料归档的标准规范（含格式、分类、组卷要求等），对参建单位开展资料管理培训与指导；审核移交资料的合规性（如完整性、签字盖章、逻辑一致性等），对不符合要求的资料提出整改意见；接收合格资料后，负责档案的保管、编目、检索及利用服务，定期开展档案安全检查。（三）参建单位建设单位：负责项目前期立项、审批类资料的收集，统筹各参建单位资料管理工作，对资料的真实性、完整性负总责。勘察、设计单位：按合同要求提交勘察报告、设计图纸、设计变更说明等资料，确保资料与工程实际及设计意图一致。施工单位：负责施工全过程资料（如施工方案、隐蔽工程记录、检验批验收资料、材料合格证及检测报告等）的编制、整理，资料需与施工进度同步形成，签字盖章齐全。监理单位：对施工资料的真实性、合规性进行审核，编制监理日志、监理月报、工程质量评估报告等资料，监督施工单位资料管理工作。三、资料分类与归档要求（一）资料分类结合工程项目特点，资料按阶段+载体双维度分类：1.按项目阶段分类立项决策类：含项目建议书、可行性研究报告、立项批复、环境影响评价报告、土地预审文件等。勘察设计类：含工程地质勘察报告、水文地质资料、初步设计文件、施工图（含建筑、结构、给排水、电气等专业）、设计变更通知单、图纸会审记录等。施工管理类：含施工组织设计、专项施工方案、开工/复工报告、隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量验收资料、材料/构配件/设备合格证及检测报告、监理工程师通知单及回复、施工日志等。竣工交付类：含竣工图（需加盖竣工图章，对施工图变更部分标注清晰）、竣工验收报告、竣工结算文件、工程质量保修书、物业移交资料等。2.按载体形式分类纸质档案：以纸张为载体的文件、图纸、报告等，需采用耐久性强的纸张，字迹清晰（禁止使用铅笔、圆珠笔书写）。电子档案：以电子形式存储的文档、图纸（如CAD、PDF格式）、视频、照片等，需确保可正常读取，与纸质档案内容一致。声像档案：含项目建设过程的照片（如重要节点、隐蔽工程、竣工实景）、视频（如施工过程记录、验收仪式），需标注拍摄时间、地点、内容及拍摄人。（二）归档质量要求1.完整性：资料需覆盖项目全周期各环节，无重要文件缺失（如立项批复、关键工序验收记录等）。2.准确性：资料内容与工程实际一致，数据准确，签字盖章手续完备，设计变更需注明变更原因及依据。3.系统性：资料按阶段、专业或工程部位有序整理，组卷逻辑清晰（如施工资料按分部工程→分项工程→检验批层级组卷）。4.规范性：纸质资料采用统一规格纸张（如A4纸），图纸折叠规范（折叠后图标外露）；电子档案命名规范（含项目名称、阶段、类型、日期等要素），声像档案需附文字说明。（三）归档时间要求阶段归档：立项阶段资料在批复后15个工作日内移交；勘察设计资料在施工图审查通过后10个工作日内移交；施工阶段资料按月度/分部工程完成后7个工作日内移交（监理单位同步审核）。竣工归档：竣工资料需在竣工验收前完成整理，验收通过后30日内，由建设单位牵头向档案管理部门完成全部资料移交。四、归档流程（一）资料编制与整理参建单位按本制度要求，同步编制、整理自身职责范围内的资料：施工单位对施工资料实行“谁施工、谁负责”原则，技术员、质检员等岗位分工负责资料填写，项目技术负责人审核签字。监理单位对施工资料逐份审核，签署明确意见（如“同意验收”“资料属实”等），编制监理资料时需与工程进度同步。（二）移交与审核1.参建单位向项目管理部门移交资料，项目管理部门对资料的完整性、签字盖章等进行初审，初审通过后移交档案管理部门。2.档案管理部门对资料开展合规性审核：检查资料是否符合分类要求、质量标准，电子档案与纸质档案是否一致，声像档案说明是否清晰。对不符合要求的资料，出具《整改通知书》，退回责任单位限期整改（整改期限一般不超过15日）。（三）接收与登记审核通过的资料，档案管理部门与移交单位办理移交手续（填写《工程项目资料移交清单》，双方签字盖章），并建立档案台账，记录档案编号、内容、载体、移交时间、保管期限等信息。五、档案保管与利用（一）档案保管1.库房管理：档案库房需具备防火、防潮、防虫、防盗、防光条件（如安装温湿度记录仪、配备灭火器、防虫药剂、遮光窗帘等），定期（每月）检查档案状况，发现霉变、虫蛀等问题及时处理。2.分类存放：纸质档案按“项目→阶段→专业”层级存放，编制档案柜/架号、档案盒号；电子档案存储于专用服务器或云平台，定期（每季度）备份；声像档案按项目、类型分类归档，照片、视频需标注拍摄时间、工程部位等信息。3.保管期限：根据资料重要性分为永久、30年、10年（参考《建设工程文件归档规范》），永久保管资料如立项批复、竣工图、竣工验收报告等；30年保管资料如施工管理记录、监理资料等；10年保管资料如一般性文件、会议纪要等。（二）档案利用1.内部借阅：公司内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅内容、用途，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。纸质档案原则上不外借，可在档案阅览室查阅；确需外借的，需经分管领导审批，且限期（一般不超过7日）归还。2.外部利用：外部单位（如政府部门、合作单位）需查阅档案的，需出具单位介绍信及经办人身份证，经公司分管领导审批后，由档案管理部门提供复制件（注明“仅供参考，与原件一致”并加盖公章），禁止外借原件。3.档案编研：档案管理部门定期对工程项目档案进行编研，形成《工程项目档案汇编》《竣工资料速查手册》等成果，服务项目运维、审计、改扩建等工作。六、保密与安全管理（一）涉密资料管理（二）安全防范定期（每半年）开展档案安全检查，排查库房消防、防盗设施，检查电子档案备份情况，防范档案丢失、损毁、泄露风险。电子档案系统需设置访问权限（按岗位