2026年体育用品公司赛事合作行政保障管理制度

2026年体育用品公司赛事合作行政保障管理制度第一章总则第一条为规范公司赛事合作行政保障管理工作，确保各类赛事合作项目顺利落地，提升赛事保障效率与质量，维护公司品牌形象，结合体育用品行业赛事合作特点（含赞助赛事、自有品牌赛事、联合办赛等）及行政办公管理要求，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有赛事合作项目的行政保障全流程管理，涵盖各类体育赛事（如球类赛事、户外赛事、全民健身赛事）的赛前筹备、赛中执行、赛后收尾阶段的行政保障工作；行政部为赛事合作行政保障归口管理部门，市场部、财务部、法务部、安保部等部门配合开展相关工作。第三条赛事合作行政保障遵循四大核心原则：一是统筹协调原则，整合公司内部行政资源，统一对接赛事合作方，确保保障工作有序衔接；二是合规高效原则，保障流程符合法律法规及公司管理规定，兼顾执行效率；三是安全第一原则，优先保障赛事参与人员人身安全、公司物资财产安全；四是成本可控原则，在满足赛事保障需求的前提下，合理控制行政保障费用支出。第四条职责划分：行政部负责统筹赛事行政保障方案制定、物资筹备、人员调配、后勤保障、现场协调；市场部负责对接赛事合作方，明确赛事保障需求，反馈公司保障进度；财务部负责赛事保障费用预算审核、费用核算与支付；法务部负责审核赛事合作协议中行政保障相关条款，确保合规性；安保部负责赛事现场安全保障、应急处置；各部门按要求配合行政部完成赛事保障相关工作。第二章保障范围与核心内容第五条物资保障：涵盖赛事所需的公司自有体育用品（如运动器材、服装、护具）、办公保障物资（如办公文具、打印设备、通讯设备）、应急物资（如医疗急救用品、防雨防寒用品、电力保障设备）、品牌展示物资（如宣传展板、标识牌、礼品）等物资的筹备、运输、发放与回收。第六条人员保障：包括赛事保障人员的选拔、培训、分工与调度，涵盖现场协调人员、物资管理专员、后勤服务人员、应急响应人员等，确保各保障环节有人负责、高效衔接。第七条场地保障：对接赛事举办场地管理方，确认场地使用权限、布置要求、设施配套情况，协助完成场地布置、设备调试、安全检查等工作，确保场地符合赛事开展要求。第八条后勤保障：负责赛事参与人员（含公司工作人员、合作方人员、参赛人员）的餐饮、交通、住宿、通讯等后勤服务，保障人员食宿安全、出行便捷、沟通顺畅。第九条合规保障：审核赛事相关资质文件、合作协议、安全预案等，确保赛事举办符合行业规范、安全管理规定，避免合规风险；做好赛事相关资料的备案、归档工作。第三章赛前行政保障流程第十条需求对接：市场部在确定赛事合作意向后，5个工作日内与赛事合作方确认详细保障需求，包括物资清单、人员配置、场地要求、后勤标准等，形成《赛事保障需求清单》提交行政部。第十一条方案制定：行政部收到需求清单后，7个工作日内联合相关部门制定《赛事合作行政保障方案》，明确保障目标、各环节责任人、时间节点、物资预算、应急措施等，方案经管理层审批后执行。第十二条物资筹备：行政部按方案要求筹备各类物资，自有体育用品从公司仓库调拨，外部采购物资按公司采购流程完成采购，所有物资需在赛前10个工作日完成清点、打包，标注物资名称、数量、用途，确保物资齐全。第十三条人员调配：行政部根据赛事规模选拔保障人员，赛前5个工作日组织专项培训，培训内容包括赛事流程、岗位职责、应急处理流程、品牌话术等，明确各人员分工及联络方式。第十四条场地与合规准备：行政部对接场地管理方完成场地勘查，赛前3个工作日完成场地布置与设施调试；法务部完成赛事合作协议及相关文件的合规审核，行政部完成赛事资质备案，确保赛事举办合法合规。第十五条费用预算：财务部审核行政部提交的赛事保障费用预算，重点核查物资采购、人员薪酬、后勤服务等费用的合理性，预算审批通过后，行政部按预算执行保障工作。第四章赛中行政保障执行第十六条现场统筹：行政部安排专人担任赛事现场保障总协调，实时跟踪各保障环节进度，及时解决物资短缺、人员缺位、沟通不畅等问题，确保赛事保障工作有序开展。第十七条物资管理：物资专员负责现场物资的发放、登记、盘点，按需发放各类物资，每日赛事结束后清点剩余物资，做好损耗记录，避免物资丢失、浪费。第十八条人员调度：根据赛事实时需求调整保障人员分工，优先保障核心环节（如赛事开幕式、关键比赛场次）的人员配置，遇突发情况及时调配应急人员到位。第十九条后勤服务：后勤人员按方案要求提供餐饮、交通、住宿等服务，每日核查餐饮卫生、交通调度、住宿安全情况，收集人员反馈，及时优化后勤服务。第二十条应急处理：遇物资短缺、人员受伤、场地故障、天气突变等突发情况，保障人员按应急方案快速响应，医疗急救联系就近医疗机构，物资短缺及时调拨备用物资，场地故障协同管理方快速修复，确保赛事不受重大影响。第五章赛后行政保障收尾第二十一条物资回收：赛事结束后2个工作日内，行政部完成剩余物资的清点、回收、分类入库，对损坏物资登记报备，可维修的及时维修，无法使用的按公司资产管理制度处理。第二十二条费用核算：财务部在赛事结束后5个工作日内完成保障费用核算，核对物资采购、后勤服务、人员薪酬等费用支出，确保费用与预算一致，超预算部分需说明原因并经管理层审批。第二十三条资料归档：行政部收集赛事保障相关资料（如方案、物资清单、费用单据、现场照片、总结报告），按公司档案管理规定归档，便于后续查阅与复盘。第二十四条复盘总结：行政部联合相关部门在赛事结束后7个工作日内开展复盘，总结保障工作中的亮点与问题，提出优化建议，形成《赛事行政保障复盘报告》，为后续赛事保障提供参考。第二十五条合作反馈：市场部向赛事合作方反馈保障工作情况，收集合作方评价，维护良好合作关系，为后续赛事合作奠定基础。第六章管控与异常处理第二十六条日常管控：行政部在赛事保障全流程中跟踪各环节进度，每日记录保障情况，发现问题及时整改；财务部实时监控费用支出，避免超预算支出。第二十七条异常处理：物资短缺的，优先调拨备用物资，同时紧急采购补充；人员缺位的，协调公司内部人员临时支援；后勤服务投诉的，立即核实情况并整改；出现安全事故的，按公司安全管理制度处理，及时上报管理层并配合相关部门调查。第二十八条成本管控：赛事保障费用超预算10%及以上的，行政部需提交专项说明，分析超支原因，提出成本控制措施；严禁虚报、挪用赛事保障费用，一经发现严肃处理。第七章监督考核与责任追究第二十九条监督检查：行政部管理层定期抽查赛事保障执行情况，重点检查物资管理、人员履职、费用使用等情况；公司审计部门每年对重大赛事保障费用开展专项审计，确保保障工作合规。第三十条考核机制：将赛事行政保障效果纳入行政部及相关部门绩效考核，保障工作零失误、合作方评价良好的给予绩效加分；保障工作出现重大失误、造成公司损失或品牌负面影响的，扣减对应人员绩效。第三十一条责任追究：对因筹备不充分导致物资短缺、人员缺位，影响赛事开展的，追究相关责任人责任；对虚报费用、挪用物资、失职渎职造成公司损失的，视情节给予批评教育、绩效扣减、岗位调整等处理；情节严重的，按公司规章制度严肃处理，涉嫌违法的移交相关部门。第八章附则第三十二条本制度未尽事宜，参照《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国安全生产法》等相关法律法规及公司