2026年体育用品公司员工档案数字化管理制度

2026年体育用品公司员工档案数字化管理制度第一章总则第一条为规范公司员工档案数字化管理工作，提升档案管理效率和安全性，保障员工个人信息合法权益，实现档案信息的高效利用与合规管控，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《企业职工档案管理工作规定》等相关法律法规，结合公司体育用品生产经营及人力资源管理实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司全体在职、离职、退休员工的档案数字化采集、录入、存储、使用、销毁等全流程管理工作，涵盖员工基本信息、入职离职材料、劳动合同、薪酬福利、绩效考核、培训记录、奖惩情况等所有纸质档案的数字化转化及电子档案管理。第三条员工档案数字化管理遵循四大原则：一是合规性原则，严格遵守个人信息保护相关法规，确保档案采集、使用、存储全程合法；二是安全性原则，采取技术和管理双重措施，保障电子档案不泄露、不丢失、不篡改；三是完整性原则，确保数字化档案与纸质档案内容一致，无遗漏、无差错；四是便捷性原则，在合规安全的前提下，优化电子档案查询、使用流程，提升管理效率。第四条各部门职责划分：人力资源部门为核心责任部门，负责员工档案数字化的统筹实施、电子档案日常管理、权限分配；信息技术部门负责档案数字化系统的搭建、维护、安全防护；行政部门负责纸质档案的整理、移交及数字化后的归档保管；法务部门负责档案管理合规性审核，确保符合个人信息保护等法规要求。第二章档案数字化范围与标准第五条档案数字化范围：一是员工基本信息类，包括身份证复印件、学历学位证书、职业资格证书、入职登记表等；二是劳动关系类，包括劳动合同、竞业限制协议、解除/终止劳动合同证明等；三是履职管理类，包括绩效考核记录、培训签到及考核结果、奖惩决定书、岗位调整文件等；四是薪酬福利类，包括薪酬确认单、社保公积金缴纳记录、福利发放凭证等；五是其他与员工履职相关的正式文件。第六条数字化采集标准：纸质档案扫描分辨率不低于300dpi，确保文字清晰可辨；扫描格式统一采用PDF格式，命名规则为“员工编号-档案类别-文件名称-形成日期”；彩色文件按彩色模式扫描，黑白文件按灰度模式扫描，扫描完成后核对内容完整性，确保无缺页、模糊、歪斜等问题。第七条数据录入标准：电子档案元数据需准确录入，包括员工编号、姓名、部门、档案类别、形成时间、录入人、录入时间等；关键信息（如身份证号、合同期限、薪酬金额）需双人核对，确保录入信息与原始档案一致，录入错误的需及时标注并更正，留存更正记录。第三章档案数字化采集与录入第八条纸质档案整理：人力资源部门在开展数字化前，对纸质档案进行分类、排序、编号，剔除破损、污损严重无法扫描的文件（需注明原因并留存原件），对易损坏的档案进行修复、加固，确保采集前档案状态符合扫描要求。第九条数字化采集：由人力资源部门指定专人负责档案扫描，扫描过程中严格遵守采集标准，扫描完成后即时核对扫描件与原件的一致性，发现问题立即重新扫描；涉及员工敏感信息（如身份证号、银行卡号）的，扫描时不得随意传播，扫描设备仅限档案管理专用。第十条数据录入与审核：扫描完成的文件按命名规则命名后，录入至公司档案数字化管理系统，录入完成后由专人进行初审，重点核查文件名、元数据、文件内容是否准确；初审通过后，由人力资源部门负责人进行复审，复审率不低于30%，确保录入质量。第十一条纸质档案归档：数字化完成的纸质档案，由行政部门按原分类标准重新归档保管，标注对应的电子档案编号，建立纸质与电子档案的关联关系，便于后续核对查阅。第四章电子档案存储与维护第十二条存储管理：电子档案存储于公司专用服务器，信息技术部门设置定期自动备份机制，至少留存两份备份（本地服务器+异地存储），备份周期不超过7天；禁止将电子档案存储于私人电脑、移动硬盘、云盘等非专用存储设备。第十三条日常维护：信息技术部门每月对档案管理系统进行安全检测和性能维护，及时修复系统漏洞；人力资源部门每季度对电子档案进行完整性核查，核对档案数量、内容是否完整，发现缺失、损坏的立即恢复备份并查明原因。第十四条档案更新：员工档案信息发生变动（如岗位调整、薪酬调整、奖惩记录新增）的，人力资源部门需在变动发生后5个工作日内完成电子档案更新，上传相关证明文件扫描件，标注更新原因、更新时间及更新人，确保电子档案与员工实际情况同步。第十五条存储期限：电子档案存储期限与纸质档案一致，在职员工档案永久保存，离职员工档案自离职之日起保存不少于2年，退休员工档案按国家相关规定保存；达到保存期限的档案，按本制度第六章规定处理。第五章电子档案使用与权限管理第十六条使用权限划分：档案管理系统权限分为管理员权限、查阅权限、录入权限三类；管理员权限由人力资源部门负责人持有，可进行权限分配、档案删除、系统配置；录入权限由档案专员持有，仅可进行档案录入、更新；查阅权限按岗位需求分配，部门负责人可查阅本部门员工档案，人力资源部门相关岗位可查阅对应业务范围内的档案，其他人员需经审批后方可查阅。第十七条查阅流程：需要查阅电子档案的人员，需提交书面申请，注明查阅事由、查阅对象、查阅内容、查阅期限，经所在部门负责人审核、人力资源部门负责人审批后，由档案专员开通临时查阅权限；查阅过程中禁止截图、复制、下载档案内容，确需下载的需经管理层审批，且下载文件需标注水印并限期回收。第十八条外部调取：因司法机关、行政部门依法调取员工档案的，法务部门审核调取手续合法性后，由人力资源部门提供电子档案复印件（标注“仅供办案使用”），留存调取记录（包括调取单位、人员、事由、时间、调取内容），严禁直接提供原始电子档案。第六章安全保障与销毁管理第十九条安全防护：信息技术部门为档案管理系统设置访问密码、身份验证、操作日志记录等安全措施，日志记录保存期限不少于1年；禁止无关人员接触档案管理服务器和扫描设备，档案管理区域设置门禁权限。第二十条保密要求：所有接触员工档案的人员需签订保密协议，严禁泄露、传播员工档案信息；未经审批不得向外部单位或个人提供员工档案信息，违反者按本制度第七章追究责任。第二十一条档案销毁：达到保存期限且无留存必要的电子档案，由人力资源部门提交销毁申请，说明销毁档案清单、销毁原因、保存期限证明，经管理层审批后，由信息技术部门执行销毁操作，同时销毁对应的备份文件；销毁过程需双人监督，留存销毁记录（包括销毁时间、人员、清单、方式），纸质档案按档案管理法规要求同步销毁。第七章监督管理与责任追究第二十二条监督检查：管理层每半年对员工档案数字化管理工作开展一次专项检查，重点核查档案采集录入准确性、存储安全性、权限使用合规性、销毁流程规范性，发现问题限期整改。第二十三条责任追究：对未按标准完成档案数字化采集录入，导致档案信息错误、缺失的，追究档案专员责任；对违规泄露、传播员工档案信息的，给予通报批评、绩效扣减等处理，造成员工权益损害或公司损失的，追究法律责任；对未按规定备份、维护电子档案，导致档案丢失、损坏的，追究信息技术部门相关人员责任；对擅自删除、篡改电子档案的，给予行政处分，情