2026年体育用品公司质量记录保存期限管理制度

2026年体育用品公司质量记录保存期限管理制度第一章总则第一条为规范公司质量记录保存期限管理工作，保障质量记录的完整性、安全性和合规性，满足产品质量追溯、法规审查、内部管控等需求，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国产品质量法》《企业质量管理体系要求》等相关法规及制度，结合体育用品企业质量管控特性（涉及球类、健身器材、运动服饰等品类质量记录管理），制定本制度。第二条本制度所称质量记录保存期限管理，是指对公司各类质量记录的保存期限进行统一规定，对记录的收集、归档、保管、销毁全流程实施管控的管理行为，核心明确记录分类、保存期限标准、保管要求和销毁流程，确保质量记录管理符合法规要求和企业实际需求。第三条本制度适用于公司所有质量记录的保存期限管理，覆盖质量部、生产部、采购部、仓储部、销售部等所有产生和保管质量记录的部门，公司任何与产品质量相关的记录形成、保管、销毁均需遵循本制度要求。第四条质量记录保存期限管理遵循“合规为先、分类管控、可追溯性、高效利用”的核心原则：合规为先指保存期限不低于法规和行业标准要求；分类管控指按记录类型和用途设定差异化保存期限；可追溯性指保存期间确保记录完整、可查，满足质量追溯需求；高效利用指在合规前提下优化保存方式，避免无效记录积压。第五条公司质量记录保存期限管理实行“归口管理、分级负责、全程管控”的体制，管理层负责审批质量记录销毁方案；质量部作为归口管理部门，负责制定保存期限标准、监督记录保管情况、审核销毁申请；各业务部门负责本部门质量记录的收集、整理、归档；档案管理专员负责质量记录的集中保管、到期提醒、销毁执行。第二章管控范围与职责分工第六条管控范围界定：（一）记录范围：涵盖来料检验记录、成品检验记录、质量整改记录、客户质量投诉记录、供应商质量评估记录、质量体系审核记录、质量培训记录、不合格品处理记录等所有与产品质量相关的记录；（二）形式范围：涵盖纸质记录、电子记录（电子版文档、系统数据、扫描件等）两种形式的质量记录；（三）部门范围：涵盖质量部、生产部、采购部、仓储部、销售部等所有产生、使用、保管质量记录的部门。第七条部门及岗位职责细化：（一）质量部职责：梳理公司各类质量记录清单，制定差异化保存期限标准；指导各部门规范整理质量记录；每季度检查各部门记录保管情况，督促整改保管不规范问题；审核各部门提交的记录销毁申请，确保销毁符合期限要求；（二）各业务部门职责：指定专人负责本部门质量记录的收集、分类、编号；按要求在记录形成后5个工作日内完成整理归档，纸质记录装订成册，电子记录备份存储；定期检查本部门保管记录的完整性，发现缺失、损坏及时处理；记录到期前向质量部提交销毁申请；（三）档案管理专员职责：接收各部门归档的质量记录，建立保管台账，记录记录名称、形成时间、保存期限、保管位置；定期检查记录保管环境，确保纸质记录防潮、防火、防虫，电子记录防丢失、防篡改；记录到期前1个月提醒质量部和相关部门；按审批后的方案执行记录销毁工作，留存销毁记录；（四）IT部门职责：为电子质量记录提供安全的存储环境，设置访问权限，定期备份数据；保障电子记录存储系统稳定运行，防止数据泄露、丢失；配合档案管理专员导出到期电子记录，执行电子记录销毁操作。第三章质量记录分类及保存期限标准第八条核心保存原则：（一）法定最低期限原则：保存期限不得低于《产品质量法》《档案法》等法规要求的最低期限，涉及产品安全的记录保存期限不低于产品使用寿命；（二）追溯需求原则：与产品质量追溯相关的记录，保存期限需覆盖产品从生产到退市的全生命周期；（三）争议处理原则：涉及质量纠纷、投诉的记录，保存期限需覆盖纠纷处理完毕后至少2年。第九条具体保存期限标准：（一）核心质量追溯类记录：来料检验记录、成品检验记录、不合格品处理记录、产品批次质量记录，保存期限为产品退市后3年，无明确退市时间的保存期限不少于10年；（二）质量纠纷类记录：客户质量投诉记录、质量事故处理记录、质量仲裁/诉讼相关记录，保存期限为纠纷处理完毕后5年，未处理完毕的需持续保存至纠纷终结；（三）供应商/合作方质量类记录：供应商质量评估记录、外协加工质量记录，保存期限为合作终止后3年；（四）体系管理类记录：质量体系审核记录、内部质量审核记录、管理评审记录，保存期限不少于5年；（五）日常管控类记录：质量整改记录、质量培训记录、质量巡检记录，保存期限不少于3年；（六）辅助类记录：质量会议纪要、临时质量抽查记录、质量沟通函件，保存期限不少于1年。第十条电子记录特殊要求：（一）电子记录需同步保存原始版本和备份版本，备份版本存储在独立设备中，避免与原始版本同址损毁；（二）电子记录保存期间需确保可读取，系统升级、格式变更时需提前转换记录格式，保障数据完整性；（三）电子记录保存期限与对应纸质记录一致，无纸质记录的按本制度第九条标准执行。第四章保存管理要求第十一条收集归档要求：（一）各部门在质量记录形成后，需及时核对记录内容的完整性、准确性，确保记录要素（时间、人员、内容、结论）齐全；（二）纸质记录需使用不易褪色的书写工具填写，按编号顺序装订，标注记录名称、形成期间、保管部门；（三）电子记录需命名规范（记录类型+形成日期+部门），存储在指定服务器或存储设备中，设置访问权限，仅授权人员可查阅、修改；（四）所有质量记录需在形成后5个工作日内完成归档，档案管理专员核对无误后录入保管台账。第十二条日常保管要求：（一）纸质记录保管环境需满足防潮、防火、防虫、防鼠要求，存放于专用档案柜，远离水源、火源，定期通风检查；（二）电子记录需定期（每月）备份，备份数据异地存储，每年校验备份数据的可读取性；（三）质量记录查阅需履行审批手续，纸质记录查阅后及时归还，避免涂改、损坏；电子记录查阅需留存访问日志，禁止私自复制、传播；（四）严禁擅自销毁未到期的质量记录，确因特殊情况需提前销毁的，需报管理层审批。第五章到期销毁流程第十三条销毁申请要求：（一）质量记录到期前1个月，档案管理专员向质量部和相关业务部门发出到期提醒；（二）相关业务部门核实记录是否涉及未完结的质量纠纷、追溯需求，确认无保留必要后，向质量部提交书面销毁申请，说明记录名称、数量、形成时间、保存期限、销毁原因；（三）质量部审核销毁申请，确认符合保存期限标准且无保留必要后，报管理层审批。第十四条销毁执行要求：（一）纸质记录销毁：由档案管理专员联合质量部指定人员共同执行，采用粉碎、焚烧等不可逆方式销毁，禁止随意丢弃；销毁过程需全程监督，销毁完毕后在销毁记录上签字确认；（二）电子记录销毁：由IT部门配合执行，采用数据覆盖、格式化存储设备等方式彻底销毁，确保数据无法恢复；销毁后由档案管理专员和IT人员共同确认并签字；（三）销毁记录留存：销毁完成后，档案管理专员需留存销毁申请、审批文件、销毁过程记录，该类记录保存期限不少于5年。第六章监督考核与附则第十五条监督检查要求：（一）质量部每季度开展一次质量记录保存专项检查，重点核查记录完整性、保管规范性、是否存在擅自销毁未到期记录等问题；（二）管理层每年开展一次质量记录管理全面评估，听取各部门反馈，优化保存期限标准和管理流程；（三）检查发现的问题需限期整改，整改完成后质量部复核整改效果。第十六条责任追究要求：（一）未按要求归档、保管质量记录，导致记录缺失、损坏的，扣减相关责任人绩效奖金100-300元；（二）擅自销毁未到期质量记录，或销毁到期记录未履行审批流程的，扣减相关责任人绩效奖金300-800元，造成损失的追究相应责任；（三）档案管理专员未履行保管、提醒职责，导致记录损毁、丢失的，扣减绩效奖金200-500元，情节严重的调离岗位。第十七条本制度未尽事宜，参