2026年体育用品公司智能会议室预约调度管理制度

2026年体育用品公司智能会议室预约调度管理制度第一章总则第一条为规范本公司智能会议室预约调度管理工作，提高会议室使用效率，保障各类会议有序开展，优化办公资源配置，依据《中华人民共和国民法典》中关于物权使用及企业内部资源管理相关规定，结合公司智能办公系统运行实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有智能会议室的预约、使用、调度及设备运维管理，涵盖小型研讨室、中型会议室、大型多功能厅等不同类型智能会议室，公司全体员工（含正式员工、试用期员工、劳务派遣人员）均需遵守本制度。第三条智能会议室预约调度遵循“公平公正、高效利用、规范有序、安全保密”的基本原则，优先保障重大经营决策、核心业务推进类会议使用需求，兼顾各部门常规会议需求，确保会议室资源最大化利用。第四条本制度所指“智能会议室”是指配备智能预约终端、音视频会议系统、投屏设备、智能中控等数字化设备的会议室；“预约调度”是指通过公司智能办公系统完成会议室使用申请、审核、分配、调整的全过程管理；“占用异常”是指未预约使用、超时占用、擅自变更使用用途、设备恶意损坏等违规使用情形。第二章职责分工第五条行政部为智能会议室预约调度管理的牵头部门，主要职责：（一）制定并更新智能会议室使用细则，明确预约流程、使用规范及违规处理标准；（二）负责智能预约系统的日常运营维护，审核预约申请，协调会议室使用冲突；（三）建立会议室使用台账，统计分析使用频次、时长及设备运行状态，优化会议室资源配置；（四）监督会议室使用规范执行情况，及时处理占用异常问题，反馈整改意见；（五）解答员工关于预约调度的咨询，组织智能会议室使用培训，提升员工操作熟练度。第六条IT部职责：（一）负责智能会议室音视频、投屏、中控等设备的技术维护，定期巡检设备运行状态，每季度不少于1次全面检测；（二）对接智能预约系统供应商，及时解决系统卡顿、数据同步异常等技术问题，24小时内响应故障报修；（三）根据公司需求优化智能预约系统功能，如增加预约提醒、设备状态显示等模块；（四）配合行政部处理因设备故障导致的会议中断问题，提供技术支持和应急解决方案。第七条各部门负责人职责：（一）监督本部门员工遵守会议室预约调度制度，合理申请会议室资源，避免重复预约、无效预约；（二）优先协调本部门内部会议室使用冲突，确需跨部门协调的，向行政部提出调度申请；（三）对本部门员工使用会议室过程中的违规行为及时制止并整改，配合行政部完成违规核查。第八条员工职责：（一）严格通过智能预约系统申请会议室，如实填写会议主题、参与人数、使用时长、所需设备等信息；（二）按预约时间使用会议室，爱护智能设备，规范操作，遇设备故障及时报修；（三）会议结束后及时清理会场，关闭设备电源，确保会议室恢复待用状态；（四）不得擅自转让预约权限、占用他人已预约会议室，确需调整的按流程申请。第九条总经理职责：（一）审批智能会议室资源调整、系统升级等重大事项方案；（二）协调跨部门重大会议的会议室调度，保障核心业务会议顺利开展；（三）监督预约调度管理制度的整体执行效果，督促行政部、IT部履行管理职责。第三章会议室分类与预约规则第十条会议室分类：（一）小型智能研讨室：可容纳4-8人，配备基础投屏、语音通话设备，适用于部门内部小型研讨、一对一沟通类会议；（二）中型智能会议室：可容纳10-20人，配备高清投屏、远程视频会议系统，适用于跨部门沟通、客户对接类会议；（三）大型智能多功能厅：可容纳30-50人，配备专业音响、大屏显示、会议签到系统，适用于公司全员大会、重大项目发布会、外部合作洽谈类会议。第十一条预约时限规则：（一）预约提前期：小型会议室可提前1个工作日预约，中型会议室可提前3个工作日预约，大型多功能厅可提前7个工作日预约，均不得预约未来超过30天的会议室使用时段；（二）单次使用时长：小型会议室单次预约不超过2小时，中型会议室不超过4小时，大型多功能厅不超过8小时，确需延长的需提前1小时通过系统申请，经行政部审核同意后方可延长；（三）重复预约限制：同一部门单日预约同一类型会议室不超过2次，避免资源占用过度。第十二条预约优先级规则：（一）优先级从高到低依次为：公司重大经营决策会议、外部重要合作洽谈会议、核心业务推进会议、部门常规工作会议、员工个人沟通类会议；（二）若出现预约冲突，行政部可按优先级调整会议室分配，被调整的预约人需配合重新预约，行政部需提前1个工作日告知调整结果；（三）高管发起的紧急会议（如临时决策会），可申请临时调度已预约会议室，行政部核实后协调，被占用方需予以配合，行政部后续协助重新安排使用时段。第四章预约调度流程第十三条预约申请：（一）员工登录公司智能办公系统，进入会议室预约模块，选择会议室类型、使用日期、起止时间，填写会议主题、参与人数、是否需要远程视频、茶水等附加服务；（二）提交申请后，系统自动审核信息完整性，信息不全的驳回并提示补充，信息完整的进入待审核状态，小型会议室由系统自动审核通过，中大型会议室需行政部在1个工作日内审核。第十四条调度调整：（一）预约成功后，员工如需变更使用时间、人数或取消预约，需在使用前4小时通过系统操作，取消预约的需注明原因；（二）行政部发现预约信息与实际需求不符（如小型会议预约大型会议室），可主动联系预约人调整，预约人无合理理由拒绝的，行政部有权撤销该预约；（三）会议室突发故障无法使用的，IT部确认后，行政部在30分钟内为预约人协调替代会议室，并告知设备修复预计时间。第十五条预约生效与确认：（一）审核通过后，系统自动发送预约成功通知至预约人及参会人员办公邮箱和企业微信；（二）会议开始前30分钟，智能会议室预约终端显示本次会议信息，预约人需到场签到确认使用，未签到且无提前报备的，预约将在会议开始15分钟后自动失效，会议室收回重新调度。第五章会议室使用规范第十六条会前准备：（一）预约人需在会议开始前15分钟到场，调试智能设备（投屏、视频、音响等），设备无法正常使用的，立即通过系统报修，IT部需在10分钟内响应；（二）如需茶水、纸笔等物资，提前1个工作日告知行政部，行政部在会议开始前准备到位；（三）涉及保密内容的会议，预约人需开启会议室保密模式，关闭录音、录像功能，确保信息安全。第十七条会中使用：（一）严格按预约用途使用会议室，不得擅自改为其他用途（如私人会客、休闲等）；（二）规范操作智能设备，不得随意拆卸、更改设备设置，因操作不当导致设备损坏的，需承担维修费用；（三）保持会议室安静有序，禁止大声喧哗、吸烟、进食有异味的食物，维护会场环境。第十八条会后清理：（一）会议结束后，预约人需组织参会人员清理桌面杂物、带走个人物品，将座椅归位；（二）关闭所有智能设备电源、空调、灯光，检查门窗是否关闭，确认无误后离开；（三）如需留存会议记录、音视频资料，按公司保密规定处理，不得私自拷贝、传播。第十九条异常处理：（一）超时占用会议室的，行政部现场提醒，超时30分钟以上的，记录违规行为并纳入考核；（二）未预约擅自使用会议室的，行政部立即制止，责令离开，并登记违规信息；（三）设备故障影响会议的，IT部紧急抢修，无法当场修复的，行政部协调临时会议室，保障会议继续进行。第六章设备运维与管理第二十条日常运维：（一）IT部每日巡检智能会议室设备，检查开机状态、功能完整性，记录设备运行数据，发现轻微故障当场修复；（二）每月对音视频系统、投屏设备进行校准，每季度对智能中控系统进行系统升级和漏洞修复，确保设备运行稳定；（三）建立设备运维台账，记录设备型号、采购时间、维修次数、故障原因等信息，作为设备更新依据。第二十一条故障报修与处理：（一）员工发现设备故障可通过智能办公系统提交报修申请，注明故障现象、会议室编号，IT部接单后需在10分钟内联系报修人，30分钟内到场处理；（二）一般故障需在2小时内修复，复杂故障无法当场修复的，IT部出具维修方案和预计完成时间，同步告知行政部，行政部做好会议室停用公示和替代方案安排；（三）设备需外送维修的，IT部全程跟进维修进度，维修完成后进行功能测试，确认无误后方可恢复使用。第七章监督考核第二十二条监督机制：（一）行政部每日抽查会议室使用记录，核对预约信息与实际使用情况，每周汇总违规使用行为；（二）在智能会议室安装使用状态监测模块（仅记录使用时长、设备启停，不采集会议内容），辅助监督使用规范执行情况；（三）设立意见反馈渠道，员工可反馈会议室预约调度、设备使用中的问题，行政部需在2个工作日内回复处理结果。第二十三条考核标准：（一）部门层面：单月本部门员工违规使用会议室累计3次及以上的，扣部门绩效考核1分；重复预约、无效预约导致会议室空置率超20%的，扣部门绩效考核1分；（二）个人层面：未预约使用会议室、超时占用30分钟以上的，一次扣绩效考核1分；恶意损坏智能设备的，除赔偿维修费用外，扣绩效考核2-5分；擅自泄露会议室保密会议内容的，按公司保密制度严肃处理；（三）IT部未按时响应设备报修、故障修复超期的，扣相关责任人绩效考核1-2分；行政部未及时审核预约申请、协调调度不及时的，扣相关责任人绩效考核1分。第二十四条奖惩措施：（一）对年度内无违规使用记录、合理高效利用会议室的部门，给予绩效考核加分2分；对规范使用设备、及时反馈故障的员工，给予现金奖励200-500元；（二）对设备运维到位、年度故障发生率低于5%的IT部相