2026年橡胶制品公司采购付款审核管理制度

2026年橡胶制品公司采购付款审核管理制度第一章总则第一条为规范公司采购付款审核全流程管理，防范采购付款风险，保障资金安全，提升采购付款合规性与准确性，结合橡胶制品业务（含橡胶原材料采购、辅助化工材料采购、生产设备及备品备件采购）的交易特点、结算模式，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《小企业会计准则》等法律法规，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有采购付款的审核管理，涵盖原材料采购、辅助材料采购、设备采购、外协加工采购、办公用品采购等各类采购业务的预付款、货到付款、分期付款审核，线上线下付款场景均需遵守本制度要求。第三条采购付款审核遵循“三单核对、分级审批、全程留痕、权责对等”的基本原则，坚持“合规优先、账实相符、风险可控、效率兼顾”的工作准则，严禁无依据付款、超合同付款、虚假付款等违规行为。第四条公司财务部门是采购付款审核的归口管理部门，负责付款凭证审核、资金支付、付款记录归档；采购部门负责提交付款申请及相关佐证材料、跟踪采购物资到货验收情况；仓储部门负责采购物资验收并出具验收凭证；管理层按审批权限负责付款事项的最终审批，形成“采购提报、仓储验收、财务审核、分级审批”的付款审核管理体系。第二章审核范围与部门职责第五条采购付款审核核心范围：（一）原材料采购付款：天然橡胶、合成橡胶、再生橡胶等核心生产原料的采购付款，包含预付款、到货验收后付款；（二）辅助材料采购付款：硫化剂、促进剂、填充剂、防老剂等化工辅料，以及包装材料、模具配件等辅助物资的采购付款；（三）设备及备品备件付款：橡胶生产设备、检测设备、维修备件、工具等采购付款，包含设备全款支付、分期付款、质保金支付；（四）外协加工付款：委托外部单位进行橡胶制品硫化、成型等外协加工业务的费用付款；（五）其他采购付款：办公用品、劳保用品、运输服务等零星采购的付款。第六条各部门核心职责：（一）采购部门：根据采购合同约定发起付款申请，确保申请金额、付款对象、付款时间与合同一致；提交采购合同、订单、发票、验收单等完整佐证材料；对供应商资质、发票真实性进行初步核验；（二）仓储部门：对到货物资的数量、规格、质量进行验收，验收合格后出具验收单，验收不合格的即时反馈采购部门并注明原因，严禁虚开验收单；（三）财务部门：审核付款申请材料的完整性、合规性，核验发票真伪及信息一致性，核对合同条款与付款申请的匹配性，按审批意见办理资金支付，做好付款台账登记；（四）审批管理层：采购部门负责人审核付款申请的真实性，财务负责人审核付款材料的合规性，总经理审批大额采购付款及特殊场景付款，确保审批决策符合公司资金管理要求。第三章常规采购付款审核流程与标准第七条常规付款审核流程：（一）付款申请提报：采购部门在合同约定付款节点，填写付款申请，注明采购物资名称、合同编号、申请付款金额、付款方式、供应商信息，附采购合同复印件、合规发票、仓储验收单等材料，经采购部门负责人签字后提交财务部门；（二）财务初审：财务人员在1个工作日内核对申请材料是否完整，重点核查发票信息（抬头、税号、金额、货物名称）与合同、验收单是否一致，发票是否通过税务系统核验，材料不全的退回采购部门补充；（三）财务复核：财务主管对初审通过的付款申请进行复核，核对合同付款条款（付款比例、付款时限、付款条件），确认申请付款金额未超出合同约定，复核无误后签署意见；（四）分级审批：单笔付款金额≤3万元的，由财务负责人审批；3万元＜单笔金额≤10万元的，由公司分管领导审批；单笔金额＞10万元的，由总经理审批；（五）资金支付：财务部门在审批完成后2个工作日内办理付款，通过银行转账方式支付至合同约定的供应商账户，严禁现金支付大额采购款，付款后即时登记付款台账。第八条核心审核标准：（一）合同核对标准：付款申请的供应商名称、付款金额、付款条件需与采购合同完全一致，无合同的零星采购需提供采购订单及部门负责人签字确认的采购说明；（二）发票核对标准：发票需为增值税专用发票或普通发票（按公司抵扣要求），发票货物名称需与采购物资一致，金额无涂改、大小写一致，发票专用章清晰合规；（三）验收单核对标准：验收单需注明物资到货时间、数量、规格、验收结果，有仓储验收人及负责人签字，验收不合格的物资不得提交付款申请；（四）金额核对标准：累计付款金额不得超过合同总金额，分期付款需按合同约定比例支付，未达付款条件的（如未到货、未验收）一律不予审核通过。第四章特殊场景采购付款审核要求第九条预付款审核要求：（一）仅允许对长期合作、资质合规的供应商支付预付款，预付款比例不得超过合同金额的30%，特殊物资（稀缺橡胶原料）预付款比例最高不超过50%，且需经总经理审批；（二）提交预付款申请时，除采购合同外，需额外提供供应商出具的预付款收据（或发票）、采购部门负责人签署的预付款风险说明；（三）财务部门支付预付款后，需跟踪采购物资到货进度，采购部门每月反馈预付款对应物资的采购进度，超约定到货时间未到货的，暂停该供应商后续预付款申请。第十条分期付款审核要求：（一）设备采购分期付款需在合同中明确每期付款金额、付款条件（如到货验收、安装调试完成、质保期满）；（二）支付尾款（质保金）时，需附使用部门出具的设备运行验收合格证明，质保期内出现质量问题的，暂缓支付质保金并按合同约定处理；（三）每笔分期付款均需单独提交申请，附对应付款节点的佐证材料（如安装调试确认单），严禁提前支付未达条件的分期款项。第十一条退货退款/扣款审核要求：（一）采购物资验收不合格需退货的，财务部门暂停付款，待采购部门与供应商协商退货或换货后，重新审核付款申请；（二）因供应商违约（如延期交货、质量不合格）需扣款的，扣款金额需在付款申请中注明，附双方签字确认的扣款协议，财务部门按扣款后金额付款；（三）已付款后发生退货的，采购部门需在10个工作日内追回退款，财务部门核对退款到账情况，未按时追回的追究采购部门责任。第十二条紧急采购付款审核要求：（一）因生产急需（如设备故障、原料短缺）的紧急采购，可先通过线上方式（企业微信、邮件）向审批人申请临时审批，后补充纸质申请材料；（二）紧急采购付款需在付款后3个工作日内补齐合同、验收单、发票等材料，财务部门做好临时付款记录，未补齐材料的不得办理后续采购付款。第五章监督与奖惩第十三条监督机制：（一）财务部门每月核查采购付款台账，核对付款金额与合同、验收单、发票的一致性，抽查比例不低于当月付款笔数的20%；（二）财务负责人每季度开展采购付款审核专项检查，排查无依据付款、超合同付款、审核疏漏等问题，出具检查报告并督促整改；（三）管理层每半年组织采购、财务、仓储部门联合复盘，分析付款审核中存在的问题，优化审核流程。第十四条奖励措施：（一）年度内采购付款审核零差错、无违规付款的财务团队，奖励2000-5000元；（二）及时发现并制止虚假付款、超合同付款行为，避免公司损失的员工，奖励1000-3000元；（三）提出采购付款审核流程优化建议并落地，提升审核效率的，奖励1500-4000元。第十五条追责措施：（一）采购部门提交虚假付款材料、遗漏关键佐证材料导致付款失误的，扣减部门负责人及经办人当月绩效10%-20%；（二）仓储部门虚开验收单、验收失误导致不合格物资付款的，扣减验收人及负责人当月绩效15%-30%；（三）财务人员未履行审核职责，导致无依据付款、超金额付款的，扣减当月绩效20%-50%，造成资金损失的承担相应赔偿责任；（四）审批人越权审批、违规审批付款事项的，扣减当月绩效40%-60%，追究管理责任。第六章附则第十六条本制