物料采购需求申请与供应商筛选表格

物料采购需求申请与供应商筛选工具指南适用场景说明本工具适用于企业内部各类物料采购需求的全流程管理，涵盖但不限于以下场景：项目启动采购：新项目立项后，需批量采购原材料、设备或耗材时，用于规范需求提报与供应商筛选；常规补货采购：日常运营中库存物料不足，需补充采购时，保证需求清晰且供应商选择合规；新供应商引入：为优化供应链或引入竞争，需对潜在供应商进行评估筛选时，建立标准化评估流程；紧急采购：因生产计划调整或突发需求，需快速完成采购需求确认与供应商比选时，提高流程效率。操作流程详解第一步：采购需求发起与确认发起人：由需求部门（如生产部、项目部、行政部）填写《物料采购需求申请表》，明确采购物料的名称、规格、数量、用途及到货时间等核心信息。需求确认：需求部门负责人审核申请内容的合理性与必要性，保证无遗漏或错误后提交至采购部。第二步：采购需求审批审批流程：根据采购金额与物料重要性，逐级提交审批：采购金额≤5000元：需求部门负责人→采购部专员审核；5000元＜采购金额≤2万元：需求部门负责人→采购部经理审核；采购金额＞2万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部→总经理审批。审批要点：重点审核需求是否符合预算、规格是否明确、到货时间是否合理，审批通过后进入供应商筛选环节。第三步：供应商信息收集信息来源：采购部通过以下渠道收集潜在供应商信息：企业合格供应商库（历史合作供应商）；行业展会、专业平台（如行业门户网站、招投标平台）公开信息；同行企业推荐（需核实供应商资质）；供应商主动报名（需提交完整资质文件）。信息记录：收集的供应商信息需登记在《供应商信息登记表》中，包含供应商名称、联系人、主营业务、合作案例等基础内容。第四步：供应商初步筛选筛选标准：根据采购物料特性，设定初步筛选条件，排除不符合基本要求的供应商：资质要求：具备营业执照、相关行业资质（如ISO认证、3C认证等，根据物料特性确定）；经营范围：与采购物料品类一致；供应能力：能满足需求数量与交期要求；信誉记录：无重大商业纠纷或负面舆情。筛选结果：通过初步筛选的供应商进入下一轮评估，未通过的需反馈原因至需求部门。第五步：供应商实地考察（如需）考察情形：对于金额较大（＞5万元）、关键物料或新合作供应商，需组织实地考察。考察内容：生产规模、设备状况、质量控制流程、库存管理能力、售后服务团队等。考察人员：采购部牵头，需求部门技术员、质检员参与，共同填写《供应商实地考察记录表》。第六步：供应商评估与打分评估维度：制定量化评分表（总分100分），从以下维度综合评估：价格（20分）：报价是否合理，与市场均价对比；质量（30分）：样品质量达标率、质量认证、不良品率历史记录；交期（20分）：承诺交货时间、过往订单准时交付率；服务（15分）：响应速度、售后支持（退换货、技术指导）；资质（15分）：资质完整性、行业口碑、合作稳定性。打分规则：由评估小组（采购部、需求部、质检部）独立打分，取平均分作为最终得分，按得分高低排序。第七步：确定候选供应商与公示确定原则：优先选择得分前3名的供应商作为候选对象，若得分差距≤5分，需补充评估或增加考察环节。结果公示：将候选供应商名单及评估结果在公司内部公示（如OA系统、公告栏），公示期不少于2个工作日，接受异议反馈。第八步：合同签订与执行合同拟定：根据最终确定的供应商，采购部拟定采购合同，明确物料规格、价格、交期、付款方式、违约责任等条款，经法务部审核后签订。执行跟踪：采购部跟踪供应商备货、发货进度，需求部门配合验收，保证采购流程闭环。模板表格参考表1：物料采购需求申请表申请部门申请人申请日期物料名称规格型号单位需求数量用途说明期望到货日期预算单价预算总价附件（技术参数/图纸等）□无□有（请附后）需求部门负责人审批签名：日期：采购部审核签名：日期：财务部审核签名：日期：总经理审批签名：日期：表2：供应商筛选评估表供应商名称联系人联系方式主营业务合作案例（近3年）评估维度分值得分备注价格（20分）质量（30分）交期（20分）服务（15分）资质（15分）总分100评估小组意见采购部负责人签字日期：使用关键提示需求准确性：物料规格、数量、技术参数等信息需清晰明确，避免因描述模糊导致采购偏差；审批时效：各审批环节需在2个工作日内完成，紧急采购需求可启动“绿色通道”，但需事后补签手续；资质核实：对供应商提交的营业执照、认证文件等需通过官方渠道核实真伪，避免虚假资质风险；评估客观性：打分过程需