机关事务管理信息系统使用手册

机关事务管理信息系统使用手册为进一步提升机关事务管理的规范化、精细化、智能化水平，本系统整合资产管理、后勤服务、公务用车、事务审批等核心业务场景，搭建全流程数字化管理平台，助力机关工作人员高效处理日常事务、优化资源配置、降低管理成本。以下为系统使用的详细指引。一、系统概述（一）适用范围本系统面向机关各部门工作人员（含管理人员、业务经办人员、审批人员等），覆盖资产管理（固定资产、流动资产）、后勤服务（会议室预约、设施报修、办公用品申领）、公务用车（申请、调度、费用管理）、事务审批（公文流转、事项审批）等业务场景。（二）登录方式1.账号登录：通过机关内部政务网访问系统地址，输入分配的账号（工号/用户名）、密码（首次登录后建议修改），点击“登录”即可进入系统。2.单点登录：已接入政务网统一身份认证的单位，可通过政务平台“单点登录”入口直接跳转至本系统，无需重复输入账号密码。二、核心功能模块详解（一）资产管理模块围绕机关资产“全生命周期”管理，实现从采购入库到报废处置的全流程线上化。资产入库：经办人员点击【资产管理】→【资产入库】，填写资产名称、类别、购置日期、使用部门等基础信息，上传发票、合同等凭证后提交审核；审核通过后，资产自动进入“在用台账”。台账管理：支持按部门、类别、使用状态（在用/闲置/待报废）筛选资产，查看资产详情（使用人、存放地点、折旧情况等），并可导出资产清单用于审计或盘点。（二）后勤服务管理模块聚焦机关日常运转的后勤保障需求，简化流程、提升响应效率。会议室预约：点击【后勤服务】→【会议室预约】，选择日期、时段、会议室（查看容量、设备配置），填写使用事由、参会人数后提交；系统自动校验冲突，审批通过后发送预约成功通知（含会议室使用指南）。设施报修：发现办公设施（如空调、打印机、水电设施）故障时，点击【设施报修】，选择故障类型、上传现场照片（可选）、填写故障描述，提交后系统自动派单至后勤维修组，经办人可实时查看维修进度（待接单/维修中/已完成）。办公用品申领：部门内勤人员点击【办公用品】→【申领】，选择所需物品（从“物资库”中勾选，含库存数量提示）、填写申领数量、申领事由，提交后由后勤管理员审核（可批量审批），审核通过后通知领取或安排配送。（三）公务用车管理模块规范公务出行流程，实现用车申请、调度、费用结算的闭环管理。用车申请：申请人点击【公务用车】→【申请】，填写出行事由、起止地点、用车时间、随行人员等信息，选择车型（轿车/商务车/中巴），提交后由部门负责人审批（可设置“紧急用车”快速审批通道）。调度管理：车队管理员在【调度中心】查看待审批申请，根据车辆排班、司机任务量分配车辆，生成“派车单”（含司机、车辆、行程信息），司机通过手机端接收任务并反馈实时位置（可选）。费用结算：行程结束后，司机上传加油票、过路费凭证，填写里程数、费用明细，系统自动关联申请单生成“费用报销单”，经财务审核后完成结算，同时更新车辆使用台账。（四）事务审批模块覆盖公文流转、事项审批（如经费申请、人员出差、活动备案等），实现“线上发起、分级审批、留痕可溯”。流程发起：点击【事务审批】→【新建流程】，选择审批事项类型（如“经费申请”“出差审批”），填写表单信息（含金额、事由、附件等），选择审批人（支持按部门、岗位选择，或使用“常用审批人”快捷选择）。审批处理：审批人登录系统后，在【待办事项】中查看申请，可选择“同意”“驳回”“退回修改”，并填写审批意见（支持手写签名、附件批注）；驳回时需注明原因，方便申请人修改后重新提交。查询统计：通过【统计分析】→【审批台账】，可按部门、事项类型、时间筛选审批记录，导出数据用于绩效考核或合规检查；系统自动生成“审批时效报表”，助力优化审批流程。三、操作指南与技巧（一）通用操作规范1.菜单导航：系统左侧为功能菜单，点击模块名称展开子菜单（如“资产管理”展开“资产入库”“台账管理”等）；点击子菜单即可进入对应功能页面。2.信息查询：各模块均支持“关键词搜索”（如资产名称、会议室编号、申请单号）和“高级筛选”（多条件组合筛选，如按时间、部门、状态），快速定位目标数据。3.数据录入：填写表单时，带“*”为必填项；日期、金额、数量等字段需按系统提示格式填写（如日期为“YYYY-MM-DD”，金额保留两位小数）；附件上传支持PDF、Word、JPG格式，单文件大小不超过50M。4.操作保存：表单填写过程中，可点击“暂存”保存草稿（仅自己可见），确认无误后点击“提交”（提交后不可修改，需联系管理员退回）。（二）典型场景操作示例以“会议室预约+后续评价”为例：1.点击【后勤服务】→【会议室预约】，选择“2023年10月15日9:00-11:00”，系统自动高亮显示“3号会议室”（空闲），点击选择。2.填写“使用事由：部门季度总结会”“参会人数：15人”，上传“会议议程”（可选），点击“提交”。3.部门负责人在【待办】中点击“同意”，系统发送短信通知申请人；申请人会前可在“我的预约”中查看会议室设备清单（如投影仪、麦克风）。4.会议结束后，申请人在“我的预约”中点击“评价”，填写满意度（1-5星）、建议（如“希望增加会议记录纸”），提交后后勤部门可针对性优化服务。四、常见问题与解决方案（一）登录类问题问题：输入账号密码后提示“账号或密码错误”。解决：①确认账号为工号/用户名（区分大小写），密码是否含空格；②联系系统管理员重置密码（初始密码为____，首次登录需修改）；③检查网络是否正常（政务网是否连通）。问题：单点登录后提示“无权限访问”。解决：联系本部门系统管理员，确认账号已分配“机关事务管理”权限（权限需按岗位配置，如“经办人”“审批人”“管理员”）。（二）操作类问题问题：提交表单时提示“某字段格式错误”（如日期、金额）。解决：检查字段是否符合格式要求（如日期需选择日历控件，金额需为数字且保留两位小数），修改后重新提交。问题：附件上传失败（提示“文件格式不支持”或“大小超限”）。解决：①确认文件格式为PDF、Word、JPG（不支持压缩包、视频等）；②若文件过大，可通过PDF压缩工具减小体积后重新上传。（三）数据类问题问题：查询资产台账时，新入库的资产未显示。解决：①检查“筛选条件”是否包含“全部状态”（默认可能为“在用”，新入库资产状态为“待审核”时需手动调整）；②联系管理员确认资产入库申请是否已审核通过。问题：审批流程提交后，审批人未收到待办通知。解决：①确认审批人账号正常登录（可通过“系统消息”查看通知是否被拦截）；②联系管理员检查“审批流程配置”，确认审批人是否在“审批节点”中（可能因岗位调整未更新）。五、注意事项与安全规范（一）数据安全账号密码为个人隐私，请勿告知他人或在公共设备（如网吧电脑）登录系统；建议每季度修改一次密码（点击右上角“个人中心”→“修改密码”）。重要操作（如资产报废、经费审批）需及时“保存操作记录”，并在提交前再次核对数据准确性，避免因误操作导致损失。（二）操作规范严格按照业务流程操作，不得跳过审批节点或伪造数据（系统自动记录操作日志，违规操作将追溯责任）。若发现系统功能异常（如按钮无响应、页面报错