行政助理岗位职责与工作流程说明书

行政助理岗位职责与工作流程说明书行政助理作为企业行政体系的核心执行角色，肩负着保障办公秩序、协调资源流转、支撑管理决策的重要使命。其工作贯穿企业运营全流程，既需具备扎实的事务处理能力，又要拥有灵活的沟通协调技巧，通过标准化工作流程与精细化职责履行，为企业高效运转筑牢基础。一、岗位职责：多维度的事务支撑与价值创造行政助理的职责覆盖办公场景方方面面，需以“服务+管理”思维统筹各项工作，具体可从以下维度展开：（一）日常事务管理：筑牢办公运转根基行政助理负责保障办公环境有序运行，每日巡检办公区域卫生、安全及设备状态，及时协调物业或维修人员处理设施故障；在办公用品管理上，需建立动态需求台账，根据各部门申领情况预判物资消耗周期，提前发起采购申请，确保打印纸、文具等基础物资供应充足，同时对贵重物资（如办公电脑、投影仪）登记造册，定期盘点核对。文书处理方面，需精准起草行政类公文（如会议通知、制度文件），对外部来文（如政府函件、合作方资料）分类编号、呈批流转，确保文件“收发有记录、流转有跟踪、归档有逻辑”。（二）行政支持：赋能管理决策与团队协作会议管理是行政支持核心环节之一。从会议筹备阶段，需与发起人确认议程、参会人员及资料需求，提前完成会议室预订、设备调试（如视频会议系统、音响）及会议资料打印；会议过程中，需做好签到管理、会议记录（含语音转文字、重点提炼），并同步关注时间进度，避免会议超时；会后需在1个工作日内输出会议纪要，明确决策事项与责任人，跟进任务落地情况并定期反馈。差旅管理方面，需根据出差人员行程需求，完成机票/车票预订、酒店协调等工作，同时结合企业差旅标准把控成本，在行程变动时第一时间协调票务改签、酒店调整，确保出行顺畅。档案管理则需建立电子化+纸质化双轨制，按“部门-年份-事项”分类归档合同、审批文件等资料，定期进行档案清理与备份，确保3年内文件可快速检索。（三）沟通协调：搭建内外部协作桥梁对内，行政助理需充当部门间“润滑剂”，在跨部门项目推进中，及时传递任务要求、反馈执行难点，协调资源解决分歧；对外，需代表企业对接工商、税务等政府部门，或处理快递、保洁等外包服务商合作事宜，在沟通中维护企业形象，确保各类外部事务合规高效推进。此外，还需负责企业信息上传下达，将管理层决策准确传递至各部门，同时收集基层员工合理化建议，形成书面报告反馈至管理团队。（四）后勤保障：提升员工体验与企业安全感员工福利管理需兼顾合规性与人文关怀，如在节日福利采购中，结合员工需求调研选择礼品品类，协调供应商按时配送；办公设备维护方面，需与IT部门或设备厂商建立快速响应机制，当打印机卡纸、网络故障等问题出现时，确保1小时内响应、4小时内解决（特殊故障除外）。安全管理则需定期组织消防器材检查、办公区域安全巡查，在极端天气或突发公共事件时，制定应急响应方案并组织员工演练，保障人员与资产安全。二、工作流程：标准化与灵活性的平衡行政助理的工作需通过标准化流程保障效率，同时保留应对突发情况的灵活性，以下为核心工作的流程拆解：（一）会议组织流程：从筹备到闭环管理1.需求确认：接到会议需求后，与发起人沟通会议主题、时间、参会范围、资料要求，形成《会议需求表》；2.资源协调：根据需求查询会议室使用台账，确认场地后协调IT部门完成设备调试（如视频会议系统、麦克风），同步准备会议资料（如PPT打印、签到表制作）；3.会议执行：提前15分钟到场引导签到，会议中关注进程，用录音笔+文字记录同步的方式留存会议内容，遇设备故障立即联系技术人员；4.会后跟进：会议结束后24小时内整理会议纪要，经发起人审核后发至参会人员，同步建立《会议任务跟踪表》，每周向责任人提醒进度，直至任务闭环。（二）物资采购流程：从需求到合规管理1.需求收集：每月末收集各部门办公用品需求，结合库存情况形成《物资采购清单》，特殊需求（如项目专项物资）需单独提报审批；2.供应商管理：从合格供应商库中筛选3家以上报价，对比质量、价格、交货期后推荐最优方案，超预算采购需提交《采购申请单》经部门负责人审批；3.采购执行：与供应商签订采购合同（或订单），明确交货时间、验收标准，到货后组织使用部门共同验收，验收合格后办理入库登记；4.账务管理：将采购发票、验收单、入库单整理后提交财务报销，同步更新《物资台账》，确保账实一致。（三）文件审批流程：从接收到归档闭环1.文件接收：对外部来文或内部签报，第一时间登记编号，记录来文单位、文号、主题及接收时间；2.流转跟踪：根据文件性质（如行政类、财务类）呈送对应分管领导审批，用便签标注审批要求与时限，每日跟踪审批进度，对超期文件及时提醒；3.执行反馈：审批完成后，将文件发至执行部门，同步要求反馈执行结果（如“3个工作日内提交实施方案”）；4.归档管理：每月末将已办结文件按“年度-部门-类别”分类，纸质文件放入档案盒，电子文件上传至OA系统档案库，确保检索路径清晰。三、能力与素养：行政助理的核心竞争力行政助理需具备“硬技能+软素养”的复合能力，才能应对复杂的工作场景：（一）专业技能：高效工作的基础熟练掌握Office三件套（Word排版、Excel函数统计、PPT汇报逻辑），能快速制作可视化报表、规范的公文；具备基础的PS、Visio技能，可独立完成简单的海报设计、流程图绘制；熟悉企业OA系统、钉钉/企业微信等协作工具，确保信息流转高效。（二）软技能：解决问题的关键沟通协调能力需兼顾“同理心”与“原则性”，在与员工沟通福利诉求时耐心倾听，与外部供应商谈判时坚守企业利益；应变能力要求在突发情况（如会议临时改期、重要文件丢失）时快速制定替代方案，将影响降至最低；时间管理能力需通过“四象限法则”区分工作优先级，同时运用番茄工作法提升专注度，确保多任务并行时不出差错。（三）职业素养：长期发展的保障责任心体现在对每一份文件、每一次会议的严谨态度，确保“零失误”；保密意识要求对企业战略、员工隐私等信息严格保密，不擅自传播；服务意识则需以“内部客户”思维对待各部门需求，主动预判问题、提供解决方案，如在差旅安排中提前查询目的地天气，