企业合同审核与管理流程规范

企业合同审核与管理流程规范一、适用业务场景与参与主体本规范适用于企业各类经济合同的审核、签署、履行及归档管理全流程，涵盖但不限于采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、租赁合同、技术开发合同等。参与主体包括：业务部门：合同发起方，负责提出需求、起草合同初稿、跟进履行；法务部门：负责法律条款合规性审核，规避法律风险；财务部门：负责金额、支付方式、税务条款等财务风险审核；管理层：根据合同金额及重要性履行审批权限；档案管理部门：负责合同正本及副本的归档、保管与查阅管理。二、全流程操作步骤详解（一）合同发起与起草需求提报业务部门根据业务需求（如采购物料、销售产品、委托服务等），填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合同标的、数量、金额、履行期限等核心要素，经部门负责人签字确认后发起合同流程。合同起草业务部门根据《合同立项申请表》内容，结合合作方提供的草案或自行起草合同文本。合同内容应至少包含以下核心条款：合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表）；合同标的（名称、规格、型号、技术参数等）；数量、质量标准及验收方式；履行期限、地点和方式；合同金额（含单价、总价）及支付方式（如预付款、进度款、尾款比例及支付条件）；双方权利义务、违约责任、争议解决方式；合同生效条件及附件清单。（二）部门内部初审业务部门负责人对合同初稿进行审核，重点确认：业务需求与合同内容的一致性（如标的、数量、金额是否与立项申请匹配）；合作方主体资质初步核查（如是否为合法存续的企业，具备相应履约能力）；合同条款是否满足业务部门基本诉求，是否存在明显利益失衡。审核通过后，将合同初稿及《合同立项申请表》提交至法务部门；若不通过，退回业务部门修改。（三）法务审核法务部门收到合同后，在3个工作日内完成审核，重点关注：主体合法性：合作方是否具备签订合同的主体资格（如企业提供营业执照、事业单位提供法人证书，自然人提供身份证复印件）；条款合规性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款（如“霸王条款”、违反强制性规定）；权利义务对等性：双方权利义务是否明确，违约责任是否具体、可执行（如违约金比例是否合理，损失赔偿范围是否清晰）；法律风险点：知识产权归属、保密义务、争议解决方式（如约定诉讼/仲裁及管辖法院/机构）等是否存在风险。审核通过后，在《合同审核意见表》（见模板2）中填写“审核通过”意见；若存在法律风险，提出具体修改意见，退回业务部门与合作方协商调整。（四）财务审核法务审核通过后，财务部门在2个工作日内进行审核，重点审核：金额准确性：合同金额是否与预算匹配，单价、总价计算是否正确；支付方式合理性：预付款比例是否符合公司规定（一般不超过30%），进度款支付节点是否与履约进度挂钩，尾款支付是否有明确的验收或质保条件；税务条款合规性：发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间、税率是否符合税务规定，是否存在税务风险；资金支付风险：合作方账户信息是否准确（需提供加盖公章的账户证明），避免支付至非指定账户。审核通过后，在《合同审核意见表》中签字确认；若存在财务风险（如超预算、支付方式不合理），退回业务部门修改。（五）管理层审批根据合同金额及重要性，划分审批权限（示例）：一般合同（金额≤10万元）：由业务分管副总审批；重大合同（10万元＜金额≤50万元）：由总经理审批；特别重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务）：提交总经理办公会或董事会审批。管理层审批重点审核：合同是否符合公司战略目标，经济效益是否合理，是否存在重大经营风险。审批通过后，在《合同审核意见表》中签署最终意见。（六）合同签署文本最终确认：业务部门根据管理层审批意见完成最终合同文本，保证所有审核部门已签字确认，与合作方就最终版本达成一致。签署授权：公司法定代表人或其授权代表（需提供《授权委托书》，见模板3）负责签署合同，授权委托书应明确授权范围、期限及权限。盖章规范：合同文本需加盖公司公章或合同专用章（多页合同需加盖骑缝章），公章应清晰、完整，不得覆盖合同关键条款。合作方盖章后，合同正式生效。（七）履行跟踪与归档履行跟踪：业务部门作为合同履行主责部门，需建立《合同履行跟踪表》（见模板4），定期记录履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点），对逾期履行或违约情况及时上报法务及管理层处理。归档管理：合同签署后7个工作日内，业务部门将合同正本（1份）及副本（2份）提交至档案管理部门，同时移交《合同立项申请表》《合同审核意见表》《授权委托书》等配套资料。档案管理部门对合同进行分类编号（编号规则：年份-部门-合同类型-序号，如“2024-业务部-采购-001”），建立电子及纸质档案台账，保证档案完整、可追溯。三、配套工具表格模板模板1：合同立项申请表申请部门申请日期合同名称合作方名称统一社会信用代码合作方联系人合同标的数量金额（元）履行期限履行地点预计付款方式业务需求说明（可附页）部门负责人意见：签字：日期：模板2：合同审核意见表合同名称合同编号提交部门审核环节□业务初审□法务审核□财务审核□管理层审批审核人审核日期审核意见：修改说明（如需修改）：审核签字：模板3：授权委托书授权人（公司法定代表人）职务受托人姓名某职务授权事项：代表公司签署《____________________合同》（合同编号：____________________）授权范围：□谈判□起草□签署□盖章□其他（请注明）授权期限：自_年_月_日至_年__月__日附件：受托人身份证复印件（加盖公章）授权人签字：公司盖章：日期：模板4：合同履行跟踪表合同名称合同编号签署日期合作方履行期限业务负责人履行节点计划完成时间实际完成时间异常情况记录（如逾期、违约）：处理结果：四、关键风险控制与操作要点（一）主体资质审查合作方必须提供合法有效的主体资格证明文件（企业提供营业执照副本，事业单位提供法人证书，自然人提供身份证复印件），并核实其是否在有效期内。涉及特殊行业（如食品、建筑）的，还需核查其行业许可证（如食品生产许可证、建筑施工资质证书），避免与无资质主体合作导致合同无效。（二）条款完整性审核合同不得遗漏核心条款，特别是“违约责任”“争议解决方式”“合同解除条件”等条款，避免约定不明导致纠纷。例如违约责任应明确违约金的计算方式或损失赔偿范围；争议解决方式优先约定公司所在地法院诉讼，避免异地维权增加成本。（三）审批权限合规严禁越级审批或规避审批流程，重大合同必须经管理层集体决策审批。审批过程中，若审核部门对合同条款存在重大分歧，应暂停流程，由业务部门牵头组织协调，必要时可聘请外部律师出具法律意见。（四）签署与用印规范合同文本必须经所有审核部门确认后才能签署，签署人需获得法定代表人书面授权，禁止无授权或超权限签署。盖章时需保证合同文本与审批版本一致，不得在空白合同、未生效合同或涂改严重的合同上盖章，避免用印风险。（五）履行监控与纠纷处理业务部门需定期跟踪合同履行进度，对逾期履行、质量不合格等问题，应在3个工作日内向合作方发出《履约催告函》（需留存送达凭证），同时抄送法务部门。若发生纠纷，应优先通过协商解决，协商不成的，及时收集证据（如合同、验收单、沟通记录），通过诉讼或仲裁途径维护公司权益。（六）档案保密与查阅合同档案属于公司核心商业秘密，档案管理部门需