企业文件归档管理制度文档分类与保存指南

企业文件归档管理制度文档分类与保存指南一、制度目的与适用范围（一）制度目的为规范企业内部文件管理，保证文件分类科学、保存有序、查阅便捷，防范文件丢失或损坏，保障企业运营数据安全及合规性，特制定本指南。（二）适用范围本指南适用于企业各部门（含总部、分支机构、子公司）在业务活动中形成的各类纸质及电子文件的分类、归档、保存与管理，涵盖行政、人事、财务、业务、研发等全类型文件。二、文件分类标准与保存要求（一）文件分类维度根据文件性质、来源及用途，将企业文件划分为以下一级分类，并设置二级子分类（可根据企业实际调整）：一级分类二级子分类包含文件类型举例行政管理类制度文件、会议文件、公文往来公司章程、管理制度、会议纪要、请示报告、外来函件人力资源管理类人事档案、培训记录、薪酬福利员工简历、劳动合同、培训课件、薪资表、绩效考核记录财务管理类会计凭证、报表、税务文件原始凭证、财务报表、纳税申报表、审计报告、预算文件业务管理类合同文件、项目文件、客户资料采购合同、销售合同、项目计划书、客户档案、招投标文件研发技术类技术文档、专利文件、研发记录研发方案、设计图纸、专利证书、实验数据、技术标准其他类声像资料、实物档案活动照片/视频、奖杯/奖牌等（需单独登记造册）（二）文件保存期限根据文件价值及法规要求，明确不同类别文件的保存期限（分阶段）：文件分类保存期限备注永久保存类永久公司章程、股东会决议、年度审计报告、核心专利文件长期保存类10-30年重要合同、项目总结、财务总账、人事档案（在职及离职后10年）定期保存类5-10年一般会议纪要、培训记录、日常公文、业务往来函件短期保存类3-5年临时通知、部门工作计划、非重要统计数据（三）文件分类模板表1.企业文件分类目录表（示例）部门：行政部文件编号文件名称一级分类二级分类形成日期密级保存期限存放位置XZ-2024-001《公司考勤管理制度》行政管理类制度文件2024-03-15普通长期（10年）档案柜-A-01XZ-2024-0022024年第一次股东会会议纪要行政管理类会议文件2024-01-20机密永久保险柜-B-01编制人：*审核人：*批准人：*日期：2024–2.文件归档登记表（示例）归档部门：业务部归档日期文件编号文件名称份数载体形式归档人检查人备注2024-04-10YW-2024-056《项目采购合同》2纸质+电子张*李*电子版存服务器2024-04-12YW-2024-061《客户年度汇总表》1电子王*李*纸质版已扫描部门负责人签字：*档案管理员签字：*三、文件分类与归档操作流程（一）第一步：文件收集责任主体：各部门指定专人（兼职档案管理员）负责本部门文件收集。收集范围：本部门在业务活动中直接形成的具有保存价值的文件（含纸质、电子）；外部单位发来的与本部门相关的函件、合同等；重要活动（如会议、培训、项目）形成的记录、照片、视频等。收集要求：文件内容需完整、清晰，无缺页、破损（纸质文件），电子文件需为最终版本，格式兼容（如PDF、Word、Excel等）。（二）第二步：文件分类初步分类：兼职档案管理员根据文件性质，对照《企业文件分类目录表》确定一级及二级分类。疑难处理：对难以界定的文件，由部门负责人组织评审，必要时提请行政部档案管理员会商确定。（三）第三步：文件编码编码规则：采用“一级分类缩写-年份-流水号”格式（示例：行政管理类=XZ，2024年=XZ-2024，第56份=XZ-2024-056）。电子文件编码：与纸质文件编码一致，在文件名中体现（示例：XZ-2024-056_《公司考勤管理制度》.pdf）。（四）第四步：文件整理纸质文件整理：按编码顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品；对破损文件进行修补、裱糊，过宽或过长的文件折叠为A4标准尺寸；每份文件首页粘贴《文件归档标签》（含编号、名称、分类、日期、责任人）。电子文件整理：按部门及分类建立文件夹层级（示例：业务部/合同文件/2024年/）；每份电子文件命名规范为“编号_文件名称.格式”，禁止使用“新建文档1”“最终版”等模糊名称。（五）第五步：文件归档归档时间：纸质文件：每季度末月25日前完成本季度文件归档；电子文件：形成后3个工作日内至指定服务器/档案管理系统。归档移交：纸质文件：填写《文件归档登记表》，连同文件一并移交至行政部档案管理员，双方签字确认；电子文件：通过企业内部系统加密传输，传输后发送归档清单至档案管理员邮箱（内部邮箱）。（六）第六步：文件借阅与归还借阅权限：普通文件：部门员工经部门负责人审批后可借阅；机密/秘密文件：需经分管领导审批，借阅期限不超过3个工作日。借阅流程：填写《文件借阅登记表》，注明借阅文件、用途、归还时间；档案管理员核对权限，提供借阅（机密文件需在指定区域现场查阅）；归还时档案管理员检查文件完整性，确认无误后签字登记。（七）第七步：文件鉴定与销毁鉴定周期：每年12月由行政部牵头，组织各部门对到期文件进行鉴定。销毁流程：对无保存价值的文件，填写《文件销毁审批表》，经部门负责人、分管领导审批；销毁时需2人以上监销，纸质文件采用粉碎或焚烧方式，电子文件彻底删除并清除备份；《文件销毁审批表》及监销记录需保存5年。四、管理责任与执行监督（一）部门职责行政部：负责档案管理制度制定、培训，统筹档案库房管理，监督各部门归档执行情况。各部门：负责本部门文件收集、分类、整理及初步归档，保证文件真实、完整。档案管理员：负责档案接收、编目、保管、借阅及销毁管理，定期检查档案安全状况。（二）监督与考核定期检查：行政部每半年组织一次档案管理专项检查，通报检查结果，对问题部门责令整改。责任追究：对未按规定归档导致文件丢失、损坏，或违规借阅、泄露文件信息的，视情节轻重对责任人进行处罚（包括通报批评、绩效考核扣分等）。（三）档案安全要求库房管理：档案库房需配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在