行政人事管理标准操作流程清单手册

行政人事管理标准操作流程清单手册一、员工招聘与录用流程流程适用场景当公司因业务拓展、岗位空缺或人员补充需要新增员工时，启动本流程，涵盖从需求确认到入职安排的全过程。标准化操作步骤1.岗位需求确认用人部门：根据业务发展需要，填写《人员需求申请表》，明确岗位名称、招聘人数、任职资格（学历、经验、技能等）、到岗时间、岗位职责及需求原因，部门负责人签字确认后提交至人事部门。人事部门：收到申请后3个工作日内，与用人部门沟通需求细节，评估岗位合理性与招聘可行性，必要时调整需求标准，审批通过后启动招聘。2.招聘信息发布人事部门根据岗位性质选择招聘渠道（内部招聘、招聘网站、校园招聘、猎头合作等），编制招聘信息，明确岗位职责、任职要求、薪资范围、公司福利及应聘方式。内部招聘优先通过内部邮件、公告栏发布，外部招聘通过合作平台（如智联招聘、前程无忧等）发布，保证信息内容准确、合规。3.简历筛选人事部门根据任职资格对简历进行初步筛选，剔除明显不符合条件的候选人（如学历、经验不达标等），筛选标准需书面记录存档。初筛通过后，将简历推荐至用人部门，由用人部门进行二次筛选，确定进入面试环节的候选人名单（原则上每个岗位筛选比例不低于5:1）。4.面试安排与实施面试准备：人事部门与候选人沟通面试时间、地点、所需材料（证件号码、学历证书、离职证明等），并提前准备面试评估表、岗位说明书等资料；面试官需提前熟悉岗位需求及面试标准。面试实施：初试：由人事部门主持，重点考察候选人的基本素质、沟通能力、求职动机等，时长30-40分钟；复试：由用人部门负责人主持，重点考察专业技能、岗位匹配度、团队协作能力等，时长40-60分钟；终试（必要时）：由分管领导或部门总监主持，综合评估候选人的发展潜力与岗位适配性。面试官需填写《面试评估表》，明确评分及录用建议，面试结束后2个工作日内汇总结果。5.背景调查与录用决策对拟录用候选人（关键岗位或管理岗）进行背景调查，核实工作履历、学历信息、离职原因等，调查需获得候选人书面授权。人事部门结合面试评估、背景调查结果，与用人部门协商确定最终录用人员，形成《录用审批表》，按权限报批后发放《录用通知书》。6.入职准备与跟进人事部门向候选人确认入职时间，通知其准备入职材料（劳动合同、一寸照片、体检报告等），并协调工位、工牌、办公设备等资源。入职前1个工作日，将入职信息（姓名、部门、岗位、入职时间）同步至用人部门及行政部，保证接待工作顺利开展。配套表单模板表1：人员需求申请表部门岗位名称招聘人数到岗时间岗位职责任职资格学历：________；经验：________；技能：________需求原因□业务扩张□人员离职□新增编制□其他：________部门负责人签字日期人事部审核日期表2：面试评估表候选人姓名应聘岗位面试环节面试官日期评估维度评分（1-5分）评语专业能力沟通表达责任心团队协作录用建议□推荐录用□不推荐录用□复试执行关键要点需求确认阶段需保证岗位与业务匹配，避免盲目招聘；面试过程需保持公平公正，避免主观偏见，评估表需存档备查；背景调查需合法合规，不得侵犯候选人隐私；《录用通知书》需明确薪资、岗位、入职时间等关键信息，经候选人确认后生效。二、新员工入职引导流程流程适用场景新员工正式入职后，为帮助其快速熟悉公司环境、规章制度、岗位职责及工作流程，保证顺利度过试用期，启动本流程。标准化操作步骤1.入职接待与资料核对人事专员*：在入职当日提前30分钟到岗，准备好入职材料（劳动合同、员工手册、工牌、办公用品等），迎接新员工，引导其填写《新员工入职信息登记表》，核对证件号码、学历证书、离职证明等原件，收取复印件归档。行政专员*：协助新员工办理工牌、门禁卡，带领熟悉办公区域（工位、会议室、茶水间、卫生间等），介绍同事及部门负责人。2.入职手续办理劳动合同签订：人事专员向新员工讲解劳动合同条款，确认无异议后双方签字，一式两份，员工留存一份，公司存档一份。社保公积金办理：入职5个工作日内，人事专员收集新员工社保、公积金开户所需信息，向当地社保局、公积金中心办理参保手续，保证当月生效。薪资信息登记：新员工填写《薪资信息登记表》，提供银行卡号用于工资发放，人事专员在薪资系统中录入信息，保证准确无误。3.入职培训实施公司级培训（入职首日上午）：公司简介：发展历程、企业文化、组织架构、业务范围；规章制度：考勤管理、请假流程、奖惩制度、保密协议；安全培训：办公区域安全、消防知识、应急联系方式。部门级培训（入职首日下午至次日）：部门负责人介绍部门职能、团队成员、岗位职责及工作目标；指定导师（资深员工*）带领熟悉工作流程、办公系统使用、岗位技能要求；安排岗位实操练习，导师进行指导与反馈。4.试用期跟进与反馈入职1周内：人事专员与新员工进行首次沟通，知晓入职适应情况，解答疑问，记录《新员工入职周反馈表》。入职1个月内：部门负责人与导师共同评估新员工工作进展，填写《试用期月度评估表》，反馈工作表现，对存在的不足进行辅导。试用期结束前1周：人事部门提醒新员工提交《试用期转正申请表》，部门负责人根据评估结果给出转正、延长试用期或不予转正的意见，按流程审批后反馈结果。5.入职资料归档人事专员将新员工入职资料（入职登记表、劳动合同、复印件、培训记录、评估表等）整理归档，建立员工档案，保证资料完整、分类清晰。配套表单模板表3：新员工入职信息登记表姓名性别出生年月民族证件号码号户籍地址学历毕业院校专业联系方式紧急联系人关系电话银行卡号开户行岗位部门入职时间表4：试用期月度评估表员工姓名部门岗位评估月份评估维度评分（1-5分）具体表现说明工作态度任务完成学习能力团队协作评估结果□优秀□合格□待改进□不合格导师签字日期部门负责人签字日期执行关键要点入职接待需热情周到，营造良好的第一印象；劳动合同签订需符合《劳动合同法》规定，条款清晰无歧义；试用期跟进需及时，主动知晓新员工困难并提供支持；培训内容需实用，结合岗位需求，避免形式化。三、员工考勤管理流程流程适用场景为规范员工工作时间，保证工作秩序，准确记录员工出勤情况，为薪资核算、绩效考核提供依据，执行本流程。标准化操作步骤1.考勤规则宣导人事部门在新员工入职培训时讲解公司考勤制度（工作时间、打卡要求、请假类型、迟到早退界定等），并在员工手册中明确说明，保证员工知晓。考勤规则如有调整，需提前3个工作日通过内部邮件、公告栏发布通知，组织各部门负责人传达至员工。2.日常考勤执行打卡管理：员工每日上下班通过指纹/人脸识别系统打卡，因公外出、出差无法打卡的，需提前在OA系统提交《外出/出差申请》，经审批后由人事部门备案。异常考勤处理：迟到/早退：未在规定时间内打卡且无审批记录的，按分钟计算迟到/早退时间，月度累计超过3次按旷工半天处理；旷工：未请假或请假未获批擅自缺勤的，按旷工处理，旷工期间不发放薪资，情节严重者按公司规定处罚。3.考勤数据统计每月最后一个工作日，人事专员导出打卡记录，结合请假单、外出审批单等数据，核对员工出勤情况，编制《月度考勤汇总表》，内容包括姓名、部门、应出勤天数、实际出勤天数、迟到/早退次数、旷工天数、请假类型及天数等。考勤汇总表经部门负责人确认后，提交至薪资核算部门，作为薪资发放依据。4.考勤异议处理员工对考勤结果有异议的，需在考勤汇总表发布后3个工作日内向人事部门提交《考勤异议申请表》，提供相关证明材料（如打卡记录截图、审批单等）。人事部门在收到申请后2个工作日内核查情况，确有错误的予以更正，并反馈结果至员工。配套表单模板表5：月度考勤汇总表部门姓名应出勤天数实际出勤天数迟到次数早退次数旷工天数事假天数病假天数备注人事专员签字日期部门负责人签字日期表6：考勤异议申请表姓名部门岗位申请日期异议考勤期间异议事项□迟到□早退□旷工□其他：________异议原因证明材料□打卡记录□审批单□其他：________申请人签字日期执行关键要点考勤规则需明确、公开，执行过程保持公平公正；打卡设备需定期维护，保证数据准确；考勤统计需细致，避免漏算、错算；异议处理需及时，保障员工合法权益。四、员工离职办理流程流程适用场景因员工个人原因（辞职、辞退、退休等）或公司原因（业务调整、组织架构变更等）需解除劳动合同时启动本流程，保证离职交接有序，规避法律风险。标准化操作步骤1.离职申请与审批主动离职：员工需提前30天（试用期提前3天）提交《离职申请表》，说明离职原因，部门负责人审批后提交至人事部门。被动离职：公司因员工绩效不达标、违纪等原因解除劳动合同的，由人事部门填写《解除劳动合同审批表》，说明解除原因，按权限报批后通知员工。审批通过后，人事部门与员工确认离职日期，原则上离职日期需在申请提交后15个工作日内（特殊情况除外）。2.工作交接与物品归还工作交接：员工与部门负责人共同制定《工作交接清单》，明确交接内容（工作文件、客户资料、系统账号、未完成任务等），接收人逐项核对并签字确认，交接完成后由部门负责人监督执行。物品归还：员工在离职当日归还公司财物（工牌、门禁卡、电脑、手机、钥匙等），行政部核对物品清单，确认无误后在《离职物品归还表》上签字。3.离职手续办理人事部门为员工办理社保、公积金停缴手续，确认离职当月社保缴纳情况；财务部门核算员工薪资（含未发工资、提成、报销等），确认无未结款项后，在离职当日结清薪资（如遇节假日则提前至最近工作日）；人事部门开具《离职证明》，注明员工基本信息、入职日期、离职日期、岗位及劳动合同期限，加盖公司公章。4.档案与资料处理人事部门将员工离职资料（离职申请表、交接清单、离职证明等）归入员工档案，保存期限不少于2年；员工在公司的数字化资料（OA系统权限、邮箱账号等）由部门负责人在离职当日通知IT部门注销，保证信息安全。5.离职反馈与总结离职手续办理完成后，人事部门可对离职员工进行简短访谈（可选），知晓离职原因及对公司建议，记录《离职员工访谈表》，作为管理改进参考；定期统计离职率、离职原因分析，为公司人力资源规划提供依据。配套表单模板表7：离职申请表姓名部门岗位入职日期离职日期离职原因□个人发展□薪资待遇□工作压力□其他：________员工签字日期部门负责人意见签字日期人事部意见签字日期表8：工作交接清单交接内容详细说明数量接收人签字交接日期文件资料系统账号未完成任务其他物品监交人签字日期执行关键要点离职申请需提前沟通，保证工作交接时间充足；工作交接需全面、细致，避免因交接不清导致工作延误；薪资结算需准确，按时发放，避免劳动纠纷；离职证明需规范开具，不得含有虚假信息。五、员工培训发展流程流程适用场景为提升员工专业技能、综合素质及岗位胜任力，满足公司业务发展对人才的需求，促进员工个人成长与公司发展目标结合，执行本流程。标准化操作步骤1.培训需求调研需求收集：每年12月，人事部门向各部门发放《年度培训需求调研表》，收集员工培训需求（岗位技能提升、管理能力培养、新业务知识等），结合公司年度战略目标，汇总分析需求优先级。需求确认：人事部门与各部门负责人沟通，确认培训需求合理性，形成《年度培训需求报告》，报分管领导审批。2.培训计划制定根据审批后的培训需求，人事部门制定《年度培训计划》，明确培训主题、时间、地点、参训对象、讲师、培训形式（内训、外训、线上课程、研讨会等）及预算。培训计划需提前1个月发布至各部门，保证参训人员合理安排工作。3.培训实施与过程管理培训准备：人事部门提前通知参训人员培训时间、地点、内容及注意事项，准备培训资料、签到表、评估表等；讲师需提前熟悉培训内容，准备课件及互动环节。培训实施：内训：由内部讲师或外部专家授课，人事部门负责现场协调，保证培训秩序；外训：员工需提前提交《外训申请表》，经审批后参加培训，培训期间需遵守培训纪律，结束后提交《外训总结报告》。过程监控：人事部门记录培训出勤情况，对参训人员进行签到管理，保证培训参与率。4.培训效果评估反应评估：培训结束后，发放《培训满意度调查表》，收集参训人员对培训内容、讲师、组织的反馈，满意度低于80%的需改进。学习评估：通过笔试、实操考核等方式，检验参训人员对培训内容的掌握程度，考核不合格者需重新培训。行为评估：培训后1-3个月，由部门负责人观察参训人员工作行为变化，评估培训效果是否转化为实际工作改进。结果评估：结合绩效考核数据，分析培训对员工绩效提升及业务目标达成的影响，形成《培训效果评估报告》。5.培训记录归档与应用人事部门将培训资料（计划、签到表、评估表、课件等）整理归档，建立员工培训档案，记录培训经历。将培训结果与员工晋升、调岗、绩效考核挂钩，鼓励员工积极参与培训，提升综合能力。配套表单模板表9：年度培训需求调研表部门姓名岗位培训主题需求培训形式偏好期望时间需求说明表10：培训满意度调查表培训主题培训日期讲师评价（1-5分）培训内容实用性（1-5分）组织满意度（1-5分）建议与意见执行关键要点培训需求需结合公司战略与员工实际，避免盲目培训；培训计划需明确目标，预算合理，保证资源投入有效；培训实施需注重互动，提升参与感；效果评估需全面，持续改进培训质量。六、人事档案管理流程流程适用场景为规范员工档案的收集、整理、保管、利用及销毁工作，保证档案资料的完整性、准确性和安全性，为公司人力资源决策提供依据，执行本流程。标准化操作步骤1.档案资料收集入职资料收集：员工入职时，人事部门收集《入职信息登记表》、证件号码复印件、学历学位证书复印件、离职证明、体检报告、劳动合同等资料，核对原件后归档。在职资料更新：员工在职期间，发生岗位变动、薪资调整、培训记录、奖惩情况等变化时，由人事部门或相关部门及时更新至档案，补充相关证明材料（如调岗通知、培训证书、奖惩通报等）。2.档案分类与整理档案分类：人事档案按员工在职状态分为在职档案、离职档案；按内容分为基础档案（入职资料）、动态档案（变动记录）、考核档案（绩效、培训）、奖惩档案等。档案整理：对收集的资料进行编号、排序、装订，建立《人事档案目录》，注明档案编号、员工姓名、部门、档案内容及存放位置，保证查找便捷。3.档案保管与保密存放