企业采购审核标准化工作单

企业采购审核标准化工作单适用场景与业务情境本工作单适用于企业各类采购业务的标准化审核管理，覆盖日常运营、项目执行、固定资产购置等多场景需求，具体包括但不限于：常规物资采购：如办公用品、生产耗材、后勤服务等低值易耗品批量采购；项目专项采购：如研发设备、工程材料、市场活动物料等与特定项目相关的采购；服务类采购：如咨询服务、外包服务、维修保养等服务型业务采购；固定资产采购：如办公设备、生产机械、运输工具等高价值资产购置。通过标准化审核流程，保证采购需求合规、预算可控、流程透明，降低运营风险。标准化操作流程详解第一步：采购申请发起操作人：需求部门经办人（某部门）操作内容：明确采购需求，填写《采购申请表》，内容包括：采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算总金额、需求部门、用途说明、期望交付时间等；准备附件材料：如市场询价对比表（至少3家供应商报价）、技术参数说明、项目立项批复（如涉及项目采购）等；提交申请至部门负责人初审。第二步：部门初审操作人：需求部门负责人（某部门负责人）操作内容：核查采购需求的合理性（是否符合部门工作计划、是否为必要支出）；审核预算金额是否在部门年度预算额度内，超预算需说明补充理由；检查附件材料完整性（如询价表、技术参数等）；审核通过后签字确认，流转至财务部门复核。第三步：财务复核操作人：财务部专员（财务专员）操作内容：复核采购预算与实际申请金额的一致性，确认资金来源（如运营资金、项目专项资金等）；审核采购价格的公允性（对比历史采购价格、市场均价，判断是否存在虚高报价）；核查采购流程合规性（如是否履行了必要的内部审批前置程序）；复核通过后签字确认，流转至采购管理部门或终审人。第四步：采购执行与确认操作人：采购管理部门（或指定采购专员，采购专员）操作内容：根据审核通过的申请，实施供应商选择（如招标、比价、单一来源采购等），保证供应商资质合规；签订采购合同/订单，明确交付时间、质量标准、付款方式等条款；跟踪采购进度，协调供应商按时交付，并组织需求部门验收（验收需填写《物品验收单》，确认数量、质量无误）；将验收单、采购合同、发票复印件等资料整理归档，反馈至财务部门入账。第五步：终审与归档操作人：分管领导/采购终审人（分管领导）操作内容：对重大采购事项（如单笔金额超*万元、涉及核心资产等）进行最终审批；确认采购全流程闭环（申请、初审、复核、执行、验收各环节无遗漏）；审批通过后，将全套资料（含工作单、申请表、合同、验收单等）分类存档，保存期限不少于*年。采购审核工作单模板基本信息申请编号[系统自动]申请部门[如：行政部/生产部]需求部门[同申请部门或跨部门]申请人[姓名*]联系方式[分机号/内部通讯号]采购日期[年-月-日]采购详情采购类别□物资□服务□固定资产物品/服务名称[具体名称，如“A4纸”“设备维修服务”]规格型号/技术参数[详细描述，如“80g500张/包”]数量[数字+单位，如“100包”]预估单价（元）[数字]预算总金额（元）[数字]需求用途[如“日常办公使用”“项目研发”]期望交付时间[年-月-日]附件清单□询价表□技术参数□立项批复□其他：[]审核流程审核人审核意见审核时间签字栏部门初审[姓名*][□通过□不通过，说明：][年-月-日]财务复核[姓名*][□通过□不通过，说明：][年-月-日]采购执行确认[姓名*][□完成□异常，说明：][年-月-日]终审批准[姓名*][□批准□退回，说明：][年-月-日]备注|[其他需说明事项，如特殊供应商要求、紧急采购说明等]|执行要点与常见问题提示信息完整性要求：采购申请表需填写所有必填项，附件材料（如询价表、技术参数）缺失将导致审核流程退回，影响采购时效。预算合规性把控：超预算采购需提前提交《预算调整申请》，经财务部门及分管领导审批后方可发起采购，严禁先采购后补流程。审批时效管理：各环节审核人需在收到申请后*个工作日内完成审核，紧急采购（如生产经营突发需求）需标注“紧急”字样，可启动加急通道，但需同步说明紧急原因。供应商资质审核：采购执行前需核查供应商营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可等），保证供应商具备合法经营资格。资料留存规范：采购全流程资料（含工作单、合同、验收单、发票等）需按“一单一档”原则整理，电子档备份至企业档案系统，