采购需求分析及市场询价工作流程

采购需求分析及市场询价工作流程通用工具模板一、适用工作情境本流程适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：生产原材料采购、办公设备/耗材采购、服务类项目采购（如咨询、运维）、固定资产采购等。当业务部门因新增业务、替换旧物资、补充库存等产生采购需求时，可通过本流程完成需求分析、市场调研、供应商比选及初步报价确认，保证采购活动合规、高效、经济。特别适用于需跨部门协作（如使用部门、采购部、财务部、技术部）的中小型企业或规范化管理需求较强的组织。二、流程步骤详解步骤1：采购需求发起与初步确认责任主体：需求部门（如生产部、行政部）操作说明：需求部门根据业务目标（如新项目启动、设备故障维修、库存不足等），填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望到货日期、预算金额（如有）、用途说明及附件（如技术图纸、样品要求等）。需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审，重点核查“是否为必需采购”“是否存在可替代方案（如租赁、内部调配）”等，签字确认后提交至采购部。关键输出：《采购需求申请表》（含部门负责人签字）步骤2：采购需求分析与合规性审查责任主体：采购部（牵头）、财务部、技术部（如涉及技术参数）操作说明：采购部：接收需求后，1个工作日内完成需求完整性核查（如是否明确规格、数量、预算），对模糊信息（如“高功能电脑”未明确配置要求）与需求部门沟通补充；同步审查需求是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需招标）。财务部：对需求部门提出的预算金额进行合理性评估，参考历史采购数据、市场价格波动趋势，确认预算是否在部门年度预算额度内，超预算需求需提交财务负责人审批。技术部（如涉及复杂设备/服务）：对技术参数的可行性、先进性进行审核，避免参数过高导致成本浪费或过低影响使用，必要时组织技术论证会。三部门联合确认后，输出《采购需求分析报告》，明确采购方式建议（如询价、比价、招标）、优先供应商范围（如合格供应商名录内企业）、特殊要求（如环保认证、交货期）。关键输出：《采购需求分析报告》（含采购、财务、技术部会签意见）步骤3：制定市场询价方案责任主体：采购部操作说明：根据需求分析结果，确定询价范围：若为标准化产品（如办公用品、通用设备），优先从公司《合格供应商名录》中筛选3家及以上供应商；若为定制化产品/服务（如非标设备、软件开发），需通过行业展会、专业平台（如1688）、行业协会等拓展潜在供应商，保证至少3家有效报价方。编制《询价通知书》，内容包括：供应商资质要求（如营业执照、相关行业资质）、报价截止时间、报价要求（需注明含税/不含税、运费、安装费等明细）、技术响应要求（如需提供样品或方案演示）、保密条款等。询价通知书需经采购部负责人审批后，通过邮件、采购平台或书面形式发送至供应商。关键输出：《询价通知书》（含审批记录）、《供应商询价名单》步骤4：市场询价执行与信息收集责任主体：采购部操作说明：在报价截止时间前2个工作日，向供应商发送询价提醒，保证供应商及时响应；对未回复的供应商进行电话跟进，必要时调整询价策略（如延长截止时间或补充供应商）。收集供应商报价资料后，重点核对：报价单是否按要求填写完整（含产品型号、数量、单价、总价、付款条件、交货期等）；供应商资质文件是否齐全（如营业执照副本复印件、相关认证证书）；技术方案是否符合需求参数（如定制化产品需提供详细配置说明）。对报价异常（如远低于/高于市场均价）的供应商，要求其补充说明原因（如成本构成、品牌差异），避免恶意报价或信息遗漏。关键输出：《供应商报价汇总表》（含报价单、资质文件复印件、异常情况说明）步骤5：询价结果评估与供应商比选责任主体：采购部（牵头）、需求部门、财务部操作说明：组织询价评估小组（成员包括采购专员、需求部门代表、财务专员），采用“综合评分法”进行比选，评分维度及权重参考：价格（40%-60%）：符合预算前提下，最低价优先，或计算“性价比”（功能得分/价格）；资质与信誉（20%-30%）：供应商行业口碑、合作案例、履约记录（如过往交货及时率、质量合格率）；服务能力（10%-20%）：售后响应时间、质保期限、配送安装服务、技术支持等；其他（如交货期、环保要求等，5%-10%）。评估小组填写《供应商评估表》，明确各供应商得分及排名，形成《询价结果报告》，推荐1-2家候选供应商及备选方案（如第一供应商因故无法合作时，第二供应商的承接能力）。关键输出：《供应商评估表》、《询价结果报告》（含评估小组签字）步骤6：采购结果审批与订单下达责任主体：采购部、审批领导（如采购总监、总经理）操作说明：采购部将《询价结果报告》《采购需求分析报告》《供应商报价单》等材料提交至审批领导，按公司权限分级审批（如金额≤5万元由采购总监审批，＞5万元由总经理审批）。审批通过后，采购部与候选供应商签订《采购合同/订单》，明确产品规格、数量、价格、交货时间、验收标准、违约责任等条款；合同需经法务部门（如设）审核，保证合规性。审批未通过时，采购部需根据审批意见调整方案（如重新询价、降低预算、修改技术参数），重复上述步骤直至获批。关键输出：《采购订单/合同》（含审批签字记录）步骤7：结果反馈与资料归档责任主体：采购部操作说明：采购部将最终采购结果（供应商信息、成交价格、订单号等）反馈至需求部门，同步告知预计交货时间及后续验收流程。整理本次采购全流程资料，包括《采购需求申请表》《需求分析报告》《询价通知书》《供应商报价单》《评估表》《审批文件》《合同》等，按“一采购一档”原则归档保存，保存期限不少于3年（涉密资料按公司保密规定执行）。关键输出：采购档案袋（含全套流程资料）三、配套工具表单表1：采购需求申请表序号物品/服务名称规格型号/技术参数需求数量期望到货日期预算金额（元）用途说明附件名称需求部门签字日期1表2：采购需求分析报告分析项内容说明审核意见（采购/财务/技术部）需求必要性（如：生产急需替换故障设备，无替代方案）预算合理性（如：参考历史数据，当前预算在合理区间±5%内）采购方式建议（如：采用公开询价，3家及以上供应商）特殊要求（如：需提供3C认证，交货期≤7天）结论（如：需求合规，建议按询价流程执行）表3：供应商报价汇总表序号供应商名称联系人联系方式报价日期报价总金额（元）单价明细（元）交货期付款条件资质文件备注（如异常说明）12表4：供应商评估表供应商名称评分维度（权重）得分（100分制）加权得分评估意见（如：资质齐全、交货期符合）价格（50%）资质信誉（30%）服务能力（20%）总分--排名：第____名四、关键控制要点需求准确性：需求部门需提供清晰、可量化的采购参数，避免“模糊需求”（如“质量好”“性价比高”），技术参数需经技术部审核，防止因参数偏差导致采购物品不适用。询价公平性：保证询价过程公开透明，同等条件下对所有供应商一视同仁，不得向特定供应商透露报价信息，避免“量身定制”条款。评估客观性：评估小组需基于既定评分标准打分，主观判断需有依据（如“过往合作交货及时率95%”），不得因个人偏好影响结果。预算刚性：财务部需严格审核预