采购管理标准化流程供应商选择与合同管理

采购管理标准化流程供应商选择与合同管理工具指南一、适用工作情境本工具适用于企业各类采购项目（如原材料采购、服务外包、设备采购等）中，需从供应商筛选、评估到合同签订、履行的全流程标准化管理场景。当采购需求明确后，通过规范化的供应商选择与合同管理流程，可保证采购过程公平、透明，有效控制采购风险，保障采购质量与效率，适用于企业采购部门、法务部门及业务协同部门使用。二、标准化操作步骤（一）采购需求确认与准备阶段明确采购需求由需求部门（如生产部、项目部）填写《采购需求申请表》，详细说明采购标的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、交货期、交付地点、预算金额等核心要素，并附相关技术图纸或验收标准。采购部门对接需求部门，确认需求的合理性、完整性与可行性，避免因需求模糊导致后续采购偏差。编制采购文件根据采购需求类型（如货物类、服务类、工程类），选择合适的采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等），编制对应采购文件。采购文件应包含：采购需求、供应商资格要求、评审标准、采购方式说明、报价要求、合同主要条款（草案）、响应文件格式等。法务部门对采购文件中的合规性条款（如知识产权、保密义务、违约责任）进行审核，保证符合法律法规及企业制度。（二）供应商选择阶段供应商寻源与信息收集通过企业供应商库、公开招标平台、行业推荐、自主报名等渠道收集潜在供应商信息，建立《潜在供应商名录》。对收集到的供应商基本信息（如名称、经营范围、联系方式、主营业务）进行登记，保证信息真实有效。供应商资格预审成立资格预审小组（由采购、技术、质量等部门人员组成），根据采购文件中的资格要求（如营业执照、相关资质证书、财务状况、生产/经营许可、类似项目业绩、信誉等），对潜在供应商进行资格审核。填写《供应商资格预审评估表》，对供应商的资质文件、财务报表、业绩证明等进行逐项评分，得分达到预设分数线的供应商进入下一环节。资格预审结果需在企业内部公示（如采购公告栏），公示期不少于3个工作日，无异议后确定入围供应商。供应商评审与确定根据采购方式组织评审：招标采购：由评标委员会（成员需符合法定要求）对投标文件进行评审，采用综合评估法（技术分、商务分、价格分）或最低评标价法确定中标候选人。询价采购：向3家及以上合格供应商发出询价单，要求一次性报价，根据满足采购需求且报价最低的原则确定成交供应商。竞争性谈判：与2家及以上供应商分别谈判，明确谈判轮次、内容，根据谈判结果及综合评价确定成交供应商。评审过程需形成《供应商评审报告》，详细记录评审依据、评分标准、各供应商得分及推荐理由，经采购负责人、分管领导审批后确定最终供应商。（三）合同管理阶段合同起草与审核由采购部门根据采购结果及采购文件中的合同条款草案，与供应商协商拟定正式合同文本。合同内容应包括：双方基本信息、采购标的详情、数量与价格、质量标准与验收方法、交付与验收时间、付款方式与条件、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等核心条款。法务部门对合同条款的合法性、完整性、严谨性进行审核，重点关注权利义务对等、违约责任明确、知识产权归属等风险点；财务部门审核付款条款与财务制度的一致性。合同审核通过后，由双方授权代表签字盖章（企业方需加盖公章及法定代表人或授权代表人签字章）。合同签订与交底正式合同一式多份（至少企业、供应商、财务、采购部门各执一份），双方各执原件，合同签订日期以双方最后盖章日期为准。采购部门组织合同交底会议，向需求部门、质量部门、财务部门等合同履行相关方明确合同约定内容（如交付节点、验收标准、付款流程），保证各方职责清晰。合同履行与跟踪供应商按合同约定履行交付义务，需求部门负责核对交付标的的数量、规格、质量，填写《验收确认单》，并由双方签字确认。采购部门跟踪合同履行进度，对延迟交付、质量不达标等问题及时与供应商沟通，督促整改，必要时启动违约责任条款。财务部门根据合同约定的付款条件（如验收合格后、凭发票付款等），办理付款手续，保证资金支付合规。合同变更、终止与归档合同履行过程中如需变更（如数量调整、交付期延长），需由双方协商一致并签订《合同补充协议》，履行与原合同相同的审核流程。因供应商违约、不可抗力等原因需终止合同时采购部门应书面通知供应商，明确终止原因及后续处理方案（如已交付货物的处理、未付款项的结算），经审批后办理终止手续。合同履行完毕或终止后，采购部门将合同文本、审批文件、验收单、付款凭证、补充协议等资料整理成册，按企业档案管理规定归档保存，保存期限不少于合同履行结束后5年。三、配套工具表格1.《采购需求申请表》序号采购标的名称规格型号/服务内容数量质量标准交货期预算金额（元）需求部门联系人技术参数/要求附件12.《供应商资格预审评估表》供应商名称统一社会信用代码营业执照有效期相关资质证书（如ISO9001等）财务状况（上年度营收/资产）类似项目业绩（近3年案例）信誉记录（有无诉讼/行政处罚）评分（100分）审核结果（通过/不通过）3.《供应商综合评分比较表》（招标采购示例）供应商名称技术分（40%）商务分（30%）价格分（30%）总分推荐排名备注注：价格分=（最低报价/报价）×30，技术分、商务分根据采购文件细则评分。4.《合同审批表》合同名称合同编号供应商名称合同金额（元）履行期限采购部门意见法务部门意见财务部门意见总经理审批签订日期5.《合同履行跟踪表》合同编号标的名称供应商计划交付日期实际交付日期验收结果付款状态（待付/部分已付/已付）履行问题记录整改措施责任人四、关键风险提示需求管理风险：采购需求不明确、不具体可能导致供应商响应偏差，后期履约纠纷。需保证需求部门与技术部门充分沟通，需求文件经多部门会审。供应商选择风险：资格预审不严可能导致不合格供应商入围，影响采购质量；评审过程需坚持公平、公正原则，避免人为干预，评审记录需完整存档。合同条款风险：合同条款遗漏、模糊（如验收标准、违约责任不明确）可能引发法律纠纷。法务审核需重点关注条款的合法性、可执行性，避免“霸王条款”。履约监控