企业法律文件合规审查表

企业法律文件合规审查工具指南一、适用场景与启动时机在企业运营过程中，各类法律文件的合规性是防范风险、保障权益的核心环节。本审查表适用于以下场景：对外合同签订前：如采购合同、销售合同、服务协议、保密协议、合作框架协议等，需保证条款合法、权责清晰。内部制度发布前：如员工手册、薪酬管理制度、绩效考核办法、数据安全管理规定等，需符合劳动法、数据安全法等强制性规定。重大决策文件：如投资协议、股权转让文件、资产处置合同、对外担保文件等，需对法律风险进行全面评估。监管报送文件：如向市场监管、税务、行业主管部门提交的申报材料、合规承诺函等，需保证内容真实、程序合规。争议处理文件：如律师函、催款通知、和解协议、诉讼/仲裁材料等，需保证表述严谨、依据充分。当企业涉及上述场景时，法务部门或合规负责人应启动本审查流程，保证文件内容合法、合规、可执行。二、合规审查操作流程详解第一步：明确审查对象与审查目标收待审文件原文（含附件、补充协议等），确认文件类型（如合同/制度/协议）及用途（如日常经营/重大决策）。与业务部门沟通，明确审查重点（如付款条件、违约责任、知识产权归属、数据合规条款等），避免“泛泛而审”。第二步：文件基础信息核对检查文件基本信息完整性：文件名称、编号、签订方（主体名称、统一社会信用代码）、签订日期、版本号等是否清晰。核对签约主体资质：通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道核查合作方是否存续、有无经营异常或严重违法记录（如涉及特殊行业，还需核查其行业许可证件）。第三步：分模块合规性审查按以下核心模块逐项审查，记录问题点：主体资格审查：签约方是否具备完全民事行为能力（企业需确认营业执照有效期、授权代表是否持有有效授权委托书）。内容合法性审查：条款是否违反法律、行政法规的强制性规定（如合同中“造成对方损失概不负责”等免责条款无效）；权利义务是否对等（如格式条款需注意是否存在排除对方主要权利的情形）；专业术语是否准确（如“定金”与“订金”“违约金”与“赔偿金”的法律含义差异）。程序合规性审查：文件审批流程是否符合企业内部规定（如重大合同需经业务部门负责人、法务负责人、总经理三级审批）；涉及特殊事项的，是否履行了法定程序（如对外担保需经董事会/股东会决议）。风险点识别与评估：梳理潜在法律风险（如知识产权归属不明导致侵权风险、争议解决约定不明导致维权困难）；对高风险条款标注“重点关注”，并提出初步风险应对建议。第四步：问题反馈与修订沟通将审查发觉的问题（如条款表述模糊、法律风险点）形成书面意见，反馈至业务部门；与业务部门共同讨论修订方案，平衡法律风险与商业需求，保证修订后条款合法、可操作。第五步：最终审核与签署确认对修订后的文件进行二次审查，确认问题已整改；审查人员签署姓名（*某某）、审查日期，并标注“合规审查通过”或“合规审查通过（附条件）”（附条件指需满足特定要求后生效，如补充担保材料）。第六步：文件归档与动态跟踪将审查通过的文件原件、审查意见稿、修订记录等整理归档，保存期限不少于文件履行期限届满后3年；对附条件生效的文件，跟踪相关条件的落实情况，保证风险闭环。三、审查表模板及填写说明企业法律文件合规审查表文件基本信息文件名称文件编号文件类型□合同□制度□协议□其他：_________签订方（甲方）名称：________________统一社会信用代码：______________________签订方（乙方/对方主体）名称：________________统一社会信用代码：______________________提交部门提交日期审查目标□日常经营□重大决策□监管报送□争议处理□其他：_________审查模块审查内容审查结果（打“√”或说明）备注/问题说明主体资格审查1.主体是否存续、有效（核查营业执照/许可证）□通过□不通过□需补充材料2.授权代表是否持有有效授权委托书（范围、期限是否匹配）□通过□不通过□需补充材料内容合法性审查1.是否存在违反法律、行政法规的强制性规定条款□无□存在（具体条款：_________）2.格式条款是否排除对方主要权利或加重对方责任□无□存在（具体条款：_________）3.核心条款（如标的、数量、价款、履行期限、违约责任）是否明确、合法□明确合法□需修改（_________）□不合法（_________）程序合规性审查1.是否履行企业内部审批流程（如需）□已履行□未履行（流程：_________）2.特殊事项（如担保、国有资产处置）是否履行法定程序□已履行□未履行（需补充：_________）风险点评估1.潜在法律风险（如知识产权、数据合规、争议解决等）□低风险□中风险□高风险（具体风险：_________）2.风险应对建议□无需调整□需补充条款（_________）□重新协商（_________）审查结论□合规审查通过，可签署□合规审查通过（附条件：_________）□不合规，需重大修订后重新提交审查人员信息审查人*某某审查日期______年_月_日法务负责人审核*某某审核日期______年_月_日业务部门确认*某某（业务负责人）确认日期______年_月_日填写说明：“审查结果”栏需明确标注“通过”或具体问题，不得空项；“备注/问题说明”栏需详细描述不合规条款或风险点，并提出具体修改建议；附条件通过的，需明确条件内容及落实责任人。四、审查执行关键要点审查责任明确：法务部门为合规审查主责部门，业务部门需对文件内容的真实性、完整性负责，避免“只审不改”或“改而不彻底”。保密要求：审查过程中接触的企业商业秘密、合作方信息等需严格保密，不得外泄。动态更新：法律法规、监管政策变化时，需及时更新审查标准（如《民法典》施行后，合同格式条款审查需重点关注“意思表示真实”）。特殊情况处理：对紧急文件（