文档编写与排版规范通则

文档编写与排版规范通则一、适用范围与应用场景本规范适用于企业内部各类正式文档的编写与排版，包括但不限于项目方案、产品手册、工作报告、管理制度、会议纪要、技术文档等。具体应用场景跨部门协作：保证不同团队提交的文档格式统一，便于信息整合与传递；对外沟通：向客户、合作伙伴或监管机构提交的正式文件，提升专业性与可信度；知识沉淀：标准化文档结构，便于后续查阅、归档与经验复用；新人培训：作为新员工文档编写的基础指南，降低沟通成本与错误率。二、标准化操作流程（一）文档创建前的准备工作明确文档目标与受众确定文档核心目的（如汇报工作、说明流程、制定规范等）；分析受众背景（如管理层、技术人员、客户等），调整内容深度与表述方式。确定文档类型与框架根据目标选择文档类型（如“项目可行性报告”“用户操作手册”等）；搭建基础通常包括封面、目录、（章节划分）、附录、修订记录等部分。收集与整理素材筛选准确、权威的数据与资料，避免信息过载或内容矛盾；对素材进行分类标记（如“核心数据”“背景说明”“案例参考”），便于撰写时调用。（二）内容撰写规范标题层级设置采用“章-节-条-款”四级编号体系，示例：第一章（一级标题，加粗居中）1.1（二级标题，左对齐加粗）1.1.1（三级标题，左对齐）（1）（四级标题，首行缩进2字符）标题文字简洁明确，避免使用“浅谈”“初探”等模糊表述。内容要求逻辑清晰：采用“总-分-总”结构，段落间过渡自然，每段集中说明一个核心观点；语言规范：使用书面语，避免口语化、网络用语及歧义表述（如“大概”“可能”）；数据准确：引用数据需注明来源（如“根据2023年Q3部门统计”），图表数据与描述一致。特殊内容处理专业术语：首次出现时标注英文全称及缩写（如“关键绩效指标（KeyPerformanceIndicator,KPI）”）；引用内容：注明出处（如“引用自《公司管理制度》第3.2条”），避免直接抄袭；敏感信息：涉及商业机密或未公开数据时，需脱敏处理（如用“A公司”代替具体名称）。（三）排版格式设置页面基础设置页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（便于装订）；页面方向：默认纵向，特殊需求（如宽表格）可横向，但需单独分页；页眉页脚：页眉左侧标注文档名称，右侧标注章节标题，页脚居中插入页码（从开始编号）。字体与段落格式一级标题黑体三号，二级标题黑体四号，三级标题宋体小四加粗，四级标题宋体小四；宋体小四，行距1.5倍，段前段后间距0.5行；表格/图表宋体五号加粗，位于表格上方或图表下方，格式为“表1-1表”或“图2-1流程图”。图表与公式处理表格：采用三线表（无竖线、少横线），表头居中，内容左对齐（数字）或居中（文字）；图表：分辨率不低于300dpi，格式统一为JPG/PNG，避免使用截图；公式：使用公式编辑器居中编号，编号右对齐，格式为“（1-1）”“（1-2）”。（四）审核与定稿自查与交叉检查撰写人自查：重点检查内容完整性、数据准确性、格式统一性；同事交叉检查：由项目负责人或指定人员审核逻辑连贯性、表述专业性。修订与版本管理修订时使用“修订模式”，标注修改内容及修改人（如“*工：补充市场数据”）；最终版需明确版本号（如V1.0、V2.1），并在修订记录中说明变更原因。输出与归档输出格式：PDF为主（防止格式错乱），保留源文件（如Word）以便后续修改；归档要求：按“部门-文档类型-日期”命名文件（如“市场部-项目方案-20231015”），至指定文档管理系统。三、常用模板与工具表单（一）文档封面模板文档编号[如：PM-2023-001]版本号[如：V1.0]文档标题[居中，黑体二号]所属部门[如：产品研发部]密级[如：内部公开]撰写人[如：*工]审核人[如：*经理]撰写日期[如：2023年10月15日]发布日期[如：2023年10月18日]（二）目录结构模板第一章引言………….11.1编写目的………11.2文档范围………11.3术语定义………1第二章内容………22.1核心模块一…….22.1.1子模块说明…………………22.2核心模块二…….3第三章附录………….43.1参考资料………43.2补充图表………4（三）版本修订记录表版本号修订日期修订人修订内容摘要审核人V1.02023-10-15*工初稿创建*经理V1.12023-10-18*工补充市场数据*经理V2.02023-10-20*主管调整章节结构*总监（四）图表编号规则表图表类型编号格式示例命名规范表格表“章号-序号”表1-1表1-1项目需求统计表流程图图“章号-序号”图2-1图2-1业务审批流程图数据图图“章号-序号”图3-2图3-22023年用户增长趋势图四、关键执行要点与风险规避（一）格式统一性避免在同一文档中使用多种字体、行距或编号体系，需严格遵循本规范模板；若需调整格式（如客户特殊要求），需提前与项目负责人确认，并在文档中注明调整原因。（二）内容准确性数据引用需标注来源，保证可追溯；技术参数、流程步骤等内容需经相关部门（如技术部、法务部）审核，避免专业错误。（三）版本管理风险禁止直接修改已发布版本的PDF文件，如需更新需创建新版本并修订记录；源文件（如Word）需妥善保存，避免因版本混乱导致信息错误。（四）保密与合规涉及敏感信息（如财务数据、客户隐私）的文档，需设置访问权限，仅限相关人员查阅；遵守《_________著作权法》等法规，引用内容需获得授权或注明公开来源。（五）