产品使用说明书编写规范

产品使用说明书编写规范一、规范目的与价值产品使用说明书是连接企业与用户的重要桥梁，其质量直接影响用户对产品的理解、使用体验及品牌信任度。本规范旨在统一说明书的编写标准，保证内容准确、清晰、易用，帮助用户快速掌握产品功能，降低使用风险，同时为企业产品迭代、售后支持提供标准化依据。二、适用范围与应用场景本规范适用于企业各类硬件产品（如电子设备、家电、工具等）、软件产品（如应用程序、系统平台等）及服务类产品（如智能设备配套服务、软件订阅服务等）的使用说明书编写。编写场景包括但不限于：新产品上市、产品功能迭代、用户反馈优化、法规要求更新等。三、编写核心原则用户导向：以目标用户的知识水平和使用习惯为出发点，避免过度技术化表述，优先考虑用户“如何快速上手”。准确性：所有技术参数、操作步骤、功能描述必须与产品实际状态一致，需经过技术、测试、产品多部门验证。完整性：覆盖产品从开箱、安装/配置、基础使用到高级功能、维护保养、故障处理的全流程信息，无遗漏关键环节。一致性：术语、图标、排版风格、警告标识等需在同类产品中保持统一，避免用户混淆。可读性：采用分步骤、图文结合、重点标注等方式，复杂操作需拆解为简单动作，语言简洁易懂。合规性：符合国家及行业相关法规（如GB9969.1-2008《工业产品使用说明书总则》、电子产品安全认证要求等），包含必要的警示信息、环保说明等。四、说明书内容结构模板及示例（一）封面与基本信息要素编写要求示例产品名称使用官方注册全称，避免简称“智能空气净化器ProX1”产品型号/版本明确型号、软件版本（如适用）型号：KJ-500F；软件版本：V2.1.3公司名称企业法定全称，与商标注册信息一致“科技有限公司”编写/发布日期格式统一为“YYYY年MM月DD日”，与产品上市时间匹配“2023年10月15日”安全认证标识如适用，标注3C、CE、FCC等认证标志及编号![3C认证]编号：202301060567（二）目录按章节层级自动，包含页码，层级不超过3级（如“1产品概述→1.1功能特点→1.2规格参数”）。章节标题需与一致，关键章节（如“安全警告”“安装步骤”“故障处理”）可加粗突出。（三）安全警告与注意事项1.危险等级划分等级标识适用场景示例表述危险⚠️危险可能导致人员死亡或严重伤害的操作“危险：设备内部高压，非专业人员禁止拆解！否则可能触电身亡。”警告⚠️警告可能导致人员中度伤害或设备严重损坏的操作“警告：请勿在潮湿环境下使用本设备，可能导致漏电或短路。”注意ℹ️注意可能影响产品功能或导致轻微损坏的操作“注意：首次使用前请充满电（约2小时），以保证电池寿命。”2.通用注意事项环境要求：注明产品适用的工作温度、湿度、海拔范围（如“工作温度：0℃-40℃；相对湿度：≤80%RH”）。电源要求：明确电压、频率、电池规格（如“输入：AC100-240V50/60Hz；电池：3.7V2000mAh锂离子电池”）。儿童安全：标注“请勿让儿童单独使用或接触本产品”“小部件可能造成误吞风险”等。（四）产品概述1.功能特点用简洁语言列出核心功能，每点不超过20字，避免冗长描述。示例：“多重过滤净化”“智能APP远程控制”“LED空气质量显示”“定时开关机”。2.用途与适用对象说明产品解决的核心问题及目标用户群体。示例：“本产品适用于家庭、办公场所，有效过滤PM2.5、甲醛等污染物，为母婴、敏感人群提供健康呼吸环境。”3.规格参数以表格形式呈现，包含参数名称、单位、数值，优先用户关注的参数（如尺寸、重量、功率、滤网寿命）。参数名称单位数值备注额定功率W45-适用面积㎡20-50按CADR值计算滤网类型-HEPA+活性炭需每6个月更换噪音（睡眠模式）dB(A)≤32距离1米测量（五）开箱与安装/配置1.开箱清单物品名称数量备注主机1台-电源适配器1个输入：100-240V说明书1份-滤网2个预装HEPA滤网1个，备用1个2.安装步骤（以硬件设备为例）检查包装完整性：确认开箱清单与实物一致，无外观损坏。安装滤网：打开产品背部滤网盖板（按下卡扣即可取下）；将新滤网对准卡槽，沿箭头方向推入至“咔”声卡紧；盖回盖板，保证扣合到位。放置设备：选择平坦、通风的表面，距离墙壁≥10cm，避免遮挡进风口/出风口；远离热源、水源（如暖气片、加湿器）。连接电源：将电源适配器一端插入设备DC接口，另一端插入符合规格的电源插座；保证插座接地良好，避免使用延长线。3.软件配置（以APP连接为例）APP：扫描设备机身二维码，或在应用商店搜索“智能”最新版本。注册登录：使用手机号注册账号，完成实名认证（如需）。添加设备：打开APP，“+”号→“添加设备”→“选择设备型号（KJ-500F）”；保证设备通电且处于配网模式（指示灯快闪），手机连接至2.4GHzWi-Fi；按APP提示输入Wi-Fi密码，等待1-2分钟，提示“连接成功”即完成配置。（六）使用方法1.基础操作（按功能模块分点）开关机：短按机身“电源键”，指示灯亮起，设备启动；长按3秒强制关机。模式切换：短按“模式键”，循环切换“自动/睡眠/手动”模式（指示灯颜色对应：蓝色-自动、橙色-睡眠、白色-手动）。风速调节：手动模式下，短按“风速+”或“-”键，调节1-5档风速（5档为强力净化模式）。2.高级功能说明APP远程控制：通过手机APP实时查看PM2.5浓度、温湿度；设置定时开关机（如“每天08:00开启，22:00关闭”）；启用“离家模式”，自动关闭设备并推送能耗报告。滤网更换提醒：设备累计运行720小时后，指示灯变为黄色并闪烁，提示更换滤网（可在APP中查看剩余寿命）。（七）常见问题与故障处理问题描述可能原因解决方法设备无法开机1.未接通电源；2.电源适配器故障；3.设备内部元件损坏1.检查电源插座是否通电；2.更换同规格电源适配器；3.联系售后维修APP无法连接设备1.手机未连接2.4GHzWi-Fi；2.设备未进入配网模式；3.APP版本过低1.切换至2.4GHz网络；2.长按“模式键”10秒至指示灯快闪；3.升级APP至最新版本净化效果差1.滤网未安装到位或已过期；2.进风口/出风口被遮挡；3.房间面积超出适用范围1.重新安装或更换滤网；2.移除遮挡物；3.关闭门窗或增加净化设备设备异响1.内部有异物（如毛发、灰尘）；2.�扇叶松动1.关机后清理进风口异物；2.联系售后检查并紧固风扇叶（八）维护保养与售后支持1.日常维护清洁外壳：使用柔软干布擦拭，避免使用酒精、汽油等腐蚀性清洁剂。清洁滤网：仅可清洁预过滤网（可水洗，晾干后装回），HEPA滤网需更换，禁止水洗。长期存放：关闭电源，拔下插头，放置于干燥、通风处，避免重压。2.售后支持保修政策：整机保修1年，主要部件（如电机、主板）保修2年，滤网等耗材不保修。联系方式：客服：400-X-（工作日9:00-18:00）；官方公众号：智能服务；售后网点查询：官网“服务支持-网点查询”。（九）附录（可选）电路图、结构示意图（供专业维修人员参考）；多语言对照表（如出口产品）；环保标识及回收说明（如“本产品符合RoHS标准，废弃请交由正规回收机构处理”）。五、编写流程与步骤详解（一）需求分析与资料收集明确用户画像：由产品经理*牵头，联合市场部调研目标用户年龄、知识水平、使用习惯（如老年人需简化步骤，专业用户可提供技术参数）。收集产品资料：向研发部获取产品规格书、电路图、功能逻辑图；向测试部获取测试报告（含故障场景及解决方案）；向供应链部获取配件清单及供应商信息。（二）结构规划与章节设计搭建框架：参考本规范“四、说明书内容结构模板”，结合产品特性调整章节顺序（如软件产品可增加“账号注册”“数据备份”章节）。拆分任务：按章节分配编写任务，明确负责人（如“安全警告”由安全工程师审核，“安装步骤”由测试工程师验证可执行性）。（三）内容撰写与图文制作文字编写：采用第二人称“您”或“用户”，避免使用“本产品”“该设备”等模糊表述；操作步骤使用祈使句（如“按下电源键”“旋转滤网至卡槽”），每步不超过15字；专业术语首次出现时需解释（如“CADR值：洁净空气输出比率，数值越大净化效率越高”）。图文制作：图片需高清（分辨率≥300dpi），标注关键部位（如“电源接口”“滤网卡扣”可用红色圆圈标出）；图表需简洁，表头明确，单位统一；图文对应，文字描述中需标注“如图1-1所示”，图片下方注明图号及说明（如“图1-1滤网安装示意图”）。（四）审核与修订内部审核：技术审核：由研发工程师*检查参数准确性、功能逻辑一致性；测试审核：由测试团队*按照说明书步骤操作，验证每一步是否可执行、结果是否符合预期；合规审核：由法务部*检查安全警告、环保说明等是否符合法规要求。外部评审：邀请3-5名目标用户（如老年人、非技术人员）试读，收集“看不懂”“找不到”“操作失败”等问题，优化表述。（五）发布与版本控制定稿发布：通过审核后，由市场部*确定最终排版（字体、字号、行距统一为：中文宋体五号，英文TimesNewRoman五号，行距1.5倍），输出PDF、纸质版及电子版（支持APP内）。版本管理：版本号规则：主版本号.次版本号.修订号（如V1.0.0，首次发布；V1.0.1，minor修正；V1.1.0，major功能更新）；每次更新需在说明书封面标注版本号及修订日期，并在“修订记录”页说明变更内容（如“2024-03-15V1.0.1修正APP连接步骤描述错误”）。六、编写质量保障与常见问题规避（一）常见问题描述模糊：如“按下按钮等待连接”，未说明按钮位置、等待时长。规避：明确“按下机身顶部‘配网键’（如图2-1所示），等待指示灯快闪，约30秒内完成连接”。步骤遗漏：如未说明“首次使用需撕掉滤网保护膜”，导致用户误用。规避：在“安装步骤”中增加“检查滤网表面是否有蓝色保护膜，如有需完全撕下”。术语堆砌：如“采用HEPAH13级滤网，0.3μm颗粒物过滤效率≥99.97%”，未解释对用户的价值。规避：补充“可过滤99.97%的PM2.5、花粉、细菌等微小颗粒，守护呼吸健康”。图片错误：如实物电源接口为Type-C，图片标注为