行政工作管理流程表公文办理模块

行政事务管理流程表公文办理模块一、适用工作场景本模块适用于公司内部各类公文的规范化处理，具体包括：外部单位发来的正式函件、通知、通报等需内部流转办理的公文；各部门向上级或跨部门提交的请示、报告、议案等上行或平行公文；公司内部发布的制度、决定、会议纪要等下行公文。无论是日常事务性文件还是重要事项决策文件，均需通过此流程完成登记、拟办、批办、承办、办结等全环节管理，保证公文处理高效、有序、可追溯。二、标准化操作流程（一）公文接收与登记接收主体：行政部为公文接收统一归口管理部门，各部门收到外部或内部公文后，须第一时间提交至行政部。登记内容：行政部对公文进行初步核验，确认公文完整性（如是否齐全、有无破损）、规范性（如文号、标题、发文单位是否清晰），并在《公文收文登记表》中详细记录以下信息：公文基本信息：文号、标题、来文单位/部门、密级（普通/秘密/机密）、紧急程度（特急/加急/平件）、份数、接收日期；内部流转信息：登记人、登记日期、拟办意见提交时限（紧急公文2小时内，平件当日下班前）。输出结果：唯一公文编号（格式：年份-单位简称-文号类型-序号，如“2024-办-函-001”），并在公文首页右上角标注。（二）拟办意见提报拟办主体：行政部根据公文内容，确定拟办部门或人员；若涉及多部门职责，由牵头部门负责协调。拟办要求：拟办人需在1个工作日内完成，重点明确以下内容：公文核心事项及办理依据（如相关政策、制度条款）；建议承办部门/人员（如“建议人力资源部牵头落实，财务部配合预算审核”）；建议办理时限（如“请于X年X月X日前反馈办理结果”）；其他需说明的问题（如需会议讨论、外部调研等）。输出结果：拟办人填写《公文拟办单》，经部门负责人签字后，随公文一并提交至批办领导。（三）领导批办批办主体：根据公文内容确定批办领导，一般事项由分管领导批办，重大事项（如涉及战略调整、大额资金等）由总经理批办。批办要求：批办领导需在1个工作日内审阅公文及拟办意见，明确以下指令：是否同意拟办意见；调整承办部门/人员或办理时限的，需说明具体要求；需补充材料或进一步调研的，明确补充内容及时限。输出结果：批办领导在《公文拟办单》“批办意见”栏签署姓名、日期及明确指令，退回行政部。（四）公文承办承办主体：批办意见明确的承办部门/人员为第一责任人，行政部负责跟踪督办。承办要求：承办人需严格按照批办意见制定办理方案，明确具体措施、责任分工和时间节点；办理过程中需主动沟通相关部门，如遇问题及时向行政部反馈，必要时提请批办领导协调；办理结果需形成书面材料（如报告、方案、纪要等），内容需准确、数据需真实，并经承办部门负责人审核签字。输出结果：承办部门向行政部提交《公文办理结果报告》（含附件），并注明“经*部门负责人审核无误”字样。（五）催办与督办催办主体：行政部负责对未按期办结的公文进行催办，建立《公文催办台账》。催办方式：即时催办：对特急、加急公文，采用电话、即时通讯工具提醒，并记录催办时间、反馈情况；定期催办：对平件公文，每周梳理一次未办结清单，向承办部门发送《公文催办单》，明确剩余时限及要求。督办要求：若承办部门因客观原因无法按期完成，需提前向行政部提交《公文延期申请》，说明理由及新办理时限，经批办领导批准后方可延期；无正当理由超期未办的，行政部需向分管领导汇报。（六）办结与归档办结确认：行政部收到《公文办理结果报告》后，核对批办意见是否全部落实，确认无误后在《公文收文登记表》中标注“办结”及办结日期。归档管理：公文办理过程中形成的所有材料（原件、拟办单、批办单、办理结果报告等）由行政部统一收集，按公文编号顺序整理；涉密公文需按保密规定存入密码柜，非涉密公文存入档案柜，归档时填写《公文归档清单》，注明归档日期、档案编号及保管期限；电子公文同步至公司OA系统，保证线上线下档案一致，便于后续查阅。三、公文办理流程表模板公文收文登记表公文编号文件标题来文单位/部门密级紧急程度份数接收日期登记人拟办意见提交时限拟办部门/人批办领导承办部门/人承办时限办结日期归档编号备注2024-办-函-001关于开展2024年度安全生产检查的通知市应急管理局普通加急12024-03-01*行政专员2024-03-0117:00前行政部*副总经理行政部2024-03-152024-03-15DA202403001涉及多部门联合检查2024-办-请-002关于申请办公设备采购经费的请示市场部普通平件12024-03-02*行政助理2024-03-0218:00前财务部*总经理财务部2024-03-102024-03-10DA202403002需附设备清单及预算表公文拟办单公文编号文件标题来文单位/部门承办部门/人（建议）办理时限（建议）拟办意见拟办人拟办日期部门负责人签字2024-办-函-001关于开展2024年度安全生产检查的通知市应急管理局行政部牵头，各部门配合2024-03-15前建议行政部制定检查方案，明确检查标准及各部门职责，3月10日前完成方案报批，3月15日前完成检查并提交总结报告。*行政主管2024-03-01*行政部经理2024-办-请-002关于申请办公设备采购经费的请示市场部财务部2024-03-10前建议财务部审核设备采购必要性及预算合理性，3月8日前反馈审核意见，3月10日前按权限报批或协调解决。*财务专员2024-03-02*财务部经理公文催办单公文编号文件标题承办部门/人原定办结日期催办日期催办内容承办人反馈反馈日期催办人2024-办-函-001关于开展2024年度安全生产检查的通知行政部2024-03-152024-03-12请于3月15日前提交检查总结报告，目前方案审批进度如何？方案已报批，等待总经理签字，预计3月14日提交报告2024-03-13*行政专员四、关键执行要点（一）时效性管理紧急公文（特急/加急）需全程标注“特急”或“加急”标识，各环节办理时限压缩50%，保证“日清日结”；平件公文一般办理时限不超过5个工作日，涉及跨部门协调的可适当延长，但最长不超过10个工作日，需提前报备。（二）规范性要求公文标题需准确概括文件内容，不得使用模糊或简称（如“关于设备采购的请示”需明确为“关于采购型号办公设备的请示”）；拟办、批办意见需明确具体，避免“酌情处理”“研究后回复”等模糊表述，需明确“由部门于X月X日前完成工作”。（三）保密与安全涉密公文需严格按照公司保密管理制度执行，收发、登记、承办、归档全程由专人负责，严禁通过非涉密渠道传递；电子公文传输需使用公司OA系统或指