企业资源采购流程管理标准手册

企业资源采购流程管理标准手册前言本手册旨在规范企业资源采购全流程管理，明确各环节职责分工、操作规范及风险控制要求，保证采购活动合规、高效、经济，保障企业生产经营需求，降低采购成本，提升资源使用效益。手册适用于企业各部门各类物资、服务及工程项目的采购活动，涵盖从需求提出到财务结算的全过程管理。一、适用范围与场景说明（一）适用范围本手册适用于企业所有采购行为，包括但不限于：日常运营物资采购：如办公用品、生产耗材、设备配件等；服务类采购：如咨询服务、技术服务、维修保养、后勤服务等；工程项目采购：如新建、改建、扩建项目所需的材料、设备及施工服务；其他采购：如临时性应急采购、定制化产品采购等。（二）典型场景常规采购场景：各部门根据月度/季度工作计划，提前提交常规物资采购需求，按标准化流程执行；紧急采购场景：因突发情况（如设备故障、生产急需等）需立即采购时，启动紧急采购流程，保证时效性；项目专项采购场景：针对特定项目（如新产品研发、生产线升级等），由项目负责人发起专项采购需求，结合项目节点推进；战略供应商合作场景：与长期合作的核心供应商签订年度框架协议，明确供货范围、价格及服务标准，简化后续采购流程。二、标准化操作流程详解（一）需求提出与部门初审责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部等）操作步骤：（1）需求发起：需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请单》（详见模板一），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预估单价、预算金额、期望交期及技术参数（如有技术图纸或说明书需作为附件）。（2）部门审核：需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，保证需求符合部门工作计划且不超预算。审核通过后，提交至采购部。输出物：《采购申请单》（含部门负责人签字）。（二）采购任务立项与审批责任主体：采购部、财务部、分管领导/总经理操作步骤：（1）采购部接收与初审：采购部收到《采购申请单》后，1个工作日内完成初审，重点核查需求描述是否清晰、预算是否合规、附件是否齐全。对需求不明确或预算不足的，退回需求部门补充完善。（2）预算复核：财务部对采购申请的预算金额进行复核，保证采购支出符合企业年度预算安排。超预算采购需需求部门提交《预算调整申请》，按预算审批流程报批。（3）分级审批：根据采购金额及重要性，按以下权限审批：小额采购（金额≤5万元）：由采购部负责人审批；中等金额采购（5万元＜金额≤20万元）：由分管采购副总审批；大额采购（金额＞20万元）：由总经理审批；战略采购/重大项目采购：需提交总经理办公会集体审议。审批通过后，采购部正式立项，启动采购执行流程。输出物：审批通过的《采购申请单》、预算调整申请（如适用）。（三）供应商选择与管理责任主体：采购部、需求部门、审计部（必要时）操作步骤：（1）供应商寻源：采购部根据采购需求，通过以下方式筛选潜在供应商：企业合格供应商名录（优先选择）；公开招标、邀请招标；行业推荐、市场调研；紧急采购时可采用单一来源采购（需提供书面说明）。（2）供应商资质审核：对候选供应商的营业执照、生产/经营许可证、相关资质证书（如ISO认证、3C认证等）、财务状况、供货能力、质量保证体系及过往合作业绩进行审核，形成《供应商评估表》（详见模板二）。（3）询价比价/招标：小额采购：向不少于3家合格供应商询价，综合价格、交期、质量等因素选择供应商；中等及以上金额采购：组织公开招标或邀请招标，成立评标小组（由采购部、需求部门、技术专家、审计部人员组成），按评标标准（价格占40%、质量占30%、交期占20%、服务占10%）打分，确定中标供应商。（4）供应商确定：采购部将供应商选择结果报分管领导审批，审批通过后与供应商签订《采购合同》（详见模板三）。输出物：《供应商评估表》、询价/招标记录、《采购合同》。（四）合同签订与执行责任主体：采购部、法务部（如需）、供应商操作步骤：（1）合同拟定：采购部根据谈判结果，拟定《采购合同》，明确以下条款：采购物品/服务的名称、规格、数量、单价及总价；质量标准、验收方法及违约责任；交货时间、地点、方式及运输费用承担；付款方式、时间及条件；保密条款、不可抗力及争议解决方式。（2）合同审核：法务部（或指定法务人员）对合同条款的合规性、完整性进行审核；需求部门对技术参数、服务要求进行复核。审核通过后，按合同审批流程签署（采购部负责人、分管领导、总经理签字并加盖企业公章）。（3）合同交底：采购部向需求部门、供应商进行合同交底，明确双方权利义务及执行要求。（4）执行跟踪：采购部负责跟踪合同执行进度，督促供应商按时交付，协调解决执行过程中的问题（如交期延误、质量异议等）。输出物：审核通过的《采购合同》、合同交底记录。（五）采购验收与交付责任主体：需求部门、采购部、供应商操作步骤：（1）到货通知：供应商按合同约定交付货物/服务后，提前1个工作日通知采购部及需求部门。（2）现场验收：物资类采购：需求部门联合采购部、质检部（如需）根据合同约定的质量标准、规格型号、数量进行验收，检查外包装是否完好、产品合格证、检验报告等是否齐全，填写《采购验收单》（详见模板四）。服务类采购：需求部门根据服务方案、交付成果（如报告、图纸、完成的服务项目）进行验收，确认服务是否符合约定要求。（3）问题处理：验收不合格的，需求部门在《采购验收单》中注明不合格项，采购部及时与供应商沟通，按合同约定处理（如退换货、维修、扣款或终止合同）。（4）入库管理：验收合格的物资，由需求部门办理入库手续（如适用），登记台账，保证账实相符。输出物：《采购验收单》（合格/不合格）、入库记录（如适用）。（六）财务结算与付款责任主体：采购部、财务部、供应商操作步骤：（1）付款申请：采购部根据《采购合同》《采购验收单》（合格）及发票（合规票据），填写《付款申请单》，附相关审批文件，提交财务部。（2）财务审核：财务部核对付款申请单与合同、验收单、发票的一致性，确认付款条件是否达成（如质保金是否到期），审核无误后按付款流程报批。（3）资金支付：财务部根据审批通过的付款申请，通过银行转账等方式向供应商支付款项，付款后及时更新应付账款台账。（4）发票管理：采购部负责接收、核对供应商开具的合规票据（如增值税发票），保证发票信息与合同、验收单一致，发票交财务部入账。输出物：《付款申请单》、付款凭证、发票入账记录。三、常用表单模板模板一：采购申请单申请单号：部门：申请人：联系方式：申请日期：期望交期：预算科目：预算金额：序号物资/服务名称规格型号单位数量预估单价预估总价用途说明附件（技术参数/图纸等）12审批意见：部门负责人签字：__________日期：__________采购部初审意见：经办人：__________负责人：__________日期：__________财务部预算审核：负责人：__________日期：__________最终审批：分管领导/总经理：__________日期：__________模板二：供应商评估表供应商名称：联系人：联系方式：评估日期：评估项目：□物资类□服务类□工程类评估维度评估内容（可附页）评分（100分制）备注资质文件营业执照、生产/经营许可证、相关资质证书等财务状况资产负债率、营收情况、银行信用等级等供货/服务能力生产/服务规模、交期保障能力、应急响应能力质量保证质量体系认证、过往质量合格率、售后保障价格竞争力同类产品/服务市场价格对比、报价合理性合作历史过往合作项目评价、履约情况（首次合作填0）总分评估结论：□优秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）评估小组签字：__________日期：__________模板三：采购合同（简化版）合同编号：签订地点：签订日期：甲方（采购方）：企业名称地址：法定代表人：乙方（供应方）：企业名称地址：法定代表人：根据《_________民法典》及相关法律法规，甲乙双方经友好协商，就甲方向乙方采购物资/服务事宜达成一致，特签订本合同：采购内容（详见附件清单）序号物资/服务名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）交货时间/服务周期交货地点/服务地点1质量标准：乙方所提供物资/服务需符合国家及行业标准，满足甲方技术参数要求（详见附件）。验收：甲方按本手册“采购验收与交付”条款组织验收，验收合格视为交付完成。付款方式：预付款：合同签订后X个工作日内，甲方向乙方支付合同总金额的X%；到货款：物资验收合格/服务阶段性完成后X个工作日内，支付至合同总金额的X%；质保金：剩余X%作为质保金，质保期满无质量问题后X个工作日内支付。违约责任：一方违约需向守约方支付合同总金额X%的违约金，造成损失的需赔偿实际损失。争议解决：协商不成的，提交甲方所在地人民法院诉讼解决。其他：本合同一式肆份，甲乙双方各执贰份，自双方签字盖章之日起生效。甲方（盖章）：法定代表人/授权代表：__________日期：__________乙方（盖章）：法定代表人/授权代表：__________日期：__________模板四：采购验收单验收单号：采购合同号：验收日期：验收地点：供应商名称：物资/服务名称规格型号单位————————–———-——验收项目验收标准（合同约定）实际结果是否合格验收结论：□合格□不合格（不合格项说明：__________________________）参与验收人员签字：需求部门：__________采购部：__________质检部（如需）：__________供应商确认签字：__________日期：__________四、关键执行要点（一）合规性管理采购活动必须严格遵守国家法律法规（如《招标投标法》《采购法》等）及企业内部管理制度，严禁规避招标、虚假招标、围标串标等行为；合同条款需合法合规，重大合同需经法务部门审核，避免法律风险；采购全程需保留书面记录（申请、审批、合同、验收、付款凭证等），保证可追溯。（二）预算控制所有采购需纳入预算管理，无预算或超预算采购需履行预算调整审批流程；财务部定期对预算执行情况进行分析，对超预算预警及时反馈采购部及需求部门。（三）供应商管理建立“合格供应商名录”，对供应商实行动态管理，定期（每年度）进行复评，淘汰不合格供应商；优先选择与企业有长期合作、信誉良好的战略供应商，简化采购流程，降低采购成本。（四）风险防范大额、重要采购需引入审计部门参与监督，防范廉洁风险；对独家供应商、高风险物资（如特种设备、危险化学品等），需制