采购申请及审批流程模板成本控制与供应商管理

适用业务场景日常运营采购：如办公用品、耗材、低值易耗品的定期采购；生产制造采购：如原材料、零部件、生产设备的补充与更新；项目专项采购：如研发项目所需物料、工程外包服务、市场活动物料等；行政后勤采购：如固定资产（办公设备、车辆）、场地租赁、维修服务等。通过标准化流程，保证采购需求合理、成本可控、供应商合规，同时提升跨部门协作效率。全流程操作指引第一步：需求发起与申请单填写操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部）明确采购需求：根据部门业务计划或实际需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价及总价（需注明成本测算依据，如历史采购价、市场询价等）。选择供应商：优先从合格供应商库中选择至少2家供应商进行比价；若需新增供应商，需同步填写《供应商新增申请表》（含供应商资质文件、报价单、合作案例等）。填写《采购申请审批单》：需详细填写“需求部门”“申请人”“联系方式”“采购用途”“预算科目”“期望交付日期”等信息，并相关附件（如技术规格书、比价表、供应商资质证明）。关键点：需求描述需清晰、具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确具体品名及数量）；预估成本需符合公司成本控制标准，超出预算需提前说明原因。第二步：部门初审与需求复核操作主体：需求部门负责人审核需求必要性：确认采购需求是否与部门工作计划匹配，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）。审核预算合理性：核对预估成本是否在部门预算范围内，超预算需求需评估成本效益并说明理由。审核供应商合规性：若选择合格供应商库外供应商，需确认《供应商新增申请表》资料是否完整、资质是否有效（如营业执照、行业许可证、质量认证等）。审批通过后，将《采购申请审批单》及附件提交至采购部。关键点：部门负责人需对需求的真实性和预算的准确性负直接责任，避免盲目采购或虚报预算。第三步：采购部审核与供应商评估操作主体：采购部需求合规性审核：检查申请单填写是否完整、附件是否齐全，需求是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需要公开招标等）。成本控制审核：对比历史采购数据，分析预估成本是否合理；若为单次采购金额较大（如超过5万元），需组织市场询价（至少3家供应商），形成《比价分析表》，明确选择依据（如性价比、交期、服务能力等）。供应商评估：合格供应商库内供应商：查阅其历史合作记录（交期合格率、质量合格率、售后响应速度），评估是否满足本次需求；新增供应商：通过现场考察、资质复核、小批量测试等方式，确认其供货能力、质量保障体系及履约能力，填写《供应商评估表》。审核意见输出：若审核通过，明确采购方式（如定点采购、招标采购、询价采购）及推荐供应商；若需修改，反馈需求部门补充说明。关键点：采购部需坚持“货比三家、质优价廉”原则，优先选择长期合作且绩效良好的供应商，保证成本可控且质量有保障。第四步：财务部预算与成本复核操作主体：财务部预算额度复核：确认采购项目是否纳入年度/季度预算，预算余额是否充足；若超预算，审核需求部门提交的《预算调整申请表》，评估调整合理性。成本结构分析：审核预估成本的构成（如物料费、运输费、税费等），是否存在虚高或不合理费用（如过高的管理费、包装费）。资金安排确认：根据公司资金状况，确认采购资金是否可落实，明确付款方式（如预付款比例、货到付款、分期付款等）。复核意见输出：若预算及成本合理，签署审批意见；若存在成本优化空间，提出具体建议（如调整采购数量、更换供应商等）。关键点：财务部需严格把控预算刚性，杜绝无预算采购或超预算采购，保证资金使用效益最大化。第五步：管理层审批与决策操作主体：根据采购金额分级审批（如：部门总监审批≤2万元；分管副总审批2万-10万元；总经理审批＞10万元）审批材料完整性：检查《采购申请审批单》《比价分析表》《供应商评估表》《财务复核意见》等材料是否齐全。决策要点审核：采购需求的战略匹配度（是否符合公司年度目标、重点项目需求）；成本与效益的平衡（如采购设备是否提升生产效率、降低长期成本）；供应商选择的合规性与风险（如是否存在单一供应商依赖、供应商履约风险）。审批结果反馈：审批通过后，明确最终采购方案及授权；审批驳回时，说明理由并退回需求部门重新调整。关键点：管理层需从公司整体利益出发，平衡短期成本与长期效益，避免因审批延迟影响业务进度。第六步：采购执行与过程管控操作主体：采购部下达采购订单：根据审批结果，向选定供应商发出正式采购订单（明确品名、规格、数量、价格、交货期、验收标准、违约责任等条款）。合同签订：若采购金额较大或涉及长期合作，需签订采购合同（合同需经法务部审核，保证条款合规）。进度跟踪：实时跟踪订单生产/备货进度，与供应商确认交付时间，保证按时到货；若出现延迟风险，及时协调并反馈需求部门。检验入库：到货后，组织需求部门、质检部共同验收（核对数量、质量、技术参数等），验收合格后办理入库手续，填写《入库验收单》；不合格品需及时与供应商沟通退换货事宜。关键点：采购订单需与审批结果一致，严禁擅自变更供应商或价格；验收环节需严格把关，杜绝不合格物料流入生产/使用环节。第七步：付款结算与供应商绩效评价操作主体：财务部、采购部发票审核：供应商开具合规发票后，财务部核对发票信息与订单、入库单是否一致（品名、金额、税号等）。付款审批：根据合同约定付款方式，填写《付款申请单》，附发票、入库单、验收单等凭证，按审批流程提交付款。供应商绩效评价：采购部在合作结束后，从“交期准时率、质量合格率、价格竞争力、售后服务响应速度”等维度对供应商进行评分（满分100分），填写《供应商绩效评价表》，结果纳入供应商动态管理库（优秀供应商优先合作，不合格供应商淘汰）。关键点：付款需“三单匹配”（订单、入库单、发票），避免重复支付或支付未验收物料；供应商评价结果需定期公示，形成“优胜劣汰”机制。核心模板工具模板一：采购申请审批单字段名称填写说明申请部门需求部门全称申请人需求部门经办人姓名（*小王）联系方式申请人电话（仅内部使用，不对外公开）采购日期提交申请的日期采购类型□日常运营□生产制造□项目专项□行政后勤（单选）物品/服务名称需采购的具体品名（如“A4打印纸”“型号钢材”）规格型号/技术参数详细描述物品规格或服务要求（如“80g白色，500张/包”“抗压强度≥MPa”）数量采购数量预估单价（元）单位物品预估价格（保留两位小数）预估总价（元）数量×预估单价（大写：_________________）采购用途说明具体使用场景（如“行政部日常办公使用”“生产部A项目物料”）预算科目对应公司预算科目（如“行政办公费-耗材”“生产成本-直接材料”）期望交付日期要求供应商到货的日期推荐供应商供应商全称（若从合格库中选择，需填写库内编号；新增供应商需另附资质文件）备选供应商至少1家备选供应商信息（名称、报价、核心优势）成本测算依据说明预估成本来源（如“历史采购价2023年单价元”“市场询价3家平均价元”）附件清单□技术规格书□比价表□供应商资质证明□其他（_____________）需求部门负责人意见签字：__________日期：__________（审核必要性、预算合理性）采购部审核意见签字：__________日期：__________（审核合规性、成本、供应商）财务部复核意见签字：__________日期：__________（审核预算、成本结构）管理层审批意见签字：__________日期：__________（根据金额分级审批）模板二：供应商评估表（新增/合作中）评估维度评分标准（10分制）得分备注资质合规性（20%）营业执照、行业许可证、质量认证等齐全且有效（20分）；基本齐全但有瑕疵（10分）；缺失（0分）价格竞争力（30%）低于市场均价10%以上（30分）；与市场均价持平（20分）；高于市场均价10%以内（10分）；高于10%以上（0分）需附市场询价记录质量保障能力（25%）有完善质检体系，历史质量合格率≥99%（25分）；合格率95%-99%（15分）；合格率＜95%（0分）需附历史合作质量记录交期履约能力（15%）按时交付率100%（15分）；95%-99%（10分）；90%-94%（5分）；＜90%（0分）需附历史交期记录售后服务（10%）24小时内响应，48小时内解决（10分）；48小时响应，72小时解决（5分）；响应慢（0分）需附售后案例说明总分（≥80分为优秀，60-79分为合格，＜60分为不合格）关键执行要点一、预算刚性约束严格执行“无预算不采购、超预算不审批”原则，确需调整预算的，需提前1个月提交《预算调整申请表》，经财务部及管理层审批后方可执行。采购过程中若发觉实际成本超出预估10%以上，需立即暂停采购并重新报批，避免成本失控。二、供应商动态管理建立《合格供应商库》，每季度更新一次，入库供应商需满足资质合规、价格合理、质量稳定等基本条件。对合作中的供应商每半年开展一次绩效评价，评价结果与后续合作订单挂钩（优秀供应商可增加订单份额，不合格供应商暂停合作并限期整改，整改仍不合格则淘汰）。三、审批权限清晰明确不同采购金额的审批权限（示例：≤2万元需求部门总监审批；2万-10万元分管副总审批；＞10万元总经理审批），杜绝越级审批或口头审批。审批人需对审批意见负责，若因审批失误导致公司损失，将按《采购管理办法》追究责任。四、流程时效监控各环节审批时限：需求部门初审1个工作日，采购部审核2个工作日，财务部复核1个工作日，管理层审批1个工作日（紧急采购可缩短至0.5个工作日，但需注明“紧急”原因）。超时未审批的，需求部门可发起流程催办，采购部需每周统计流程积压情况并协调解决。五、文档规范留存所有采购相关文档（申请单、审批表、合同、订单、验收单、