商业银行设备采购及维护管理办法

商业银行设备采购及维护管理办法一、总则为规范商业银行设备采购与维护全流程管理，提升设备资产使用效能，保障业务系统稳定运行、服务场景安全可靠，依据《中华人民共和国政府采购法》《商业银行内部控制指引》等法规及行业监管要求，结合本行实际运营需求，制定本管理办法。本办法适用于本行总部及各分支机构的信息化设备（含服务器、终端、网络设备等）、办公设备（含打印机、复印机、办公终端等）、安防设备（含监控、门禁、消防设备等）、自助设备（含ATM、智慧柜员机等）的采购、维护及全生命周期管理。设备管理遵循以下原则：合规性原则：采购流程符合国家法律法规、监管要求及行内制度规范，维护操作满足设备技术标准与安全规范；效能优先原则：以业务需求为导向，平衡设备性能、成本与使用周期，确保投入产出比最优；安全可控原则：设备采购注重供应链安全，维护过程保障数据安全、业务连续性，防范操作风险；权责清晰原则：明确各部门在采购、维护中的职责边界，建立“谁使用、谁管理、谁负责”的管理机制。二、采购管理（一）采购计划管理各业务部门、分支机构应结合年度业务规划、设备更新需求及现有资产使用状况，于每年第四季度前提交下一年度《设备采购需求表》，明确设备类型、数量、技术参数、预算金额及需求时间。科技部门（或信息科技部）负责审核信息化设备的技术适配性，评估现有系统兼容性、算力承载能力；运营管理部门审核办公设备、自助设备的使用场景匹配度；安全保卫部门审核安防设备的合规性、防护等级；财务部门结合年度预算总控目标，对采购需求进行成本合规性审核，最终形成《年度设备采购计划》，经行内“三重一大”决策程序审议后执行。（二）采购方式与实施根据设备类型、预算金额及市场竞争情况，采用以下采购方式：集中采购：预算金额较高、技术标准统一的设备（如核心服务器、全行性安防系统），由总行采购管理部门牵头，通过公开招标、竞争性谈判或单一来源采购（仅限专利、独家供应等法定情形）实施。招标流程需严格遵循《招标投标法》，确保投标单位资质合规、方案可行、报价合理；分散采购：预算金额较低、需求个性化的设备（如分支机构办公终端、小型打印机），可由分支机构或需求部门在总行统一制定的供应商名录内，通过询价采购或直接采购（仅限紧急需求、单一供应商等情形）实施，但需留存询价记录、供应商报价单等佐证材料。供应商管理：总行采购管理部门牵头建立《合格供应商名录》，准入时需审核供应商营业执照、资质证书、售后服务能力、行业口碑等，每年度开展供应商履约评估（从产品质量、交货时效、服务响应等维度评分），对评分低于标准的供应商启动退出机制；严禁与列入“失信被执行人”“政府采购严重违法失信行为记录”的供应商合作，建立供应商黑名单并定期更新。（三）采购流程管控1.需求申报与审批：需求部门提交《设备采购申请单》，经部门负责人、科技/运营/财务等相关部门会签后，报分管行领导审批；2.采购实施：采购部门依据审批后的申请，选择采购方式并组织实施，同步签订采购合同（合同需明确设备参数、交付周期、质保期限、售后服务条款、违约责任等）；3.验收管理：设备到货后，由需求部门、技术部门、采购部门组成验收小组，对照合同参数、技术标准进行开箱验收（检查外观、配件完整性）与功能验收（测试性能、兼容性、安全性），验收通过后出具《设备验收报告》，作为付款依据；4.付款与入账：财务部门凭验收报告、发票、合同等资料，按照合同约定的付款节点（如到货验收后付70%、质保期满付30%）办理付款，同时完成固定资产入账或费用化处理。三、维护管理（一）日常维护机制建立“分级负责、定期巡检”的维护体系：信息化设备：由科技部门指定专人负责，按季度开展系统巡检（含硬件运行状态、软件版本更新、安全漏洞修复），记录《设备维护日志》；办公设备：由行政后勤部门牵头，联合设备厂商或第三方服务商，每月开展耗材更换、性能调试，确保设备正常运转；安防设备：由安全保卫部门联合维保单位，每周检查监控画面清晰度、门禁权限有效性、消防设备压力值等，发现隐患立即整改；自助设备：由运营管理部门联合外包运维团队，每日巡检设备外观、现金模块、交互屏幕，保障客户服务连续性。维护档案管理：各部门需建立设备维护台账，记录设备型号、使用年限、维护次数、故障类型、维修成本等信息，作为设备性能评估、升级或报废的依据。（二）维修管理规范1.故障报修：使用部门发现设备故障后，应立即通过行内OA系统或报修平台提交《设备故障报修单》，明确故障现象、影响范围；2.维修处置：若为质保期内故障，由采购部门联系原供应商，要求其按合同约定提供免费维修或更换服务，维修完成后需提供《维修报告》；若为质保期外故障，由使用部门评估维修成本：成本低于设备残值的30%时，可通过比价选择第三方维修商（需从总行备案的维修商名录中选择）；成本高于残值30%时，启动设备报废流程；3.维修验收：维修完成后，使用部门需对设备功能、性能进行验收，确认故障彻底排除后，在《维修报告》上签字确认，财务部门据此支付维修费用。（三）升级与报废管理1.设备升级：当设备性能无法满足业务需求（如系统版本迭代、业务量激增），由使用部门联合科技部门开展升级可行性评估（分析升级成本、技术难度、业务收益），评估通过后提交《设备升级申请》，经分管行领导审批后实施，升级费用纳入年度预算管理；2.设备报废：符合以下情形之一的设备可申请报废：折旧年限届满，且技术性能落后、无维修价值；故障频发，维修成本累计超过设备原值的50%；因技术迭代、业务调整，设备无使用场景。报废流程：使用部门提交《设备报废申请表》（附故障记录、维修台账），经科技部门技术鉴定、财务部门资产核销审核后，报总行资产管理委员会审批。报废设备处置需遵循“数据清零、安全处置”原则：信息化设备需彻底删除存储数据（可通过物理销毁硬盘、专业数据擦除工具实现），办公/安防/自助设备需拆除涉密部件，处置方式可选择公开拍卖（委托第三方机构）、厂家回收或环保拆解，处置收入上缴财务部门。四、风险管理与应急处置（一）采购风险防控供应商风险：通过收取供应商履约保证金（金额不超过合同金额的10%）、约定违约赔偿条款，防范供应商延迟交货、以次充好等行为；合规风险：采购流程需全程留痕（如招标文件、谈判记录、合同文本），接受内部审计与外部监管检查，避免围标串标、利益输送等违规行为；技术风险：采购前开展技术论证，邀请行业专家、第三方机构评估设备的兼容性、安全性，避免因技术选型失误导致的资源浪费。（二）维护风险防控业务中断风险：针对核心业务设备（如核心服务器、支付系统终端），制定应急预案（含备用设备启用流程、数据备份机制），每半年开展一次灾备演练；数据安全风险：设备维修、升级、报废时，严格执行数据备份、脱敏、销毁流程，严禁将涉密设备交由无资质的第三方处置；操作风险：维护人员需持证上岗（如网络工程师、安防工程师证书），操作前签订《安全责任书》，避免因操作失误导致设备损坏、数据泄露。（三）应急处置流程当设备故障引发业务中断（如ATM宕机、核心系统服务器故障），启动以下处置流程：1.故障定级：科技部门或使用部门第一时间评估故障影响范围、恢复难度，分为“一级故障”（影响全行业务）、“二级故障”（影响单个分支机构/业务条线）；2.应急响应：一级故障由总行分管领导牵头，成立应急小组（含技术、业务、后勤人员），4小时内提出解决方案；二级故障由分支机构负责人牵头，24小时内完成修复；3.复盘改进：故障恢复后，责任部门需在3个工作日内提交《故障复盘报告》，分析原因、整改措施，避免同类故障重复发生。五、监督与考核（一）监督机制内部审计：总行审计部每年度对设备采购、维护流程开展专项审计，重点检查采购合规性（如供应商准入、招标流程）、维护有效性（如故障处理时效、成本控制），出具审计报告并督促整改；部门自查：各设备管理部门每季度开展自查，对照本办法要求梳理流程漏洞，形成《自查整改报告》报总行采购管理委员会备案；投诉举报：行内员工、供应商可通过合规举报邮箱、电话等渠道，对采购维护中的违规行为进行举报，由纪检监察部门牵头调查，对属实举报给予举报人奖励。（二）考核指标将设备管理纳入部门绩效考核，核心指标包括：设备完好率：信息化设备≥99%、办公设备≥98%、安防设备≥99.5%、自助设备≥99%；采购成本节约率：年度采购实际支出较预算的节约比例，目标值≥5%；维修及时率：一级故障2小时内响应、4小时内修复；二级故障8小时内响应、24小时内修复，目标值≥95%；合规性评分：采购流程合规性、维护记录完整性等维度的评分，目标值≥90分。考核结果与部门绩效奖金、负责人晋升挂钩，对连续两年考核不达标的部门，启动问责机制（如约谈、调整管理权限）。六、附则1.本