采购申请流程模板适用多种采购场景

采购申请流程通用模板一、采购申请的适用场景与范围日常运营物资采购：如办公文具、清洁用品、劳保防护等日常消耗性物资；生产相关采购：如原材料、辅料、零部件、生产设备配件等直接用于生产的物资；固定资产采购：如电脑、打印机、办公家具、生产机械等使用期限超过1年的资产；服务类采购：如设备维修、技术咨询、市场调研、会议服务等非实物采购；市场活动与项目采购：如展会物料、项目外包服务、活动策划等临时性或项目性采购。无论采购类型或金额大小，均可通过本流程规范申请、审批与执行，保证采购活动的合规性与效率。二、采购申请全流程操作指南（一）需求提出与申请单填写需求发起：由需求部门（如行政部、生产部、项目部等）根据实际工作需要提出采购需求，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及期望到货时间。填写申请表：需求部门负责人指定专人（如申请人*）填写《通用采购申请表》（模板见第三部分），保证以下信息完整准确：基本信息：申请部门、申请人*、联系方式、申请日期；采购详情：物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价、总价、用途说明（需与部门工作目标挂钩）；预算信息：对应预算科目、预算编号、已使用预算金额、本次申请预算金额；附件清单：如技术图纸、报价单（至少3家供应商比价，若紧急采购可附说明）、需求审批单等。内部初审：申请人核对信息无误后，提交至需求部门负责人进行初审，重点审核需求合理性、规格明确性及预算匹配性。（二）部门审核与跨部门协同部门负责人审批：需求部门负责人*对初审通过的申请进行审批，确认需求符合部门工作计划，并在《通用采购申请表》“部门负责人意见”栏签字。采购部门审核：审批通过后，申请表流转至采购部门（如采购部），由采购专员*进行审核，重点核查：采购物品/服务是否属于公司集中采购目录（若有）；规格参数是否清晰，便于供应商准确报价；是否存在更优替代方案（如性价比更高的同类产品）；预算是否在部门可控范围内。审核通过后，采购专员*在“采购部门意见”栏签字；若需调整，反馈给需求部门修改后重新提交。财务与预算审核（如需）：对于单次采购金额超过部门审批权限（如超过5000元）或涉及新增预算的申请，需同步提交财务部门*审核，重点确认预算科目准确性、资金来源合规性，并在“财务部门意见”栏签字。（三）领导审批与采购授权分级审批：根据采购金额及重要性，由对应层级领导审批（示例，具体权限需结合公司制度调整）：金额≤5000元：需求部门负责人+采购部门审批；5000元＜金额≤20000元：需求部门负责人+采购部门+分管副总*审批；金额＞20000元：需提交总经理*审批。审批人需在“领导审批意见”栏明确签署“同意”“不同意”或“需补充说明”，并签字确认。紧急采购处理：若因生产急需、市场变化等特殊情况需紧急采购，可启动紧急流程：需求部门负责人电话请示分管领导同意后，先由采购部门*执行采购，事后1个工作日内补全审批手续，并注明“紧急采购”原因。（四）采购执行与过程跟踪供应商选择：采购部门*根据审批通过的申请，通过以下方式确定供应商：集中采购：从公司合格供应商库中选取；非集中采购：组织至少3家供应商比价（或询价、招标），填写《供应商比价表》作为附件；单一来源采购：若仅能从唯一供应商处采购（如专利产品），需附《单一来源采购说明》，经总经理*审批。合同/订单签订：供应商确定后，采购部门*根据采购金额签订采购合同（金额≥10000元）或下达采购订单，明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、质量标准、付款方式等条款，并抄送需求部门与财务部门。进度跟踪：采购专员*负责跟踪订单执行进度，及时与供应商沟通交付时间，提前1天通知需求部门做好收货准备。（五）验收确认与入库管理到货验收：物品送达后，需求部门与采购部门共同组织验收（服务类采购由需求部门牵头验收）：核对物品名称、规格、数量、外观是否与订单一致；检查质量合格证明、检测报告（如适用），必要时进行试用测试；固定资产需粘贴资产标签，录入资产管理系统；验收合格后，需求部门验收人在《采购验收单》上签字确认；若不合格，当场拒收并书面说明原因，采购部门负责与供应商协商退换货或索赔。入库登记：对于需入库管理的物资（如原材料、办公用品），仓库管理员*根据《采购验收单》办理入库手续，更新库存台账，并在系统中同步入库信息。（六）付款结算与资料归档付款申请：采购部门根据验收单、发票（或收据）、采购合同/订单等，填写《付款申请单》，提交财务部门审核。财务审批与付款：财务部门*核对单据一致性无误后，按公司付款流程办理付款（如银行转账、支票等），付款后及时更新账目。资料归档：采购申请表、审批单、比价表、合同、验收单、发票等资料由采购部门*统一整理，按“申请单号+日期”归档保存，保存期限不少于3年（固定资产类保存不少于5年）。三、通用采购申请表模板基本信息申请单号（由采购部门按规则自动，如“CG-YYYYMMDD-X”）申请部门申请人*联系方式申请日期年月日采购详情物品/服务名称规格型号/技术参数（可另附页说明，需加盖部门公章）数量计量单位预估单价（元）预估总价（元）用途说明（需简述采购目的及与工作的关联性）预算科目预算编号已使用预算金额（元）本次申请预算金额（元）附件清单（请勾选并注明数量）□技术图纸/需求说明书□供应商报价单（至少3份）□历史采购记录（如有）□其他：审批流程部门负责人*意见：签字：日期：年月日采购部门*意见：签字：日期：年月日财务部门*意见（如需）：签字：日期：年月日分管副总*意见（如需）：签字：日期：年月日总经理*意见（如需）：签字：日期：年月日备注（如紧急采购说明、特殊要求等）四、流程执行中的关键要点预算控制优先：所有采购申请需在部门年度预算内执行，超预算或新增预算需提前提交预算调整申请，经财务部门与分管领导审批后方可发起采购。审批时效管理：各审批环节需在2个工作日内完成（紧急采购除外），避免因审批延迟影响工作进度；若需补充材料，审批人需明确告知申请人*。信息准确性保障：申请人对申请信息的真实性、完整性负责，规格参数模糊、用途不明确的申请将被退回补充；采购部门有权要求需求部门提供更详细的采购需求说明。合规性要求：严禁拆分采购金额规避审批流程，严禁向未经审核的供应商采购；供应商选择需遵循“公平、公正、公开”原则，禁止利益输送。附件材料规范：报价单需注明供应商名称、联系方式、报价有效期、物品规格及单价，并加盖供应商公章（或电子公章）；技术参数需由需求部门