合同终止通知函撰写规范

合同终止通知函撰写规范合同终止通知函作为明确合同权利义务终止的法律文书，其撰写质量直接影响合同终止的合法性、有效性，甚至关乎后续纠纷的解决走向。一份规范的通知函需兼顾法律合规性与实务操作性，以下从基本原则、核心要素、格式规范、注意事项等维度展开详细指引。一、撰写的基本原则（一）合法性原则通知函的终止事由必须严格依据合同约定或法律规定。例如，若合同约定“乙方逾期交货超15日，甲方有权解除合同”，则需在函件中明确引用该条款；若因不可抗力（如自然灾害导致合同目的无法实现）终止，需援引《民法典》第五百六十三条关于法定解除的规定，并附具不可抗力的初步证明材料（如政府公告、权威机构证明）。（二）明确性原则函件内容需清晰无歧义，避免模糊表述。例如，“多次违约”应具体说明违约行为的次数、时间及对应合同条款；“合理期限”需明确具体天数（如“自本通知送达之日起10日内”），而非笼统表述为“尽快处理”。（三）规范性原则格式与用语需符合商事文书的严谨性要求。避免使用口语化表达（如“你方老拖着不付款，我们不跟你玩了”），应采用“贵方”“我方”“鉴于”“依据”等正式表述；结构上需层次分明，逻辑连贯。（四）时效性原则需严格遵守合同约定或法律规定的通知期限。例如，租赁合同约定“提前30日通知终止”，则函件送达时间需距终止日至少30日；若法律规定“解除权行使期限为1年”，则需在期限内发送通知，逾期将丧失解除权。二、核心要素的规范撰写（一）标题与编号标题：需明确文书性质，如“合同终止通知函”“关于终止《XX合同》的通知”，避免歧义。编号：建议采用“HTZ-年份-序号”格式（如HTZ-____），便于文件管理与后续举证。（二）致送对象需准确填写对方的全称（公司需与营业执照一致，个人需与身份证姓名一致），并注明其地址（合同约定的送达地址优先，无约定则以注册地址或经常居住地为准）。例如：“致：XX科技有限公司（地址：XX市XX区XX路XX号）”。（三）引言部分简要说明合同背景，包括签订时间、合同名称、合同编号及核心权利义务。例如：“鉴于贵我双方于2023年X月X日签订《XX服务合同》（编号：HT-____），约定由贵方为我方提供XX服务，服务期限自2023年X月X日至2024年X月X日……”（四）终止事由需区分约定事由与法定事由，并逐项说明：约定事由：引用合同具体条款，结合对方违约事实。例如：“依据合同第5.2条‘甲方逾期付款超10日，乙方有权解除合同’之约定，贵方截至2024年X月X日已累计逾期付款3次，逾期金额合计XX元，且经我方2次书面催告后仍未履行付款义务……”法定事由：援引《民法典》等法律条文，说明事由的合法性。例如：“因XX地区突发疫情（附XX政府防疫公告），导致合同约定的货物无法运输，合同目的无法实现，依据《民法典》第五百六十三条‘因不可抗力致使不能实现合同目的’之规定……”（五）终止时间需明确具体日期，且需符合通知期限要求。例如：“自本通知函送达之日起15日（即2024年X月X日），《XX合同》正式终止”；若合同约定“通知送达后30日终止”，则需计算送达时间与终止日的间隔。（六）后续安排需明确合同终止后的附随义务，避免纠纷：款项清算：“请贵方于终止后5日内，结清截至2024年X月X日的服务费XX元（扣除我方已垫付的XX费用后，实际应付XX元）”。资料/物品返还：“请于3日内返还我方提供的《XX技术手册》《XX客户名单》（清单见附件），并确保所有电子文件已删除”。保密义务：“合同终止后，贵方仍需对知悉的我方商业秘密承担保密义务，期限至2026年X月X日”。（七）通知方信息需包含盖章（公司）或签字（个人）、日期、联系方式：公司需加盖公章，个人需亲笔签字；日期需与实际发送日一致；联系方式建议留邮箱、固定电话（避免手机号），便于对方反馈。三、格式与语言规范（一）结构层次标题：居中，字体加粗（如“合同终止通知函”）。正文：首行缩进2字符，段落间空一行；分条列项时，可用“1.”“（1）”等层级符号，避免混乱。结尾：以“特此通知”“顺颂商祺”（商务函件）等结语收尾，简洁正式。（二）语言风格避免情绪化表述（如“贵方严重违约，我方忍无可忍”），保持客观中立；慎用模糊性词汇（如“大概”“可能”），改用“截至”“合计”“务必”等精准表述；必要时使用法言法语（如“解除权”“抗辩权”“附随义务”），但需结合语境解释，避免晦涩。四、实务注意事项（一）送达方式书面送达：优先选择EMS快递，在快递单“内件品名”栏注明“《XX合同终止通知函》”，并留存回执（拍照或复印）；电子送达：需符合合同约定的送达方式（如指定邮箱、企业微信），发送后需确认对方已查收（保留邮件已读回执、聊天记录截图）；当面送达：需对方签字确认，注明“收到日期”。（二）证据留存留存函件的原件（纸质或电子档）、送达凭证（快递底单、邮件记录）；若对方提出异议，需及时固定证据（如对方的回函、沟通记录），为后续仲裁或诉讼做准备。（三）法律风险防范若对终止事由的合法性存疑，建议咨询律师，避免因“违法解除”承担违约责任；函件发送前，需再次核对合同条款（如解除权行使条件、通知期限），确保无遗漏。五、常见误区与避坑指南（一）事由表述模糊错误示例：“贵方多次违约，我方决定终止合同。”正确示例：“贵方于2024年X月X日、X月X日、X月X日三次未按合同第3.1条约定提供合格产品，经我方2024年X月X日、X月X日两次书面催告后，仍未整改，依据合同第7.2条……”（二）未留合理期限错误示例：“自本通知发出之日起，合同立即终止。”正确示例：“自本通知送达之日起15日内，贵方需完成款项结算与资料返还，15日期满后，合同正式终止。”（除法定或约定“立即终止”外，需给对方必要的善后时间）（三）忽视附随义务错误示例：“合同终止后，双方无其他义务。”正确示例：“合同终止后，贵方仍需履行保密义务（见合同第9.1条），且不得使用我方客户信息开展同类业务。”六、示例参考（模板）合同终止通知函（编号：HTZ-____）致：XX贸易有限公司地址：XX市XX区XX路XX号鉴于：贵我双方于2023年X月X日签订《XX货物买卖合同》（编号：HT-____），约定贵方向我方供应XX货物，交货期限为2023年X月X日至2024年X月X日，付款方式为货到验收后3日内付清全款。现因：贵方于2024年X月X日、X月X日两次交付的货物经我方验收，不符合合同第2.1条“产品质量需符合XX国家标准”之约定，且经我方2024年X月X日、X月X日两次书面催告后，仍未提供合格货物。依据合同第6.3条“乙方两次交货不合格，甲方有权解除合同”之约定，我方现通知如下：1.自本通知函送达之日起10日（即2024年X月X日），《XX货物买卖合同》（编号：HT-____）终止。2.请贵方于2024年X月X日前完成以下事项：（1）退还我方已支付的货款XX元（收款账户：XX银行XX支行，账号：XXXXXXX）；（2）自行取回贵方交付的不合格货物（地址：XX市XX区XX仓库）；（3）继续对我方提供的产品设计方案承担保密义务（期限至2025年X月X日）。特此通知。通知方（盖章）：XX科技有限公