省级学会换届选举流程及票据模板

省级学会换届选举流程及票据模板省级学会作为学术性非营利社会组织，换届选举是保障治理规范、激发学术活力的核心环节。换届流程的合规性与票据管理的规范性，直接关系到学会治理的合法性与财务透明性。本文结合实践经验，系统梳理换届选举全流程要点，并提供实用票据模板参考，助力学会高效完成换届工作。一、换届选举流程全解析换届选举需遵循“筹备夯实基础—会议规范实施—后续衔接有序”的逻辑，确保每一环合法合规。（一）筹备阶段：筑牢换届根基1.组建筹备工作组由理事会（或常务理事会）牵头，联合会员代表、监事（若有）及专业人员成立筹备组，明确“方案制定、候选人遴选、会议组织、财务审计”等职责。筹备组需定期会商，确保任务有序推进。2.制定换届选举方案方案需明确会议时间、地点、参会人员（会员代表、候选人等）、议程（含选举流程）、选举办法（如差额比例、投票规则）。方案需经党组织（若有）审核，或报业务主管单位备案（依要求）。3.会员（代表）资格梳理对照章程核实会员资格：确认会费缴纳、代表产生条件（如分支机构推荐、个人自荐），形成《会员（代表）名单》（含姓名、单位、联系方式），作为会议签到与表决依据。4.候选人推荐与审核民主推荐：通过会员推荐、分支机构提名等方式产生候选人初步人选，需符合章程任职条件（如专业资质、行业影响力）。资格审查：筹备组初审候选人履历、信用记录，必要时征求主管部门意见，形成《候选人情况表》（含基本信息、学术成果）。差额确定：按章程差额比例（如理事选举差额10%-20%）确定正式候选人，报理事会审议通过。5.会议材料与会场筹备材料准备：起草会议通知（含议程、候选人名单）、选举办法草案、理事会/监事会报告、选票/表决票模板、签到表、候选人简历册等。会场安排：预订会场，布置投票箱、主席台；调试音响、投影，准备计票表格（如《选票统计汇总表》）、计票工具。（二）会议召开：规范选举实施1.签到与资格核验参会人员凭有效证件签到，工作人员对照《会员（代表）名单》核验资格，发放会议材料。签到表需记录姓名、单位、签到时间（参会比例需达章程要求，如2/3以上会员代表出席）。2.预备会议（可选）若议程复杂，可召开预备会议：审议通过会议议程、选举办法、监票人/计票人名单（监票人从非候选人会员中产生）。预备会议需形成《预备会议决议》，由主持人签字。3.正式会议：流程合规性把控开幕式：介绍参会人员，听取理事会/财务报告（需附审计报告，若章程要求）。选举环节：宣读候选人名单及简历，说明选举办法（如等额/差额、投票规则）。监票人检查投票箱，分发选票；参会人员填写后投票（选票含“同意”“不同意”“弃权”“另选他人”选项）。监票人开箱验票（收回票数≤发出票数且同意票超参会人数半数，选举有效），计票人统计选票，监票人宣布计票结果，主持人宣布当选名单。闭幕式：新一届理事会、监事会召开首次会议，选举理事长、监事长等；大会宣布领导机构名单，会议闭幕。（三）后续工作：确保衔接有序1.选举结果报备换届后15个工作日内，向业务主管单位、民政部门提交结果报告（附《选举结果汇总表》、领导机构名单），申请办理法人登记、章程备案变更。2.资料归档与公示整理换届材料（通知、选票、计票表等）归档，在官网/公众号公示领导机构名单，接受会员监督。3.财务与证照衔接财务：办理银行账户、税务登记法人变更，更新财务印鉴；梳理换届经费收支，确保票据合规。证照：换发社会组织法人证书，更新章程、领导信息至备案系统。二、换届选举票据模板及管理要点换届票据分为选举文书类、经费管理类、报销凭证类，以下提供核心模板及规范：（一）选举文书类票据1.选票模板表头：××省××学会第×届会员代表大会选票候选人区：按姓氏笔画排序，列姓名、单位、职务，预留“另选他人”栏。填写说明：同意画“○”，不同意画“×”，弃权不画；另选他人需填姓名并画“○”；所选人数≤应选人数，否则无效。（示例：选票下方注明“应选理事×名、监事×名”，加盖学会公章）2.表决票模板用于审议报告、章程修改等，结构同选票，将候选人区改为“审议事项”（如“审议《理事会工作报告》”），选项为“同意”“不同意”“弃权”。3.签到表模板序号姓名单位职务联系方式签到时间备注--------------------------------------------------1.....................填写要求：参会人本人签字或委托代签（注明“代签人：×××”），备注栏标注“理事候选人”等身份。（二）会议经费管理票据1.会议经费预算表项目名称预算金额支出说明责任人备注--------------------------------------------------------------会场租赁场地、设备租赁费附租赁合同会议物料选票、简历册印刷费附印刷合同专家劳务报告专家劳务补贴附签收单...............管理要点：预算经筹备组审议、理事会批准，实际支出超预算10%需补批。2.会议经费决算表在预算表基础上，增加“实际支出”“差异说明”栏，用于换届后审计与公示。（三）费用报销类票据费用报销单报销日期项目名称金额（元）票据张数支出事由经办人审核人审批人------------------------------------------------------------------------------------------会场租赁2023年×月×日换届场地费印刷费选票、签到表印刷........................填写规范：票据为合法凭证（发票、财政票据），粘贴整齐；支出事由明确（如“换届专家劳务费”），与预算对应；审核人核查真实性，审批人（理事长或授权人）签字后报销。三、实务注意事项1.合规性优先：流程遵循《社会团体登记管理条例》《学会章程》，选举办法需经会员（代表）大会表决；票据管理符合《民间非营利组织会计制度》，杜绝白条入账。2.细节把控：选票设计清晰，避免候选人信息错误；监票人全程监督，计票表由监票人、计票人签字确认。3