旅游企业合同管理流程与范本

旅游企业的运营涉及多方协作，从供应商资源采购、客户服务履约到同业合作拓展，合同作为权利义务的核心载体，其管理水平直接影响企业合规性、风险防控能力与品牌信誉。科学的合同管理流程能有效规避法律纠纷、优化合作关系，而规范的合同范本则为业务开展提供“安全框架”。本文结合旅游行业特性，系统梳理合同管理全流程要点，并提供三类实用合同范本，助力企业构建标准化合同管理体系。一、合同订立前期：风险防控的“前置关卡”旅游企业在启动合同磋商前，需从合作方资质筛查、风险预判、模板适配三方面筑牢基础：（一）合作方资质穿透式审查供应商端（如地接社、酒店、景区）：核查营业执照经营范围、旅行社业务经营许可证（若涉及旅游服务）、过往履约记录（可通过行业协会、裁判文书网查询纠纷情况）；对大型合作方，可要求提供信用评级或业务案例，评估服务稳定性。客户端（如企业客户、散客组团方）：企业客户需验证营业执照、授权签约人身份；散客群体重点确认行程需求的真实性与付款能力（如协商预付款比例降低违约风险）。（二）业务风险全景式评估法律风险：预判服务内容是否合规（如是否涉及高风险项目、出境游资质），条款是否符合《旅游法》“包价旅游合同”强制性规定（如行程单、自费项目约定需明确）。履约风险：结合合作方规模、行业口碑，评估其服务能力（如酒店旺季房源保障、地接社突发情况应对）；对客户则关注行程变更概率、付款周期合理性。（三）合同模板的场景化适配旅游业务类型多元（团队游、定制游、研学旅行等），需针对场景设计模板：团队游：突出行程单（含景点、住宿、餐饮标准）、退费规则（如游客中途退团的费用扣除比例）、保险责任（是否含意外险及保额）。供应商合作：明确服务标准（如酒店星级、车辆座位数）、结算周期（避免账期过长影响现金流）、质量保证金条款（如预留5%款项作为服务质量担保）。二、合同订立阶段：条款博弈与合规闭环合同文本的敲定是权利义务的“确权”过程，需通过谈判优化、合规审核、规范签署三个环节实现风险锁定：（一）核心条款的谈判策略服务内容：采用“清单式”表述，如行程安排细化到每日景点、用餐标准（如“正餐八菜一汤，不含酒水”），避免模糊表述（如“优质酒店”改为“挂牌四星级酒店”）。费用与支付：明确总价构成（如“含门票、交通、导服费，不含个人消费”）、付款节点（如“签约付30%，出团前付60%，返程后付10%”），对大客户可约定“票到付款”但需附加违约条款。违约责任：区分“根本违约”与“一般违约”，如供应商擅自更换酒店，需按房费的200%赔偿；客户延迟付款，按日千分之三收取滞纳金（需符合民法典违约金合理范围）。不可抗力：约定范围（如疫情、自然灾害）及责任分担（如因疫情封控，双方互不承担违约责任，但需协助变更行程或退款）。（二）法律合规性审核内部审核：法务或风控人员需对照《民法典》合同编、《旅游法》第57-62条（包价旅游合同条款），检查是否存在“霸王条款”（如“游客自愿放弃行程，费用不退”需补充合理扣除项说明）。外部合规：涉及出境游的，需符合目的地国法律（如签证材料责任划分）；与供应商合作时，确认对方资质是否符合行业监管要求（如旅行社需“四证齐全”）。（三）签署流程的规范管理签署权限：明确签约人需持有《授权委托书》，注明授权范围（如“仅限签署2024年度华东地区团队游合同”）。签署形式：纸质合同需双方签字盖章（骑缝章）；电子合同需采用合法电子签名（如通过第三方平台签署，确保存证效力），避免微信聊天记录式“口头合同”。三、合同履行阶段：动态管控与证据留存合同生效后，需通过履约跟踪、变更管理、文档归档实现全周期风险防控：（一）履约进度的台账式管理建立“合同履约台账”，记录关键节点：如出团前3日确认供应商服务准备情况（酒店预订单、车辆调度单）；行程中每日收集客户反馈（可通过微信群同步，截图留存）；款项收付后及时更新台账，标注发票开具情况。异常预警：若供应商出现服务瑕疵（如酒店降级），立即启动“应急处理流程”（如现场协商补偿、更换资源），并同步留存沟通记录（录音、书面确认函）。（二）合同变更的合规化处理书面化原则：行程调整、价格变动等需签订《补充协议》，明确变更内容、责任分担（如客户要求增加景点，需补付费用并延长行程，双方签字确认）。时效控制：变更协议需在原合同履行期内签署，避免事后补签引发“倒签”争议。（三）文档的全生命周期管理分类存档：按“客户合同”“供应商合同”“同业合作合同”分类，每份合同附“附件包”（如供应商资质、行程确认单、付款凭证）。保管期限：按《会计档案管理办法》要求，保存期限不少于10年；涉及纠纷的合同，需单独归档并标注“争议处理中”。四、合同争议与终止：止损与合规收尾当合同履行出现纠纷或自然终止时，需通过争议化解、终止善后实现风险闭环：（一）争议的多元化解决协商优先：第一时间与对方沟通，提出解决方案（如部分退款、免费升级服务），并形成《协商记录》双方签字。第三方调解：行业协会（如旅游协会）、消费者协会可作为中立调解方，出具《调解协议书》具有合同效力。仲裁/诉讼：若协商无果，按合同约定选择仲裁（需明确仲裁机构）或诉讼（注意管辖法院，如旅游合同可约定原告住所地法院管辖）。（二）合同终止的善后管理正常终止：履行完毕后，出具《合同终止确认书》，确认双方无未结事项。违约终止：因对方根本违约解除合同的，需发送《解除合同通知书》（注明违约事实、解除依据），并同步启动索赔程序（如要求赔偿损失、返还预付款）。五、实用合同范本精选结合旅游企业高频业务场景，提供三类可直接复用的合同范本框架（企业可根据实际调整）：（一）《国内团队旅游服务合同（2024版）》适用场景：旅行社与散客/企业客户的包价旅游服务核心条款：行程信息：以“附件1：行程单”形式细化每日安排（景点、住宿、餐饮、交通），明确自费项目（需游客签字确认）。费用与支付：“总费用XX元，含/不含XX费用”，付款节点分“签约付X%、出团前X日付X%、返程后X日内付尾款”。退改规则：游客退团的“梯次退费表”（如出发前7日退团，扣20%费用；出发前3日退团，扣50%）；旅行社违约的“双倍赔偿”条款（如擅自取消行程，按团费200%赔偿）。保险责任：约定旅行社代购意外险（保额不低于XX万元），游客也可自行购买补充险。（二）《旅游供应商合作协议（酒店类）》适用场景：旅行社与酒店的客房采购合作核心条款：服务标准：“客房类型（如豪华标间）、含早/不含早、旺季（XX月-XX月）房源保障量（不少于X间/日）”。结算方式：“每月X日前核对上月订单，X日前支付结算款，预留5%作为质量保证金，次年X月无投诉后返还”。违约责任：酒店超卖导致无房，需“免费升级房型并赔偿游客差价（按订单价的150%）”；旅行社逾期付款，按日千分之二支付滞纳金。（三）《旅游定制服务合同（企业研学版）》适用场景：旅行社为企业客户定制研学、团建等非标准化服务核心条款：需求确认：以“附件2：服务需求确认书”明确研学主题、课程内容、参与人数、特殊要求（如餐饮忌口、医疗保障）。费用构成：“定制服务费XX元（含策划、执行、师资）+实际发生费用（如交通、场地费，按实结算）”。知识产权：约定研学方案的归属（如旅行社