项目部人员花名册管理规范

项目部人员花名册管理规范项目部人员花名册是项目人力资源管理的核心基础文件，系统记录项目团队成员的基本信息、岗位权责、资质能力及履职轨迹，对保障人员配置合规性、支撑资源动态调配、防范用工风险具有关键作用。为规范花名册的编制、更新与管理流程，确保信息真实、准确、安全，特制定本管理规范。一、管理目的通过规范花名册管理，实现“三确保一支撑”：确保人员信息真实、完整、时效，为人员配置、绩效考核、合规审计提供可靠依据；确保岗位权责与人员资质精准匹配，支撑项目施工、技术、管理等环节高效协同；确保用工风险（如无证上岗、人员配置不足等）提前识别与处置，维护团队稳定运作。二、管理职责（一）项目经理统筹花名册管理工作，审批重大人员信息变更（如核心岗位调整、关键资质变动），监督管理流程合规执行，定期听取管理报告，协调跨部门信息协同。（二）人力资源专员（或指定岗位）1.负责花名册日常维护，包括信息录入、更新、校验，确保数据格式统一、逻辑自洽；2.建立动态更新机制，跟踪人员入职、离职、调岗等异动信息，及时发起变更流程；3.定期组织内部审计，排查信息偏差并推动整改；4.配合外部审计（如业主方、监管部门）的信息调取工作，提供合规输出。（三）各部门/班组负责人1.及时提交本部门人员异动信息（如入职、离职、调岗）及资质更新材料（如证书换证、培训证明）；2.对本部门人员信息的真实性、准确性负责，协助开展信息核验（如岗位权责、项目参与记录确认）；3.在项目例会中反馈人员配置与花名册记录的偏差，提出优化建议。三、花名册内容规范花名册应涵盖“基础信息-岗位履职-合规资质-成长轨迹”四大维度，具体内容如下：（一）基础信息个人身份：姓名、性别、年龄（或出生年月，如“1990年出生”）、籍贯、政治面貌；联系方式：工作电话、紧急联系人及电话（隐去部分数字，如“XXX-XXXXXXX”）；入职信息：入职日期（年月，如“2023年5月”）、劳动合同签订状态（“已签订”“待签订”“到期待续”）。（二）岗位履职信息岗位信息：所在部门/班组、现任岗位、职级（如“技术员”“施工班长”）、直接上级；职责描述：岗位核心工作内容（如“负责混凝土浇筑施工组织与质量管控”）；项目参与情况：参与子项目名称、角色（如“技术负责人”）、起止时间（年月区间，如“2023.____.12”）。（三）合规资质信息学历信息：最高学历、毕业院校、专业；职业资质：持证类型（如“一级建造师”“安全员C证”）、发证机构、有效期（年月区间，如“2023.____.12”）；培训记录：培训主题（如“安全生产标准化培训”）、时长（如“40学时”）、考核结果（“合格”“优秀”）。（四）异动与考核记录异动记录：调岗、晋升、离职的日期（年月）及原因（如“岗位调整至技术部”“个人发展”）；绩效考核：年度/季度考核等级（如“A”“B”）、关键绩效成果（如“完成3个分项工程验收，一次通过率100%”）。四、更新与维护流程花名册实行“事件驱动+定期校验”的动态管理机制，确保信息与人员实际状态同步：（一）更新触发条件人员异动：新员工入职、员工离职、岗位调整（含跨部门调动）、职级变动；信息变更：联系方式更新、学历/资质升级、培训考核完成、劳动合同续签/解除；外部要求：业主方、监理单位或监管部门对人员信息提出核验、补充要求。（二）更新流程1.信息提报：异动/变更发生后，部门负责人2个工作日内收集证明材料（如入职表、离职申请、资质扫描件），提交至人力资源专员；2.信息核验：人力资源专员3个工作日内，通过“资料审核+现场确认”（如与当事人核对联系方式）验证信息真实性；3.系统更新：核验通过后，更新电子+纸质台账，同步生成《人员信息变更通知单》，发送至项目经理、部门负责人及当事人确认；4.归档留痕：变更材料按“一人一档”归档，电子文档加密存储，纸质文档存入项目档案柜。（三）定期校验月度自查：每月5日前，人力资源专员对照考勤、工资表、项目周报，排查偏差并形成《花名册偏差整改表》，3个工作日内整改；季度会审：每季度首月10日前，项目经理组织会审，重点审核核心岗位资质有效性、关键工序人员配置，形成《季度审核报告》备案。五、审核与存档要求（一）审核机制日常审核：每次更新实行“双人复核”（专员初审+项目经理/HR主管复审），确保信息逻辑无误（如岗位与资质匹配性）；专项审核：外部审计或业主核查时，项目经理牵头开展专项审核，校验资质真实性、岗位合规性，形成《专项审核报告》备查。（二）存档规范存档形式：电子台账采用加密Excel或HR系统存储（设访问密码）；纸质台账分类装订，标注“项目部人员花名册（XX年XX月版）”；存档期限：项目建设期全程留存，竣工后电子台账加密备份至公司服务器，纸质台账移交公司档案部，保存期限为“项目保修期+2年”；销毁流程：存档期满后，电子台账“物理删除+数据覆盖”销毁，纸质台账经项目经理审批后专人监督销毁，留存《销毁记录单》。六、安全与保密管理（一）信息使用范围仅限项目内部管理（人员配置分析、绩效考核、合规检查、应急联络），严禁用于商业推广、外部无关共享或个人牟利。（二）访问权限控制电子台账：三级权限——项目经理（查看/导出全部）、人力资源专员（查看/编辑全部）、部门负责人（仅查看本部门，修改需申请）；纸质台账：存放带锁档案柜，钥匙双锁管理，部门负责人查阅需填写《花名册查阅登记表》。（三）保密措施人员约束：新员工签《信息保密承诺书》，离职员工签《保密终止确认书》；技术防护：电子台账定期病毒查杀、数据备份，存储设备硬件加密；信息脱敏：对外提供信息时，对身份证号、家庭住址等敏感信息脱敏（如隐去中间数字），注明“仅供XXX用途，不得扩散”。七、附则1.本规范由项目部人力资源小组负责解释，自发布之日起施行；