电子会议录制协议

电子会议录制协议鉴于甲乙双方（以下简称“各方”）可能需要进行电子会议录制，为明确录制活动中的权利与义务，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，经友好协商，达成协议如下：第一条定义除非本协议上下文另有解释，下列词语具有以下含义：“会议”指由甲方组织或参与的，各方同意进行电子录制的会议。“录制”指使用电子设备对会议内容进行音频、视频或屏幕共享等形式的记录。“录制文件”指通过录制产生的原始或处理后的音频、视频、字幕等相关数据文件。“保密信息”指在录制内容中包含的，根据本协议或其他协议被认定为保密的商业秘密、技术信息、个人隐私或其他非公开信息。“参会者”指根据甲方邀请或安排参加本次会议的个人或单位。第二条录制授权与范围2.1甲方授权其指定的员工[员工姓名/职务，或描述授权方式，如“负责会议技术支持的人员”]（以下简称“录制执行人”）在本次会议期间进行电子录制。2.2录制的范围包括会议的全部或部分内容，具体为：[详细说明录制内容，例如：会议全程音频和视频，包括屏幕共享；或仅会议发言音频；或特定议程环节的视频录制等]。2.3录制文件将包含[说明录制文件的具体形式，例如：同步生成的字幕；或经过初步筛选的发言片段；或未经剪辑的完整记录等]。2.4除非本协议另有约定或征得相关方明确同意，录制将覆盖所有参会者。第三条参与者的权利与义务3.1甲方应在会议开始前，通过[说明通知方式，例如：会议通知邮件、会议入口处的告示牌等]方式，告知所有参会者本次会议将进行电子录制。3.2除本协议另有约定外，甲方假定所有参会者均默认同意其参与和发言被录制，并同意录制文件按照本协议约定进行处理和使用。参会者可以通过[说明退出方式，例如：提前向甲方工作人员书面说明，或联系会议组织者等]方式选择不参与录制或其发言不被记录，但应至少提前[设定时间，例如：24小时]提出。3.3所有参会者有义务在录制过程中保持适当的言行，遵守会议纪律，不得发表违反法律法规、社会公德或侵犯他人合法权益的言论。3.4参会者有权要求对其个人身份信息、联系方式等可能识别其身份的保密信息，在最终生成的录制文件中采取合理的匿名化或脱敏处理。甲方应根据参会者的合理要求进行配合处理。第四条录制与保存4.1录制执行人应负责按照会议安排执行录制，并采取措施确保录制过程顺利进行，尽量避免对会议秩序造成干扰。4.2录制文件应存储在甲方指定的安全服务器或存储介质上，存储地址为：[如有必要，可简述存储位置]，并应采取不低于行业标准的安全保护措施（如数据加密、访问控制等）。4.3甲方应确保录制文件的完整性、可用性和安全性，并可根据需要制作备份。第五条录制内容的使用与许可5.1录制文件的使用目的仅限于：[详细列举使用目的，例如：甲方内部会议存档、员工培训、合规审计、内部决策参考等]。5.2未经甲方事先书面同意，任何一方不得将录制文件用于本协议约定的目的之外的其他任何用途，包括但不限于：公开披露、发布、传播、销售、提供给任何第三方（除非法律要求或本协议另有约定，如提供给具有合法权利的监管机构或法律顾问）。5.3对于根据本协议约定使用录制文件的一方（以下简称“使用者”），甲方授予其一项[说明许可性质，例如：不可转让的、非独占的、仅限内部使用的]许可，使用者在授权范围内可以复制、访问、浏览录制文件，但不得对其进行修改、反向工程或创建衍生作品，除非获得甲方额外书面同意。第六条保密义务6.1各方确认，录制文件中可能包含保密信息。各方及其授权代表、员工、代理人等（以下简称“接触方”）应对在录制活动或通过录制文件获取的任何保密信息承担严格的保密义务。6.2接触方仅能在为实现本协议目的所必需的范围内接触和使用保密信息，不得为任何其他目的使用保密信息。6.3接触方应采取不低于保护自身同等重要性保密信息的措施来保护保密信息，防止其泄露、丢失或被未经授权的第三方获取、使用或披露。6.4除非法律强制要求或获得信息所有者（甲方或相关权利人）的书面同意，接触方不得向任何第三方披露保密信息，但可向其法律顾问或审计师披露，且仅限于履行其职责所必需的范围。6.5本保密义务不因本协议的终止而失效，持续有效期限为本协议终止后[设定年限，例如：五]年，或直至保密信息公开为公众所知为止，以较长期限为准。第七条数据安全与合规7.1各方同意，在录制、存储、使用和传输录制文件的过程中，应遵守所有适用的数据保护、网络安全和隐私法律法规，特别是[可列举具体法规，如：《中华人民共和国个人信息保护法》、《中华人民共和国数据安全法》等]。7.2甲方有责任采取充分的技术和管理措施，确保录制文件的安全，防止未经授权的访问、泄露、篡改、丢失或破坏，并确保在处理个人信息时履行相应的法定义务（如告知、同意、删除等）。7.3各方应配合监管机构依法进行监督检查，并根据要求提供相关资料。第八条期限与终止8.1本协议自各方授权代表签字盖章之日起生效，有效期为[设定期限，例如：自生效之日起至会议结束]。8.2协议期限届满或会议结束后[设定时间，例如：30]日内，本协议自动终止，除非各方另行协商并签署补充协议。8.3在协议终止时，或根据本协议约定提前终止时，所有未过期的保密义务仍然有效。同时，乙方应根据甲方的要求，[明确录制文件的处置方式，例如：删除所有相关的录制文件副本；或返还给甲方指定的人员或服务器；或根据甲方指示进行匿名化处理并移交等]，并确保不再以任何方式使用或披露相关内容。第九条违约责任9.1若任何一方违反本协议的任何条款，应承担违约责任，并赔偿因此给守约方造成的直接经济损失。9.2若因一方违约导致保密信息泄露，违约方除赔偿守约方全部损失外，还应支付违约金人民币[设定金额]元。守约方有权要求违约方支付违约金和实际损失赔偿，两者以较高者为准。9.3若录制执行人或接触方违反本协议约定，泄露保密信息或不当使用录制文件，由其所在方承担全部责任，并按本协议规定追究其相应责任。第十条争议解决10.1因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，各方应首先通过友好协商解决。10.2若协商不成，任何一方均有权将争议提交至[选择一种方式并明确具体机构，例如：甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决；或提交至[具体仲裁委员会名称]按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁]。第十一条法律适用本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国大陆地区法律。第十二条不可抗力12.1“不可抗力”是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、罢工、政府行为、法律政策变化、网络攻击或服务中断等。12.2遭遇不可抗力的一方应在不可抗力发生后[设定时间，例如：7]日内书面通知另一方，并提供相关证明。双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除本协议。因不可抗力导致本协议无法履行或延迟履行的，根据不可抗力的影响，部分或全部免除责任，但法律另有规定的除外。第十三条其他13.1本协议构成各方就电子会议录制事宜达成的完整协议，取代此前所有的口头或书面的沟通、陈述、协议或谅解。13.2对本协议的任何修改或补充，均须经各方授权代表书面签署后方能生效。13.3本协议附件（如有）为本协议不可分割的一部分，与本协议正文具有同等法律效力。13.4若本协议任