进货验收清单制度

进货验收清单制度本制度旨在规范公司进货验收工作，确保入库货物符合采购要求，明确各方责任，减少验收环节的争议，提高工作效率。第一条适用范围本制度适用于公司所有外购的原材料、零部件、成品、半成品、设备、办公用品等货物的进货验收活动。第二条验收机构与职责2.1采购部负责根据采购订单/合同制定验收标准，接收供应商送货信息，并协调验收工作。2.2仓库部门负责货物的卸货、清点、初步搬运和入库，并配合进行验收。2.3质量部负责对关键或指定物料的进货质量进行检验，出具检验报告。2.4验收人员（由仓库或指定部门人员担任）根据本制度及相关标准，对到货物料进行核对、检查和记录，并填写进货验收清单。第三条进货验收依据3.1有效的采购订单或采购合同。3.2供应商提供的送货单/发货清单。3.3进货验收清单。3.4国家、行业及公司内部的质量标准、技术规范。第四条进货验收程序4.1接收通知：仓库部门根据采购部通知或送货单信息，准备接收货物。4.2信息核对：验收人员首先核对送货单与采购订单/合同的信息是否一致，包括品名、规格型号、数量、单位等。4.3外观与包装检查：检查货物外包装是否完好，有无破损、受潮、污染等明显问题。4.4数量清点：根据送货单和采购订单，仔细清点实际到货数量，确保与记录相符，并在进货验收清单上记录实收数量。4.5质量检验：4.5.1外观检查：检查货物表面质量，如有无划痕、污渍、变形、色差等。4.5.2尺寸测量：对有尺寸要求的货物，使用标准工具进行测量核对。4.5.3功能测试：对需要功能检验的货物，按标准进行抽样测试。4.5.4文件核对：检查随货技术文件、合格证等是否齐全、有效。4.5.5专业检验：对于需要质量部检验的物料，通知质量部进行检验，并获取检验报告。4.6填写进货验收清单：验收人员在完成上述核对和检验后，必须在进货验收清单上详细、准确地填写各项内容，包括货物信息、实收数量、质量状况、验收人员意见等，并签字确认。4.7结果处理：4.7.1货物相符：若验收清单确认货物信息、数量、质量均符合要求，验收人员签字后，仓库部门方可办理货物入库手续。4.7.2货物不符：若发现数量短缺、质量问题、规格型号不符或文件不全等情况，应立即停止办理入库，将货物隔离存放，拍照取证，并在进货验收清单上详细记录不符的事实、程度和位置，由验收人员和相关见证人员签字。同时，立即通知采购部及相关负责人，并通知供应商前来确认或处理。第五条进货验收清单5.1进货验收清单是本制度执行的核心记录，由验收人员填写。5.2清单内容应包括：供应商名称、送货日期、采购订单/合同编号、送货单号、收货部门、货物品名、规格型号、单位、应到数量、实收数量、质量状况描述、验收人员签字、签收意见、不符项详细描述（如适用）、现场处理初步意见（如适用）等。5.3清单应由验收人员、仓库保管员、采购部代表（根据需要）等相关人员签字确认。5.4清单一式多联，根据公司流程规定份数，至少一份由仓库留存，一份交采购部，可能还需一份交财务部或作为质量追溯文件。第六条不合格货物处理6.1隔离存放：所有确认的不合格货物必须与合格货物分开存放，设置“待处理”或“不合格”标识。6.2内部报告：验收人员或仓库部门需立即将不合格货物的具体情况报告给采购部和质量部。6.3处置决定：根据不合格程度、合同约定及公司质量政策，由采购部、质量部或相关管理层决定处理方式，如要求供应商退货、换货、维修，或按合同进行让步接收等。6.4程序记录：不合格货物的处置过程应有详细记录，包括处置决定、执行情况、费用结算等。6.5争议处理：如对不合格原因或责任存在争议，应依据采购合同相关条款、检验报告、验收记录等证据，进行友好协商；协商不成的，可按合同约定提交仲裁或诉讼。第七条记录与存档7.1验收记录以进货验收清单为主要形式。所有填写完毕并签字的验收清单均需妥善保管。7.2存档要求：进货验收清单作为重要的质量记录和经营凭证，应按照公司档案管理规定进行归档保存，保存期限不少于三年。7.3电子记录：若采用电子化系统进行验收操作，相关的电子数据记录应确保完整、准确，并可按需打印输出，其效力等同于纸质记录。第八条制度修订与解释8.1本制度由公司[指定部门，如：供应链管理部或质量管理部]负责解释