2026年橡胶制品公司供应链协同平台管理制度

2026年橡胶制品公司供应链协同平台管理制度第一章总则第一条为规范公司供应链协同平台（以下简称“协同平台”）的使用与管理，提升橡胶制品供应链各环节协同效率，保障平台数据安全与操作规范，降低供应链沟通成本与信息误差，依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国民法典》《电子商务法》等相关法律法规，结合橡胶制品行业供应链特点（原材料采购周期长、生产计划与原料供应联动性强、成品交付时效要求高），制定本制度。第二条本制度所称协同平台，是指公司用于连接供应商、生产部门、仓储部门、物流合作方、客户的数字化协同系统，涵盖订单管理、库存共享、物流跟踪、质量反馈、结算对账等核心功能模块；平台管理包括账号权限、数据录入、操作规范、安全保密、问题处置等全流程管控。第三条协同平台管理遵循“数据准确、操作规范、权限可控、安全保密、高效协同”的核心原则，管控措施需兼顾橡胶制品供应链各环节实际需求，确保平台数据真实反映供应链状态，支撑采购、生产、交付全流程决策。第四条本制度适用于公司所有使用协同平台的部门及人员，包括采购部门、生产部门、仓储部门、物流部门、财务部门、销售部门，以及授权接入平台的供应商、物流合作方等外部单位。第五条公司信息管理部门是协同平台的归口管理主体，负责平台日常运维、权限配置、安全防护、问题技术处置；各业务部门按职责负责对应模块的数据录入、信息更新、协同沟通；采购部门统筹供应商端平台使用管理，销售部门统筹客户端平台使用管理，形成全流程平台管控机制。第二章职责分工第六条信息管理部门职责：负责协同平台的系统升级、服务器维护、数据备份等技术运维工作；制定平台账号权限标准，按岗位配置操作权限，定期复核权限合理性；建立平台操作日志台账，记录关键操作行为；负责平台安全防护，防范数据泄露、系统攻击等风险；处理平台使用过程中的技术故障，24小时内响应并给出处置方案；组织平台使用培训，解答操作技术问题；定期检测平台数据完整性，及时修复数据异常。第七条采购部门职责：负责供应商平台接入的审核与授权，制定供应商平台使用规范；及时在平台录入采购订单信息，同步订单变更、取消等状态；通过平台共享公司原材料需求计划，接收供应商供货计划反馈；核对供应商上传的发货信息、质检报告等资料；跟踪供应商平台操作合规性，督促供应商及时响应协同需求；处理采购环节的平台信息误差，协调供应商整改。第八条生产部门职责：在平台录入生产计划、物料需求、生产进度等信息；通过平台查看原材料库存及到货状态，根据物资供应情况调整生产计划；反馈生产过程中的原材料质量问题至平台，同步至采购部门及供应商；定期更新平台内半成品、成品的生产数量，为仓储、销售部门提供数据支撑。第九条仓储部门职责：实时在平台更新原材料、半成品、成品的库存数量、库位信息；同步物资入库、出库、盘点结果至平台，确保库存数据与实际一致；通过平台接收采购入库通知、销售出库通知，提前做好仓储作业准备；反馈库存异常（如短缺、积压）至平台，提醒相关部门处置。第十条物流部门职责：在平台录入物流配送计划、运输轨迹、到货时间等信息；接收销售部门的发货需求，通过平台协调物流合作方；跟踪物流合作方平台操作情况，确保物流信息实时更新；处理物流环节的异常信息（如运输延误、货物破损），同步至相关部门及客户。第十一条销售部门职责：负责客户平台接入的审核与授权，制定客户平台使用规范；及时在平台录入销售订单信息，同步订单交付进度；通过平台共享成品库存信息，接收客户订单需求反馈；处理客户在平台提出的交付、质量等咨询，24小时内给出回复；跟踪客户平台操作合规性，确保订单信息沟通准确。第十二条财务部门职责：通过平台核对采购订单、销售订单的金额、结算方式等信息；同步平台内的出入库数据，作为成本核算、账款结算的依据；在平台完成与供应商、客户的对账工作，确认结算金额；反馈结算环节的平台数据误差，协调业务部门修正。第十三条公司管理层职责：审批协同平台管理制度及重大修订方案；审批平台权限调整、系统升级等重大事项；保障平台运维所需的技术、人员、资金等资源；监督平台使用效果，协调跨部门平台使用中的重大问题；审批供应商、客户的平台接入与退出申请。第三章平台管理范围与基本要求第十四条平台管理范围：（一）内部模块：订单管理、生产管理、库存管理、结算管理、权限管理等面向公司内部的功能模块；（二）外部模块：供应商协同、物流合作方协同、客户协同等面向外部合作方的功能模块；（三）数据模块：订单数据、库存数据、生产数据、物流数据、结算数据等全品类供应链数据；（四）账号模块：公司内部人员账号、供应商账号、物流合作方账号、客户账号等所有平台使用账号。第十五条平台使用基本要求：（一）数据准确：录入平台的所有信息需与实际一致，禁止虚构、篡改数据，录入后发现错误需1小时内修正；（二）操作及时：订单、库存、物流等关键信息需在事件发生后2小时内录入平台，确保信息实时性；（三）权限合规：操作人员仅可使用授权范围内的功能模块，禁止借用、共享账号，禁止越权操作；（四）安全保密：禁止泄露平台内的商业数据（如采购价格、客户信息），禁止向外部无关人员透露平台操作方式；（五）响应及时：收到平台内的协同沟通需求后，需在4小时内回复，紧急事项需1小时内响应。第四章全流程管控规范第十六条账号管理规范：信息管理部门按“一人一号、按需授权”原则为内部人员创建账号，离职人员账号需在离职当日注销；供应商、客户等外部账号需绑定企业资质及负责人信息，每半年复核一次账号有效性；操作人员需定期修改账号密码，密码需包含数字、字母、符号，长度不少于8位；禁止将账号密码告知他人，发现账号异常登录需立即反馈信息管理部门。第十七条数据录入规范：录入的订单信息需包含物资规格、数量、价格、交付时间、结算方式等核心内容；库存数据需按日更新，盘点后3个工作日内完成数据核对修正；生产数据需按批次录入，标注批次号、生产车间等信息；物流数据需包含运输方式、承运方、预计到货时间、物流单号等信息；所有录入数据需留存佐证资料（如订单合同、入库单），便于核查。第十八条协同沟通规范：通过平台与供应商、客户沟通时，需使用规范用语，明确沟通事项及要求；涉及订单变更、质量异议等重要事项，沟通记录需留存于平台，禁止仅通过线下沟通；收到外部合作方的协同需求后，需先在平台确认信息，再开展线下对接，确保线上线下信息一致。第十九条数据安全规范：信息管理部门需每日备份平台数据，备份文件保存期限不少于3年；禁止通过外网电脑、公共网络访问平台，禁止将平台数据导出至私人设备；平台数据查询、下载需经部门负责人审批，下载后的数据需加密保存；定期开展数据安全培训，提升操作人员保密意识。第二十条故障处置规范：发现平台技术故障（如系统卡顿、数据丢失）时，操作人员需立即反馈信息管理部门；信息管理部门需先排查故障原因，属于技术问题的24小时内修复，属于数据问题的12小时内核对修正；故障处置期间，需通过线下方式临时保障供应链协同，故障修复后及时补录相关数据。第五章监督与违规处理第二十一条日常监督：信息管理部门每月核查平台操作日志，检查是否存在越权操作、数据篡改等行为；各业务部门每周自查对应模块的数据准确性，形成自查记录；管理层每季度开展平台使用效果检查，评估协同效率、数据准确率等指标；定期收集供应商、客户对平台使用的反馈，优化平台管控措施。第二十二条违规情形认定：（一）操作违规：越权使用平台功能、共享账号密码、虚构/篡改平台数据、未及时录入关键信息的；（二）保密违规：泄露平台内商业数据、将平台数据导出至非授权设备、向外部人员透露平台核心信息的；（三）响应违规：未按要求回复平台协同需求，导致供应链沟通延误、订单交付异常的；（四）运维违规：信息管理部门未按要求备份数据、处置故障超时，导致平台数据丢失、系统瘫痪的；（五）审核违规：采购/销售部门违规授权外部单位接入平台，导致数据安全风险的。第二十三条违规处理：对违规人员/部门，视情节轻重采取相应处理措施；情节较轻的，给予口头警告、限期整改、平台使用再培训；情节较重的，给予通报批评、扣减绩效奖金；情节严重的（如因违规导致数据泄露、大额经济损失、供应链中断），给予调岗、降职、解除劳动合同等处分；涉及外部合作方违规的，暂停其平台使用权限，情节严重的终止合作；因违规造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第六章附则第二十四